6 Principios Principales de Compras

Este artículo arroja luz sobre los seis principios fundamentales de la compra en la gestión de materiales. Los principios son: 1. Calidad correcta 2. Cantidad correcta 3. Precio correcto 4. Fuente correcta 5. Hora correcta 6. Lugar correcto.

Principio de compra # 1. Calidad correcta:

La calidad se ha definido como la capacidad de hacer una determinada cosa o el poder para satisfacer una necesidad particular.

En otras palabras, calidad significa el valor útil de una cosa específica para un propósito específico que cumplir.

El punto de partida para determinar la calidad de los materiales necesarios en una organización es el uso final, es decir, lo que se pretende hacer o lograr.

Entonces tenemos que establecer una especificación y de esto se trata la calidad. Una especificación de calidad completa y completa es una parte esencial de un contrato de compra.

La calidad de un material tiene una relación directa con su uso final. En otras palabras, una calidad inadecuada significaría que el producto final es demasiado bueno o demasiado malo para un propósito en particular. Ambos tienen un efecto directo sobre los costos y la competitividad del producto final. En un caso, un costo adicional tiene que hacer que la calidad sea más de lo necesario y, en otro caso, la calidad del producto incurrido se vería afectada.

Podemos expresar la calidad de varias maneras, es decir, dimensiones, pesos y medidas, propiedades químicas, propiedades físicas, fuerza, potencia, límite y tolerancia, dureza, acabado, color, capacidad, durabilidad, características de rendimiento, apariencia, diseño, etc.

El requisito de calidad debe determinarse primero y luego especificarse correctamente. La ambigüedad en la definición de la calidad es uno de los principales problemas en la compra. Esto puede evitarse asegurándose de que el proveedor realmente entienda exactamente lo que requiere el comprador. Si el proveedor no comprende correctamente los requisitos de calidad, se suministrarán ciertos tipos de materiales incorrectos.

Esto, a su vez, puede dar lugar a varios problemas, como paros de producción, rechazo de productos terminados por parte de personal de control de calidad y la aparición de una cantidad alta (porcentaje) de chatarra, al final del proceso de producción. Todo esto supone un desperdicio.

La calidad correcta significa que la calidad debe ser la correcta, ni demasiado alta ni demasiado baja. A un proceso de producción siempre le gustaría tener la mejor calidad disponible para garantizar que el producto final sea de la mejor calidad disponible en caso de repuestos y componentes. Es necesario asegurarse de que la máquina no se salga de control debido a la mala calidad de dichos materiales.

Es importante que el comprador sepa el propósito exacto para el cual se requieren los materiales y debe tratar de convencer a la gente de producción para que acepte los materiales que servirían para ese propósito. Al mismo tiempo, no debe correr ningún riesgo indebido en la compra de materiales inferiores que podrían ser más caros a largo plazo.

En caso de duda, debe discutir el asunto con la persona de producción y recabar su conocimiento sobre el uso. El comprador también debe tener conocimiento de los materiales de varias marcas, así como las cualidades disponibles en el mercado.

Principio de compra # 2. Cantidad correcta:

El comprador debe comprar los materiales en la cantidad correcta para garantizar que no haya un paro de la producción o que no se acumulen existencias adicionales. Normalmente, el departamento de control de inventario del departamento de compras (tiendas), corrige la cantidad de orden económica (EOQ), es decir, la cantidad que debe comprarse a la vez para obtener el máximo beneficio al costo total mínimo.

Este requisito se menciona en la orden de compra y es necesario ver que los materiales se entreguen.

Principio de compra # 3. Precio justo:

No es fácil determinar el precio correcto del material. Sin embargo, a través de los análisis de costo y valor, uno puede adivinar cuánto debería costar un artículo. A partir de entonces, la habilidad de negociación del comprador, sus relaciones con el proveedor y la naturaleza de la competencia en el mercado determinarán el precio de compra real.

Esta función es de suma importancia porque aquí es donde el comprador puede ser de gran ayuda para la empresa. Pero para realizar esta función correctamente, el comprador debe tener una idea completa de los precios del mercado, especialmente los precios actuales de las materias primas, sus posibles tendencias futuras y las condiciones ambientales que afectan los precios. El vendedor no debe obligar al comprador a aceptar ningún precio cotizado por el proveedor. Hay varias formas de determinar el precio correcto.

Se le puede pedir al proveedor que dé un desglose de los precios que muestre el costo de las materias primas, los gastos generales, las ganancias, etc., y el comprador debe verificar los distintos elementos de costo comparándolos con los datos disponibles. También puede tomar la ayuda del departamento de producción. En algunas situaciones, la licitación a un gran número de proveedores también puede ayudar a obtener el precio correcto.

Sin embargo, el comprador debe usar su propio juicio porque a menudo los proveedores forman un cartel o una asociación (un anillo) y cotizan precios altos. Esto realmente plantearía un problema muy serio. El comprador puede romper el timbre o llamar a todos los oferentes para reducir sus precios de forma racional. Para la compra de artículos de ingeniería, se debe tener el conocimiento técnico básico para tratar con los proveedores.

Uno debe tener una idea sobre el precio correcto de los materiales y los precios actuales deben compararse con los precios anteriores para averiguar cuánto han subido los precios durante un determinado período de tiempo.

Principio de compra # 4. Fuente correcta:

Fuente correcta significa la fuente que es confiable en todos los aspectos, como calidad, entrega, servicio postventa, etc. Es obvio que cuando todas las demás cosas se han hecho correctamente (es decir, la selección de la calidad, cantidad y precios correctos), La fuente de suministro desde donde se han obtenido los materiales debe ser automáticamente correcta.

Sin embargo, hay casos en que se produce una anomalía y, por lo tanto, es necesario obtener los materiales de la fuente correcta.

Un proveedor adecuado debe cumplir las siguientes condiciones básicas:

(a) Debe estar completamente equipado para fabricar y suministrar los artículos pedidos.

(b) Debe analizar los intereses de la empresa y ayudar al comprador siempre que exista un margen de reducción de costos mediante el suministro de materiales alternativos adecuados para este propósito.

(d) Debe ser educado.

(e) Debe estar en condiciones de ayudar al comprador a mejorar las negociaciones de entrega cuando sea necesario.

(f) Debe ser un hombre de integridad.

Para la selección de la fuente o para desarrollar la fuente de suministro correcta, se puede obtener información inicial sobre el nombre y la dirección de los proveedores con la ayuda de lo siguiente:

(1) Catálogo de proveedores.

(2) Requerimientos comerciales y directorios.

(3) Revistas comerciales

(4) Páginas amarillas del directorio telefónico.

(5) Archivos de proveedores

(6) Guías del comprador

(7) Vendedores

(8) Exposiciones comerciales - ferias industriales.

(9) Personal de la empresa.

(10) Comprador-vendedor reunido

(11) Departamentos de compras de organizaciones similares.

Hay varias maneras de averiguar los proveedores adecuados. El departamento de compras entrega al proveedor los formularios típicos de registro de proveedores. Tales formularios deben dar toda la información necesaria según lo requerido por el comprador.

Al recibir el formulario completo, un representante del comprador debe llamar a las instalaciones del proveedor y presentar su informe (que contiene todos sus hallazgos).

Debe determinar los siguientes factores durante su visita e inspección en la planta del proveedor:

(i) Conocimientos técnicos del proveedor para la fabricación de artículos.

(ii) Capacidad financiera del proveedor para realizar el trabajo.

(iii) Organización organizativa y personal del proveedor.

(iv) Registros del desempeño pasado del proveedor en la entrega de materiales en el momento adecuado y en la calidad y cantidad correctas.

(v) Capacidad para entregar los materiales con prontitud y en la cantidad requerida.

(vi) Unidad de fabricación propia.

(vii) Sistema de control de calidad de la firma.

(viii) Capacidad de personal y línea de la firma.

(ix) Nivel de servicio.

(x) Historia de las relaciones laborales en la empresa.

Si este informe satisface las necesidades de esa compañía en particular, el proveedor puede estar registrado en la lista de proveedores aprobados y recibir un pedido de prueba. El desempeño del vendedor solo debe juzgarse después de la ejecución satisfactoria y oportuna de las órdenes.

Un proveedor correcto hoy podría convertirse en un proveedor equivocado el próximo año. Como medida de protección contra esta posibilidad, el departamento de compras también debe mantener un registro del rendimiento de los diferentes proveedores. Hay algunas formas típicas de evaluar el desempeño de un proveedor. Además, varias normas o criterios podrían usarse para comparar un proveedor con otro.

Principio de compra n. ° 5. Momento adecuado:

Así como uno tiene que comprar los materiales en la cantidad correcta, también debe obtenerlos exactamente cuando sea necesario. Los plazos de entrega son nuevamente fijados por el indentador o el departamento de control de existencias. Es el deber principal del departamento de compras hacer un seguimiento de los pedidos y garantizar que el flujo de materiales permanezca sin cambios.

También se debe ver que los materiales se entregan exactamente a tiempo. Esta función es muy importante en la India, ya que los proveedores a menudo no mantienen el calendario de entrega.

Principio de compra n. ° 6. Lugar correcto (de entrega):

La función del departamento de compras no termina hasta que los materiales se entregan en el lugar correcto. Por lo tanto, esto también se convierte en una función principal del departamento de compras. Supongamos que el departamento de compras se encuentra en la zona de Taratala en Calcuta y que el material está reservado para la estación de tren de Howrah. Se debe garantizar que los materiales se eliminen de Howrah y se entreguen en el momento de la bajada.