Informes: definición, características y tipos
Lea este artículo para aprender acerca de los informes. Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: 1. Definición de informes 2. Importancia de los informes 3. Características 4. Tipos.
Definición de informes:
Un Informe puede definirse como una declaración o una cuenta, ya sea grande o pequeña, sobre algunos sucesos, hallazgos, observaciones o recomendaciones preparadas por un individuo o por un grupo. Un informe puede ser oral o escrito.
Puede ser preparado por una sola persona (como una secretaria o un jefe de departamento o un investigador) o por un grupo de personas o un comité o un subcomité. Un informe puede prepararse en intervalos de tiempo regulares (como el informe anual de una organización o un informe mensual de una sucursal a la oficina central) o solo una vez (como un informe de un comité de investigación).
Importancia de los informes:
La importancia de los informes en la vida organizacional y para la administración general es muy grande. Las decisiones a menudo se toman sobre muchos temas controvertidos y problemáticos basados en algunos informes. Los miembros de una organización o un comité o un departamento, etc., pueden conocer muchos hechos relevantes y materiales sobre la organización o el comité o grupo en sí mismo o de otras organizaciones, comités o grupos a través de informes al respecto. La administración general está guiada en gran medida por diferentes tipos de informes internos y externos.
A veces, los informes deben prepararse, enviarse y distribuirse legalmente. Por ejemplo, los informes anuales de una empresa. Un informe tiene un valor de documentación. Es una fuente de referencia, evidencia e historia. El secretario de una organización o un comité o un subcomité, etc. tiene una gran responsabilidad en relación con los informes porque tiene que prepararlos.
Características de los informes:
(1) Un informe se basa en hechos y también a menudo se admite con algunos datos estadísticos, referencias, etc.
(2) Un informe debe prepararse con la forma y el estilo adecuados. La forma y el estilo dependen del propósito del informe.
(3) Un informe tiene definitivamente un propósito. Un propósito común es la difusión de información. Otros propósitos son: compilación de registros, proporcionar orientación para la acción o juicio, hacer pruebas, etc.
(4) Un informe está destinado a ser distribuido exclusivamente a un individuo, a un grupo de individuos, a miembros de una organización o al público en general.
(5) Un informe deberá satisfacer todas las características para su efectividad.
(6) Los informes son de varios tipos.
(7) Los informes están estrechamente relacionados con las reuniones.
(8) La función básica de un informe es que es un medio de comunicación de algunos hechos.
(9) Un informe está dirigido a algún lector o lectores definidos.
(10) Un informe tiene invariablemente una relación a tiempo.
(11) Un informe puede ser recién recibido o adoptado, o presentado (es decir, diferido para tomar cualquier acción), o remitido al comité para su reconsideración. Por lo tanto, un informe puede ser tratado de manera diferente.
Tipos de informes:
Los informes son de varios tipos. Se clasifican sobre la base de varios principios. Tal clasificación también se basa en grupos.
Se detallan a continuación:
(1) Rutina o Especial:
Un informe de rutina se prepara y presenta como un trabajo de rutina y en un período de tiempo regular. Por ejemplo, el informe anual de una asociación o empresa que debe ser preparado por el secretario o por el Consejo de Administración al final de cada ejercicio y las copias deben distribuirse entre los miembros.
Un informe de rutina contiene algunos hechos o información, ya sea en detalle o en forma resumida. También puede ser de tipo crítico que contenga algún comentario u opinión. Por ejemplo, el informe del auditor sobre las cuentas finales de una empresa. Los gerentes departamentales o gerentes de sucursales tienen que presentar regularmente informes de rutina a las autoridades superiores.
Se prepara y presenta un Informe Especial, no como una cuestión de rutina. Esto se prepara sobre la base de alguna investigación o investigación, ya sea por un solo individuo o por un cuerpo o un comité o un subcomité o una comisión especialmente formada y encomendada con el deber.
El secretario de una organización, en virtud de su cargo, a menudo tiene el deber de preparar informes sobre ciertos departamentos o personas o eventos que se presentarán a las personas de la alta dirección para tomar decisiones. El gobierno muy a menudo establece comités o comisiones para realizar investigaciones sobre algún asunto o persona y para presentar un informe. Un informe especial es, en muchos casos, de tipo confidencial y contiene, aparte de hechos e información, algunas recomendaciones. Un informe técnico preparado por tecnólogos sobre algún tema específico es un tipo de informe especial.
Ya sea que el informe sea ordinario o especial, puede tratarse de un tema de discusión en cualquier reunión general, de comité o de Junta, y el hecho debe mencionarse en la agenda de la reunión.
(2) General o Confidencial:
Un Informe general es aquel que se distribuye entre muchos, como los miembros de una organización. Dichos informes pueden imprimirse en grandes cantidades o incluso publicarse en periódicos para la información pública. El Gobierno publica informes de diferentes comités o comisiones y los pone a la venta al público.
Un informe confidencial está destinado a una persona o personas superiores y no es para información general. A veces, el informe puede ser tan confidencial que el secretario o cualquier otra persona que lo prepare. Lo escribe a mano o lo escribe él mismo.
(3) Formal o Informal:
Un informe formal es aquel que se prepara de acuerdo con alguna forma prescrita y en un momento determinado y se presenta de acuerdo con un procedimiento convencional. Por ejemplo, el informe anual de una empresa o cualquier asociación, un informe de una sucursal a su oficina central, etc.
A veces los informes formales se clasifican en dos partes:
Estatutario y no estatutario.
(a) Los informes legales son aquellos que deben ser preparados por una empresa conforme a las disposiciones de la Ley de Sociedades Anónimas o por una sociedad registrada registrada según la Ley de Registro de Sociedades o por una sociedad cooperativa registrada bajo la Ley de Sociedades Cooperativas y una copia de Dicho informe deberá ser presentado al respectivo Registrador. Por ejemplo, el informe anual de una empresa o una sociedad. El informe legal que debe ser preparado y presentado por todas las sociedades anónimas también entra en esta categoría.
(b) Los Informes No Estatutarios son aquellos que deben prepararse formalmente, pero la ley no obliga a presentarlos a ninguna persona autorizada. Por ejemplo, un informe preparado y presentado por un comité creado por el Consejo de Administración de una empresa para un propósito particular, e g. En el desarrollo del mercado. La presentación del informe será a la Junta Directiva. El secretario de la Junta Directiva también prepara y presenta informes formales pero no estatutarios sobre diferentes temas.
Los Informes informales son aquellos que no necesitan ser preparados o presentados de acuerdo con alguna forma o procedimiento prescrito. Un informe informal es generalmente un tipo de comunicación personal y puede ser incluso en forma de una carta. Por ejemplo, un empleado recién nombrado debe enviar un informe de unión a su jefe.
(4) Verbatim o resumido:
Dicha clasificación está generalmente relacionada con informes sobre reuniones. Una vez finalizada cualquier reunión, el secretario debe preparar y presentar un informe sobre el mismo. Un Informe Verbatim de una reunión significa un informe que contiene todos los detalles, palabra por palabra, sobre los eventos ocurridos en la reunión, las palabras que han sido pronunciadas por los diferentes participantes y las decisiones que se han tomado.
En otras palabras, el registro de los procedimientos completos de una reunión puede denominarse informe literal. Dichos informes son necesarios para cada sesión de la Asamblea o el Parlamento o para un caso en un tribunal de justicia.
Un informe resumido significa un informe que toma en consideración los principales puntos de discusión en una reunión y la breve descripción de los eventos que suceden en una reunión. Por ejemplo, un Informe de prensa preparado después de una reunión, ya sea pública o privada, que se enviará a diferentes periódicos en favor de su publicación.
Sin embargo, un informe, ya sea literal o resumido, debe basarse en hechos porque los lectores de dichos informes dependerán de la información suministrada. Un informe resumido no debe confundirse con el acta de la reunión.
(5) Privilegiado o no privilegiado:
Los informes se pueden clasificar en privilegiados o no privilegiados. Un Informe Privilegiado es aquel que contiene declaraciones o comentarios hechos por algunas personas que pueden ser difamatorios para algunos otros, pero se les permite hablar bajo el privilegio de hablar.
Un informe sobre los procedimientos de un caso en un tribunal de justicia o en una sesión de la Asamblea o del Parlamento, etc. puede publicarse en los periódicos o de otra manera. Pero tal privilegio es un privilegio 'calificado' y se permitirá siempre que el informe sea preciso y esté dirigido al interés público.
Pero el informe que contiene discursos privilegiados en reuniones privadas, como la reunión general anual de una empresa, no puede publicarse como un informe privilegiado.
Cualquier otro tipo de informe es un Informe sin privilegios. Los informes en general no son privilegiados.
(6) Otros tipos:
Los informes se pueden clasificar más a fondo con o sin recomendaciones. En general, los informes preparados solo para información no contienen recomendaciones, pero los informes preparados por algún comité de investigación contienen recomendaciones.
Por último, los informes pueden clasificarse como informes individuales o informes grupales. Un informe puede ser preparado por un individuo solo como cualquier informe por una secretaria o puede ser preparado por un grupo o un comité.
Incluso en el caso de un comité, hay un secretario o coordinador de cada comité que elabora el informe en nombre del comité y lo confirma otro, con o sin modificaciones. Un comité puede dividirse y dos informes, uno por mayoría y otro por minoría, pueden presentarse por separado. Por lo tanto, los informes pueden ser de tipo mayoritario y minoritario.
