Precis: Significado y Preparación
Lea este artículo para aprender sobre Precis. Después de leer este artículo, aprenderá sobre: 1. Significado de Precis 2. Preparación de Precis.
Significado de Precis:
Para fines de administración, se deben manejar varios tipos de información y una gran cantidad de registros a la vez. Mucho tiempo puede ser innecesariamente desperdiciado si todos deben pasar en detalle. Los puntos salientes de cada ítem del registro son suficientes para tratar un asunto. Esto es cierto para las personas de alta dirección que tienen que abordar una gran variedad de problemas en el menor tiempo posible.
Los documentos se procesan a través de diferentes departamentos con notas de los jefes de departamento respectivos para las decisiones. La alta dirección tiene que confiar mucho en los funcionarios ejecutivos porque las decisiones dependerán principalmente de la forma en que los funcionarios ejecutivos presenten cada caso.
Pero, al mismo tiempo, si la gente de la alta dirección tiene ante sí un breve resumen o la esencia de todos los hechos relacionados con un problema en particular, la toma de decisiones se vuelve más racional y se basa en hechos.
Hay pocas posibilidades de que estén sesgados por las notas preparadas por el personal subordinado. Por lo tanto, es deseable que tales ráfagas estén disponibles para ellos. Es posible que las personas de la alta dirección tengan que tomar una decisión sobre un asunto que un alto directivo les ha remitido, pero mientras tanto, se podría haber intercambiado una serie de cartas.
Los decisores deben tener ante ellos un resumen conciso de esas cartas. Un resumen se define como "un resumen conciso de puntos, declaraciones o hechos esenciales". De la definición se desprende claramente que un resumen no es solo un resumen, sino un resumen conciso y consiste solo en los puntos esenciales.
Para la administración, se debe preparar el resumen de los diferentes tipos de documentos o declaraciones: correspondencia comercial, informes, memorandos, etc. Correspondencia comercial significa cartas comerciales con las respuestas correspondientes.
Cada carta, ya sea una original o una respuesta a la misma, consta de varios asuntos, incluidos los trámites, pero de ellos solo los puntos esenciales tienen un propósito útil. Muy a menudo, cuando se escribe una carta, los puntos esenciales se destacan o cuando se lee una carta, los puntos esenciales están subrayados para llamar la atención.
Los informes también se preparan haciendo los puntos esenciales prominentes. Cuando se sigue el estilo adecuado de redacción de un informe, los puntos esenciales se enfocan automáticamente. Los informes pueden ser grandes y voluminosos, por lo que puede ser necesario un resumen de los mismos para una referencia rápida.
Los memorandos son número plural de memorándum. El término memorándum significa "un registro informal o una nota escrita en una transacción". Las órdenes oficiales o formales son utilizadas por los diferentes departamentos de una oficina como directivas para la acción. Estos se emiten en forma de cartas a los forasteros. Estas se conocen como cartas DO, pero dentro de la oficina se envían pautas para acciones, sugerencias o información que se denominan memorandos o memorandos de oficina.
Un memorándum de efectivo es un memorando que describe simultáneamente el artículo vendido, su valor y el hecho de que se ha recibido el pago. No es exactamente un recibo, que es un documento formal, y analiza el nombre o los detalles de la persona o parte de la que se recibió el pago.
Una nota en efectivo es un documento informal y no revela el nombre del comprador de los bienes. Una nota en efectivo proporciona una breve descripción de los artículos vendidos, pero una factura, si está preparada, contiene muchos detalles sobre los artículos.
Preparación de Precis:
La discusión anterior es suficiente para justificar la importancia de la escritura precisa en el trabajo de oficina. La preparación de resúmenes de correspondencia comercial o de informes o de memorandos es un trabajo de secretaría. El secretario tiene que preparar el resumen para la consideración de la alta dirección. Un tipo especial de papelería: hojas de papel con reglas que mantienen un gran margen en el lado izquierdo para escribir notas o puntos esenciales se utilizan en las oficinas.
Existen reglas específicas para la preparación de un resumen:
(1) Es un resumen conciso de un tema o texto. En general, al condensar el objeto se reduce a un tercio.
(2) Debe haber un encabezado, que denota el significado de la materia.
(3) Está escrito en tiempo pasado e indirecto.
(4) Las citas, si las hubiera, en el tema nunca aparecerán en un resumen.
(5) El escritor usará su propio idioma.
(6) Se debe mantener el orden de los puntos o la secuencia de hechos en el tema.
(7) Será conciso pero preciso.
