Aviso: Significado, Intimación y Redacción (Con Ejemplo)
Lea este artículo para obtener información sobre el Aviso. Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: 1. Significado del aviso 2. Intimación del aviso 3. Redacción.
Significado del Aviso:
La palabra aviso proviene de la palabra latina notitia que significa conocimiento. Aviso, por lo tanto, significa "una advertencia o intimación de algo". También se define como 'un anuncio escrito o impreso'. La palabra aviso, por lo tanto, tiene dos aspectos: puede ser una indicación o información y puede ser una especie de advertencia. Un aviso puede ser general o confidencial.
Intimación del Aviso:
Se deben enviar diversos tipos de información o información desde la oficina a los internos de una oficina, a los miembros de la organización a la que pertenece la oficina o a personas externas. En la primera categoría vienen los avisos emitidos que declaran un día festivo o introducción de alguna regla de oficina nueva o modificada, por ejemplo, cambio de horario de oficina, etc.
A veces, los avisos deben mostrarse en lugares específicos de acuerdo con algunos estatutos. Por ejemplo, un gerente de fábrica debe mostrar un aviso de medidas de seguridad en una fábrica sujeto a las reglas según lo estipulado en la Sección 2. 108 de la Ley de Fábricas, 1948. Un aviso puede ser destinado al personal general o puede ser servido en una persona, por ejemplo, "aviso de alta".
La notificación en la segunda categoría significa una notificación para una reunión general emitida a los miembros de una empresa. Este tipo de aviso debe ser enviado por correo o incluso publicado en los periódicos. Bajo la tercera categoría encontramos diferentes tipos de avisos incluyendo anuncios.
Por ejemplo, un aviso de licitación que invita a las cotizaciones de los proveedores, ya sea publicado en los periódicos o colgado en el tablón de anuncios en la oficina. Un aviso en los periódicos sobre el cambio de domicilio o la apertura de una sucursal es un aviso de esta categoría.
Redacción del Aviso:
Cualquiera que sea la categoría de aviso, cada uno tiene una forma y un estilo de escritura.
Una noticia:
(1) debe estar escrito en un lenguaje comprensible para aquellos a quienes está destinado. A veces también hay una dirección legal. Por ejemplo, una notificación conforme a la Ley de Fábricas se redactará en inglés (como idioma de la corte) y en un idioma comprensible para la mayoría de los trabajadores de la fábrica.
(2) Debe transmitir un mensaje claramente lo que se pretendía transmitir.
(3) Un aviso debe ser breve y evitar palabras innecesarias.
(4) Un aviso debe redactarse de acuerdo con un formulario. Esa forma puede ser una forma estatutaria.
(5) Será firmado por alguna persona autorizada.
(6) Normalmente llevará una fecha.
(7) Un abogado debe redactar un aviso confidencial o individual o cualquier aviso público que tenga implicaciones legales. Se espera que un secretario calificado tenga la competencia para el mismo.
Redacción y emisión de avisos para reuniones:
Se debe redactar y emitir un aviso para cada tipo de reunión privada.
Hay dos tipos distintos de formas para el propósito:
(1) Formulario No. 1:
En el caso de un aviso para una reunión de un comité como un Comité Ejecutivo o un Comité de Administración o Junta de Directores, etc., el aviso es en forma de una carta.
(2) Formulario No. 2:
En el caso de un aviso para una reunión de un cuerpo general de miembros de una organización, el aviso es en forma de una circular con algunas características especiales.
El espécimen de diferentes formas se da a continuación:
Espécimen 1: Aviso para la primera reunión de la Junta de una empresa.
XYZ Co. Ltd
Reg. Apagado_______________
17 de noviembre de 1988
________________
(Director)
Estimado señor,
La primera reunión de la Junta Directiva de la Compañía se llevará a cabo el sábado 25.11.88 a las 12 del mediodía en el domicilio social de la Compañía para tramitar los siguientes asuntos.
Se le solicita asistir a la reunión.
Atentamente,
________________
Secretario
Agenda:
(1) Elección del presidente de la reunión.
(2) Adopción del Memorando de Asociación, los Artículos de Asociación y el Certificado de Incorporación de la Compañía que presentará el Secretario.
(3) Adopción del Sello Común de la Compañía.
(4) Designación de los primeros consejeros de la Sociedad.
(5) Elección del Presidente del Consejo de Administración de la Sociedad.
(6) Nombramiento del Secretario de la Sociedad con efecto retroactivo.
(7) Nombramiento de los banqueros de la Sociedad.
(8) Designación de los primeros auditores de la sociedad.
(9) Designación del asesor legal de la Sociedad.
(10) Adopción de todos los contratos preliminares y gastos preliminares realizados por los promotores de la Compañía.
(11) Aprobación del Proyecto de Folleto a ser presentado por el Secretario.
(12) Consideración de la Solicitud que se presentará al Controlador de la Emisión de Capital.
(13) Consideración de la Solicitud que se presentará en la Bolsa de Valores de Calcuta para el alistamiento de las Acciones en la Compañía.
(14) Aprobación del Certificado de Participación de Muestras para ser presentado por el Secretario.
(15) Determinación del quórum para las reuniones del Directorio de la Compañía.
(16) Fijación de la fecha de la próxima reunión del Consejo.
(17) Cualquier otro asunto con el permiso del Presidente.
Explicación (destinada a los alumnos) :
De la muestra anterior, deben tenerse en cuenta los siguientes puntos:
(a) El primer presidente de la reunión debe ser elegido y luego el presidente de la Junta Directiva. Después de que el Presidente de la Junta sea elegido, él será el presidente de todas las reuniones de la compañía mientras siga siendo el presidente.
(b) El secretario es nombrado con efecto retroactivo porque ya ha sido designado por los promotores para ayudarlos en las actividades de promoción.
(c) El ítem del Folleto nunca se incluirá en la primera reunión de la Junta de una empresa privada.
(d) Cuando una empresa pública desea emitir acciones o bonos con un valor superior a Rs. 50 lakhs, dentro de 12 meses, es necesario un permiso del Contralor de Capital Issue, nombrado por el Gobierno Central, es necesario. Las acciones de cada compañía no se negocian en una bolsa de valores. Se debe presentar una solicitud para el mismo en virtud de la Ley de regulación de contratos de valores de 1956. Para todas las empresas, estos dos elementos no deben aparecer en la agenda.
(e) La propia Junta puede fijar su quórum si no se menciona en los Artículos. En una reunión de la Junta, la fecha de la próxima reunión se puede fijar para que no sea necesario avisar.
En la reunión, los directores pueden recibir hojas de papel para las notas de la agenda.
Hay que señalar además que:
(A) El estilo de redacción de la agenda puede ser:
(1) Elegir al presidente de la reunión.
(2) Adoptar el Memorándum de Asociación, etc.
(3) Adoptar el Sello Común de la empresa.
Y así.
(B) En caso de que no haya un secretario de la compañía, el aviso puede ser firmado por cualquier director. En muchas empresas un director actúa como secretario.
(C) Es obligatorio que se proporcione la dirección de la Oficina Registrada. Esto es aplicable a los avisos de todo tipo de reuniones de empresa.
Espécimen 2: Aviso para cualquier reunión de la Junta de una empresa.
XYZ Co. Ltd
Reg. Apagado___________
3 de abril de 1988
_______________
(Director)
Estimado señor,
Una reunión de la Junta Directiva de la Compañía se llevará a cabo el sábado 10.4.88 a las 2 pm en la oficina registrada de la Compañía para tramitar los siguientes asuntos.
Se le solicita estar presente.
Atentamente,
________________
Secretario
Agenda:
(1) Confirmación del acta de la última reunión.
(2) Nombramiento de un Gerente de Personal.
(3) Determinación de la estrategia de marketing para el nuevo producto.
(4) Aprobación de Transferencia de Acciones según las solicitudes recibidas y que presentará el Secretario.
(5) Fijar la fecha de una Junta General Extraordinaria para la modificación de la Cláusula 31 de los Artículos de la Compañía.
(6) Consideración de la cotización recibida de los Sres. ABC Co. para la construcción de un cobertizo en las instalaciones de la fábrica. Sri A, director de esta compañía, es socio de los Sres. ABC Co.
(7) Cualquier otro asunto con el permiso del Presidente.
Explicación:
Debe destacarse en el ejemplo anterior que las diferentes variedades de elementos generalmente discutidos en una reunión de la Junta han sido cubiertos por la agenda. Los artículos se refieren a asuntos generales de negocios así como a formalidades legales. A, que es director de la Compañía, es socio de los Sres. ABC Co.
No participará cuando el artículo No. 6 salga a discusión porque está interesado en el contrato. Los restantes directores, cualquiera que sea su número, formarán el quórum.
Secs. 299, 300 de la Ley de Compañías establece que cualquier director que esté interesado en un contrato lo divulgará a tiempo y el hecho se mencionará en la agenda.
