Minutos: Significado, características y aspectos

Lea este artículo para conocer las Minutas de una reunión. Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: 1. Significado de los minutos 2. Importancia de los minutos 3. Características 4. Aspectos.

Significado de los minutos:

Las actas son registros oficiales exactos pero condensados de lo que ocurrió en una reunión. Los minutos deben prepararse y conservarse para cada reunión. Es deber de la secretaria escribir las actas y para ese propósito habrá un libro de actas.

Se necesita un libro de actas separado para cada clase de reunión en una organización. Por ejemplo, en una empresa habrá libros de actas separados para las reuniones de los miembros, la Junta Directiva, cada comité constituido por directores, etc.

Importancia de los minutos:

Las actas de una reunión deben prepararse y conservarse para los siguientes objetos:

(a) Mantener los registros del negocio tramitado en una reunión.

(b) Proporcionar orientación para las acciones a tomar sobre ciertos temas.

(d) Para garantizar la evidencia de todas las decisiones tomadas, la asistencia de los miembros, la nota de disidencia de cualquier miembro, si existe, la tendencia de votar sobre cada tema, etc. siempre que haya una disputa.

(e) Observar formalidades (a menudo reglamentarias) con respecto a las reuniones.

(f) Cumplir la validez de una reunión.

Todos estos objetos dan gran importancia a los minutos y los hacen indispensables para ejecutar con éxito una organización.

Características de los minutos:

(1) Las actas deben escribirse en un lenguaje claro y lúcido para que cualquiera que las lea pueda comprenderlas fácilmente.

(2) Las actas deben ser escritas brevemente. El secretario toma nota de las actas de una reunión y, a partir de las notas, prepara el acta eliminando detalles innecesarios. Las resoluciones aprobadas deben registrarse en su totalidad, pero no es necesario registrar las discusiones realizadas por diferentes miembros antes de aprobar la resolución.

(3) Debe haber un libro de actas. Un libro consta de páginas consecutivamente numeradas y entretejidas. Una carpeta de hojas sueltas bloqueada también puede servir para este propósito.

(4) Las actas se escribirán preferentemente a mano.

(5) Los minutos tienen dos partes: (a) Minutos de narración: esta parte contiene (i) una breve descripción de la reunión y la fecha, hora y lugar, (ii) Los nombres de los miembros presentes. En caso de una reunión grande o de una reunión general, los nombres no se pueden escribir. (iii) Registros de algunos eventos como la elección del presidente, voto de agradecimiento al presidente, firma del presidente, firma del secretario (como escritor), etc.

(b) Acta de decisión: esta parte contiene todas las decisiones tomadas en la reunión en forma de resoluciones. Es deseable que se escriban los nombres de los proponentes y secundarios, así como los nombres de los miembros que querían registrar su disidencia. Si se suspende una reunión, las actas de cada fecha de la reunión se escribirán por separado como las transacciones realizadas en fechas diferentes.

(6) Las actas se pueden escribir en dos formas: (a) Forma de párrafo: cada elemento comercial negociado en la reunión se escribe en un párrafo separado debajo de un encabezado de materia o título con un número de serie, (b) Forma tabular: las páginas se dividen en columnas que muestran el número de serie, el encabezado del tema y las decisiones tomadas o que ocurren en un evento. Cualquiera que sea la forma, en la parte superior hay una breve descripción de la reunión y en la parte inferior hay una firma del presidente y del secretario.

(7) Puede haber reglas estatutarias con respecto a las actas, como encontramos en el caso de reuniones de una empresa.

(8) Las actas tienen varios aspectos, como se detalla a continuación.

Aspectos de los minutos:

Los minutos tienen cuatro aspectos:

(1) Preparación:

Los minutos tienen que estar preparados. Es deber del secretario preparar las actas. Los prepara a partir de las copiosas notas que tomó durante la reunión. Preparará los minutos lo antes posible después de que termine la reunión, cuando todo quede en su memoria también, aparte de las notas.

La Ley de Sociedades establece que las actas deben prepararse dentro de los treinta días a partir de la fecha de la reunión. A veces, un taquígrafo se compromete a realizar registros exhaustivos y textuales (palabra por palabra) de las actas de una reunión que ayudarán al secretario a preparar las actas.

Se espera que el secretario conozca el estilo de escritura de los minutos y que pueda adoptar cualquiera de las dos formas. Las actas de todas las reuniones de una organización tienen que estar preparadas. Incluso los minutos de una reunión informal también se escriben.

El presidente tiene el poder de hacer correcciones en los escritos del secretario y también puede decidir si algunos asuntos se incluirán o no. La práctica general, por lo tanto, es hacer un borrador de las actas y, una vez que el presidente las ha revisado, la redacción final se realiza en las páginas del libro de actas.

(2) Confirmación:

Las actas tienen que ser confirmadas. El presidente confirma el acta.

Hay dos métodos generales de confirmación:

(1) En el caso de una reunión de una Junta, comité u otro órgano pequeño que se reúna con frecuencia, el método adoptado es que las actas de la reunión anterior se lean en la próxima reunión y sean confirmadas por el presidente de esa reunión.

(2) En el caso de reuniones que se celebran con poca frecuencia, como una reunión general anual, las actas se confirman dentro de un tiempo estipulado después de la reunión y se mantienen listas para la inspección de los miembros en la oficina de la organización para que reciban el oportunidad de plantear objeciones, en su caso. La confirmación la realiza el presidente que presidió la reunión o cualquier otra persona debidamente autorizada en su lugar si el presidente no está disponible.

Surge un punto legal sobre cuándo entrarán en vigencia las decisiones tomadas en una reunión. Las decisiones tomadas en una reunión se hacen efectivas en el momento en que se toman y no cuando se escriben y confirman las actas. Los minutos son registros de evidencia solamente. Las actas firmadas y confirmadas se reconocen como pruebas en el tribunal de justicia.

(3) Preservación:

Las actas deben conservarse para registros y pruebas. Se acepta un libro de actas debidamente preparado y conservado como fuente de evidencia en el tribunal de justicia. Los libros de actas deben mantenerse en la oficina (la oficina registrada en caso de un organismo registrado como una empresa, una sociedad cooperativa, etc.). Es responsabilidad de la secretaria preservar las actas.

(4) Circulación:

Las actas pueden ser duplicadas y circuladas entre los miembros. Sin embargo, no hay obligación de que los minutos circulen. Por lo general, no se realiza en caso de una reunión general, pero cuando un miembro exige una copia, ésta debe ser enviada a él sujeto a ciertas condiciones.

En el caso de las reuniones del comité o de la Junta, existe la práctica de distribuir las actas, ya sea inmediatamente después de que las actas hayan sido firmadas y confirmadas por el presidente o con la notificación de la próxima reunión.