Acta: Importancia y procedimiento de escritura (con muestra)
Lea este artículo para aprender sobre los minutos. Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: 1. Importancia de los minutos 2. Procedimiento de escritura de los minutos.
Importancia de los minutos:
Los minutos son el resultado de una reunión. Las reuniones se llevan a cabo para tomar decisiones y adoptar algunos hechos y eventos. Estas son las fuentes de referencia y orientación que deben registrarse de manera precisa y metódica por escrito.
Los minutos son tales registros escritos. Los minutos también son evidencia de lo que sucedió en una reunión. Las actas, por lo tanto, tienen una gran importancia para una asociación, ya sea comercial o no comercial, ya sea registrada o no registrada.
Los minutos deben redactarse con sumo cuidado para que no se registre nada falso. El secretario tiene una gran responsabilidad al respecto y también el presidente que tiene que confirmar las actas. Los minutos escritos y confirmados son registros inalterables.
El secretario generalmente prepara un borrador de las actas y lo muestra al presidente de esa reunión por sus sugerencias o correcciones. El presidente tiene el poder de no permitir la inclusión de cualquier asunto que parezca ser difamatorio de cualquier persona o irrelevante o irrelevante para los procedimientos o perjudicial para el interés de la asociación.
Procedimiento de escritura de actas:
Hay un procedimiento definido para escribir Minutos. Las actas se deben escribir de manera metódica y sistemática con todos los acontecimientos en la reunión.
Los siguientes pasos y reglas deben ser observados:
(1) En primer lugar, debe decidirse qué forma se adoptará: párrafo o tabular.
(2) Debe haber un encabezado que indique el tipo de reunión con fecha, hora y lugar.
(3) Luego vienen los nombres de las personas presentes, incluyendo miembros e invitados. En el caso de una reunión grande como una reunión general de una gran empresa, no se registran todos los nombres, sino solo los nombres de los directores y los invitados (como el auditor) y, para los nombres de los miembros, se hace referencia al Registro de asistencia. .
(4) El nombre del Presidente se escribe por separado.
(5) Ahora vienen los eventos que sucedieron en la reunión, particularmente las resoluciones aprobadas con sus textos completos y también: (a) los nombres de los proponentes y los secundarios; (b) la naturaleza de la votación; (c) notas de desacuerdo, si las hay.
(6) Se añaden un título corto y un número de serie a cada artículo. Esa serie de números puede continuarse de una reunión a otra o puede limitarse a una reunión en particular solamente.
(7) En la parte inferior, en el lado derecho hay espacio para que el presidente firme su nombre con la fecha y con la palabra "confirmado" y en el lado izquierdo, el secretario, que escribe el acta, pondrá su firma con fecha.
(8) Las instrucciones emitidas al secretario para el seguimiento de las decisiones también se registran.
(9) Las citas realizadas y los gastos autorizados por la reunión deben registrarse.
(10) No se puede ingresar nada que sea objetado por el Presidente.
(11) Al principio, el secretario prepara un borrador, que es verificado por el Presidente, y finalmente, las actas se escriben a mano en las páginas del libro de actas.
(12) Es deseable que cada página sea firmada por el Presidente
(13) No se deben escribir las discusiones, sino solo las resoluciones finalmente aprobadas.
(14) No se puede escribir nada que parezca objetable y que lastime el sentimiento de cualquiera.
(15) Siempre que se haga referencia a una carta o informe, siempre se debe mencionar su fecha.
(16) Cuando una resolución fue aprobada como una resolución especial o con un aviso especial, se debe mencionar en el acta del hecho.
(17) No debe haber sobrescritura y margen de corrección. Si accidentalmente ocurren estas cosas, el secretario tiene que hacer las iniciales.
Espécimen 1:
Acta de una reunión del Consejo de Administración de una Sociedad.
Formulario de párrafo:
Las actas se han preparado con referencia a la muestra a continuación:
Espécimen: Aviso para cualquier reunión de la Junta de una empresa.
XYZ Co. Ltd
Reg. Apagado___________
3 de abril de 1988
_______________
(Director)
Estimado señor,
Una reunión de la Junta Directiva de la Compañía se llevará a cabo el sábado 10.4.88 a las 2 pm en la oficina registrada de la Compañía para tramitar los siguientes asuntos.
Se le solicita estar presente.
Atentamente,
________________
Secretario
Agenda:
(1) Confirmación del acta de la última reunión.
(2) Nombramiento de un Gerente de Personal.
(3) Determinación de la estrategia de marketing para el nuevo producto.
(4) Aprobación de Transferencia de Acciones según las solicitudes recibidas y que presentará el Secretario.
(5) Fijar la fecha de una Junta General Extraordinaria para la modificación de la Cláusula 31 de los Artículos de la Compañía.
(6) Consideración de la cotización recibida de los Sres. ABC Co. para la construcción de un cobertizo en las instalaciones de la fábrica. Sri A, director de esta compañía, es socio de los Sres. ABC Co.
(7) Cualquier otro asunto con el permiso del Presidente.
Explicación:
Debe destacarse en el ejemplo anterior que las diferentes variedades de elementos generalmente discutidos en una reunión de la Junta han sido cubiertos por la agenda. Los artículos se refieren a asuntos generales de negocios así como a formalidades legales. A, que es director de la Compañía, es socio de los Sres. ABC Co.
No participará cuando el artículo No. 6 salga a discusión porque está interesado en el contrato. Los restantes directores, cualquiera que sea su número, formarán el quórum.
Secs. 299, 300 de la Ley de Compañías establece que cualquier director que esté interesado en un contrato lo divulgará a tiempo y el hecho se mencionará en la agenda.
Minutos:
El acta de una reunión de la Junta de la Compañía celebrada el viernes 10.4.88 a las 2 pm en la oficina registrada de la Compañía.
1. presidente
Sri A tomó la silla
2. Confirmación del acta.
El acta de la última reunión celebrada el 8.2.88 fue leída y confirmada.
3. Nombramiento de un Gerente de Personal :
Se resolvió que, debido al aumento en el número de empleados y al establecimiento de mejores relaciones laborales, la Compañía nombró a un Gerente de Personal calificado en una escala salarial de Rs. 1200.00 a Rs. 2000.00 por mes con todas las facilidades de Provident Fund y Gratuity según lo permitido por las Reglas de Servicio de la Compañía ”.
Se pidió a la Secretaria que publicara un anuncio en el Statesman en una fecha temprana, invitando a las aplicaciones.
4. Estrategia de marketing :
Se resolvió que "para evitar la competencia de otras preocupaciones establecidas, la estrategia a seguir por la Compañía será la exploración de mercados rurales a través de minoristas locales".
5. Aprobación de Transferencia de Acciones:
El Secretario presentó una solicitud de Sri S, que compró 50 acciones en la empresa transferidas por Sri R, el titular actual, solicitando la aprobación de la transferencia.
Se resolvió "que se aprobara la solicitud presentada por Sri S para la transferencia de 50 acciones No. 131 a 180 vide Certificado de Acciones No. 25 de Sri R".
Se pidió al secretario que hiciera lo necesario.
6. Fijación de la fecha de una Junta General Extraordinaria :
La fecha de celebración de una Junta General Extraordinaria para modificar el Artículo 31 de los Estatutos de la Sociedad con el fin de invitar a los Depósitos Públicos de conformidad con la política reciente del Ministerio de Derecho y Asuntos de la Sociedad de la Unión se fijó el 25 de junio de 1988.
Se pidió al secretario que hiciera lo necesario.
Sri C registró una nota de disconformidad con la idea de invitar a depósitos públicos.
7. Consideración de la cita:
El asunto fue aplazado en espera de la sanción del Plan para la construcción propuesta.
8. Voto de agradecimiento :
No habiendo otros asuntos, la reunión terminó con un voto de agradecimiento al Presidente.
Forma de tabla:
Minutos:
El acta de una reunión de la Junta de la Compañía celebrada el viernes 10.4.88 a las 2 pm en la oficina registrada de la Compañía.
1. Presidente :
Sri A tomó la silla.
2. Confirmación del acta :
El acta de la última reunión celebrada el 8.2.88 fue leída y confirmada.
3. Nombramiento de un Gerente de Personal :
Se resolvió que, debido al aumento en el número de empleados y al establecimiento de mejores relaciones laborales, la Compañía nombró a un Gerente de Personal calificado en una escala salarial de Rs. 1200.00 a Rs. 2000.00 por mes con todas las facilidades de Provident Fund y Gratuity según lo permitido por las reglas de Servicio de la Compañía ".
Se solicitó a la Secretaria que publicara un anuncio en Statesman en la fecha temprana de arte para invitar a las solicitudes.
4. Estrategia de marketing:
Se resolvió que "para evitar la competencia de la estrategia de otras preocupaciones establecidas, la estrategia que seguirá la Compañía será la exploración de mercados rurales a través de minoristas locales".
5. Aprobación de SharesTransfer:
El Secretario presentó una solicitud de Sri S que compró 50 acciones en la Compañía transferidas por Sri R, el titular actual, solicitando la aprobación de la transferencia. Se resolvió "que se aprobara la solicitud presentada por Sri S para la transferencia de 50 acciones Nos. 131 a 180 vide Certificado de Acciones No. 25, de Sri R".
Se pidió al secretario que hiciera lo necesario.
6. Fijación de la fecha de una asamblea general extraordinaria:
La fecha en que se celebró una Junta General Extraordinaria para modificar el Artículo 31 de los Estatutos de la Compañía con el fin de invitar a los Depósitos Públicos de conformidad con la política reciente del Ministerio de Derecho y Asuntos de la Compañía de la Unión, se fijó el 25 de junio de 1988. .
Se pidió al secretario que hiciera lo necesario.
Sri C registró una nota de disconformidad con la idea de invitar a depósitos públicos.
7. Consideración de la cita:
El asunto fue aplazado en espera de la sanción del Plan para la construcción propuesta.
8. Voto de agradecimiento:
No habiendo otros asuntos, la reunión terminó con un voto de agradecimiento al Presidente.
[Los patrones de votación y los nombres de los proponentes y secundarias no han sido registrados.]
