Redacción de una carta: 3 procedimientos principales

Este artículo arroja luz sobre los tres procedimientos principales que deben seguirse al redactar una carta. Los procedimientos son: 1. Planificación 2. Redacción y corrección 3. Principios que deben observarse.

Redacción de una carta: Procedimiento # 1. Planificación:

Una carta debe estar bien planeada. Planificación significa pre-pensamiento. Todos los puntos deben ser pensados ​​primero. En caso de responder a una carta, la carta original debe leerse cuidadosamente y los puntos principales pueden estar subrayados preferiblemente. Una carta tiene un propósito, tiene un sentido y tiene un tono. Todas estas tres características de una carta deben tenerse en cuenta.

Redacción de una carta: Procedimiento # 2. Redacción y corrección:

Primero se redacta una carta, se le da una lectura para corrección y mejora y, finalmente, se escribe.

Redacción de una carta: Procedimiento # 3. Principios a ser observados:

Los siguientes principios deben observarse al preparar las diferentes partes de una carta:

(a) Re: El Título:

La parte del encabezado de una carta generalmente se imprime en un papel con membrete, excepto la fecha y el número de referencia. (La palabra 'señores' no debe escribirse antes del nombre del remitente, mientras escribe una carta en una sala de examen porque el membrete impreso no la tiene). Hay diferentes maneras de escribir la fecha.

El mejor método es: mencionar el mes primero, luego la fecha (con una coma) y, por último, el año. Por ejemplo, el 13 de abril de 1988. Puede escribirse como el 13 de abril de 1988. Pero no debe escribirse como 13/4/88 y preferiblemente no como 13.4.88. El número de referencia sale del número de archivo.

(b) Re: La dirección interna:

Siempre es bueno dirigirse a un individuo por su designación oficial, por ejemplo, el Director, el Director Gerente, el Secretario, el Director de Marketing, etc.

Al poner el nombre de la persona, se deben tener en cuenta los siguientes puntos:

(i) La palabra 'Messrs' no se utilizará antes del nombre de una empresa porque una empresa es una persona ante los ojos de la ley, pero Messers es plural de Mister. 'Messrs' solo se puede usar antes del nombre de una empresa asociada.

(ii) Mientras escribe al señor o a la señora, no hay ninguna justificación para ponerle un "punto alto" después de él, como el señor o la señora, porque la primera letra "M" y la última "r" o "s" están ahí. Lo mismo es cierto para el Dr. (Doctor). Pero habrá una 'parada completa' al escribir al Prof, porque se elimina la última parte de la palabra 'essor'. Parada completa es necesaria después de 'Co.' pero no después de 'Ltd'. Hoy en día, la Sra. Está escrita en lugar de la Srta. La dirección interna no es necesaria al escribir una carta circular.

(c) Re: Saludo inicial o saludo:

Cuando se dirija a un solo individuo (hombre), se utilizará "Estimado señor". Cuando se dirige a una empresa asociada (con Messrs antes de su nombre), 'Estimados señores', será la forma correcta. Cuando se dirija a una sola persona (mujer), será "Señora" y no "Querida Señora". Mientras se dirige a una empresa 'Estimados señores', no se puede utilizar porque una empresa es una persona. Y como es una persona artificial, no puede abordarse directamente.

El paso correcto será dirigirse a un funcionario de la empresa. En el caso de una carta circular, el saludo será "Estimados señores" o "Señores". Usar la palabra "Señor" no es deseable a menos que la carta esté dirigida a una persona altamente respetable, por ejemplo, el Presidente de la India, un juez, un editor, etc. Un subordinado puede usar "Estimado señor" con seguridad para su jefe.

(d) Re: El Cuerpo de la Carta:

La tarea más difícil es escribir la primera oración, especialmente cuando la letra es una letra inicial y no una respuesta. Generalmente es necesaria una breve introducción. Por ejemplo, le escribimos con respecto a ……………, estamos negociando ……. (nombre de la mercancía) por un tiempo y le gustaría .......................... Presentémonos como distribuidores / fabricantes de .................... Amablemente (por favor) refiérase a nuestra Carta Circular No. ………………. de ……… .. (poner la fecha) ……., Amablemente (consulte) la discusión que tuvo con nuestro representante que lo llamó, etc. Al escribir una carta de respuesta, se debe hacer una referencia a la carta inicial. El mejor estilo para hacer la referencia es ……… .. Amablemente (por favor) refiérase a su carta No ………………… de ……. (poner la fecha). O bien, su carta no ..................... de ............ (poner la fecha). Es mejor escribir 'de ……… ..' en lugar de 'fechado ……… ..'.

Existe el hábito común de terminar una carta con 'Agradeciéndole', 'Agradeciéndole anticipadamente' o 'Asegurándole lo mejor de nuestros servicios', etc. Todas estas son malas expresiones y están equivocadas. Estos no deben ser escritos. Las expresiones correctas son: 'Gracias'. Con gracias'. 'Con saludos'. 'Con los mejores deseos'. 'Saludos Cordiales'. Si "Agradecerle", o "Agradecérselo anticipadamente", o "Garantizarle el mejor de nuestros servicios", está escrito, entonces "Yo soy", o "Me quedo", o "Nosotros somos", o "Nos quedamos", tiene que estar escrito antes de 'Atentamente', o 'Atentamente', o 'Atentamente'.

(e) Re: El cierre complementario:

'Atentamente' o 'Atentamente', será la mejor forma. 'Atentamente', será bueno cuando un subordinado esté escribiendo a su superior. Escribir "tuyo obedientemente" es una mala forma.

(f) Re: Puntuación:

Se evitarán todas las puntuaciones innecesarias al escribir el nombre o la dirección. Por ejemplo, en lugar de escribir 18, Chowringhee Road, Calcutta-700 013, es mejor escribir 18 Chowringhee Road, Calcutta 700 013. La coma después de 18 es superflua, pero la coma después de Road, es necesaria. Guión es inútil.

(g) Re:

Fecha y firma: una carta comercial sin una fecha o sin una firma adecuada (firma con designación) no tiene sentido.