Realización de una reunión: significado, importancia y reglas

Lea este artículo para aprender a dirigir una reunión. Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: 1. Significado 2. Importancia 3. Reglas generales y formalidades.

Sentido:

La palabra conducta significa guiar, dirigir, dirigir, acompañar, transmitir, etc. Se debe llevar a cabo una reunión. Significa que los participantes en una reunión deben ser guiados o dirigidos de tal manera que puedan sostener las discusiones de manera pacífica, cada uno de ellos tenga la oportunidad de expresar su opinión, y las decisiones se tomen democráticamente a través de la votación libre y al mismo tiempo, todo Se están cumpliendo las formalidades para que la reunión sea válida.

Importancia:

A menos que haya una dirección u orientación adecuadas, una reunión puede convertirse en un caos y no se puede llegar a ninguna decisión. Como resultado, el propósito de la reunión se pierde. Además, debido a la falta de orientación y orientación adecuadas, ciertas formalidades pueden no observarse, por lo que se afecta la validez de la reunión.

En ese caso, las decisiones tomadas en una reunión no serán vinculantes. Cualquiera que sea el tipo de reunión, ya sea pública o privada, debe realizarse de manera adecuada. Una vez que se ha emitido la notificación, surge la cuestión de la conducción de la reunión cuando ésta se lleva a cabo.

El secretario tiene la responsabilidad de organizar una reunión emitiendo un aviso y haciendo otros arreglos. En el momento de la celebración de la reunión, la responsabilidad de llevarla a cabo recae en el presidente. Ninguna reunión puede ser celebrada sin un presidente. Es deber de la secretaria asistir al presidente en todos los aspectos para que pueda llevar a cabo la reunión con éxito.

En general, el presidente de una organización dirige todos los diferentes tipos de reuniones de la organización o puede haber presidentes separados para diferentes comités o subcomités. Si no existe tal presidente fijo, un presidente debe ser elegido en la reunión. Todos los participantes deben cooperar con el presidente para que la reunión pueda llevarse a cabo con éxito. El presidente debe estar familiarizado con las reglas, las costumbres y las convenciones relacionadas con las reuniones y solo entonces puede funcionar correctamente.

Reglas generales y formalidades:

Para llevar a cabo una reunión con éxito, se deben seguir las siguientes reglas y formalidades:

Reglas:

(1) Orden de Negocios:

El orden del día establecerá el orden del negocio. Además de estas hay ciertas formalidades. Existe una convención aceptada con respecto a un orden del día que debe seguirse.

El orden es así:

(a) El nombre del presidente se propone formalmente y es secundado y luego el presidente asume la presidencia.

(b) El secretario lee el aviso a solicitud del presidente para confirmar el aviso que ya circuló.

(c) La secretaria lee cartas de buenos deseos de algunas personalidades importantes o de disculpas por la ausencia, etc., si las hubiera.

(d) Las actas de la reunión anterior pueden ser leídas por el secretario a solicitud del presidente. Cualquier miembro puede plantear alguna objeción y pedir una alteración. El secretario hará los cambios necesarios con el consentimiento de la reunión. El presidente ahora confirmará las actas firmando con fecha.

(e) El presidente ahora planteará los asuntos que surjan de las actas. Significa los informes que debe colocar el secretario sobre la medida en que se han tomado las medidas tomadas en las decisiones tomadas en la última reunión o sobre cualquier asunto pendiente en la última reunión.

(f) El próximo paso del presidente será abordar el nuevo negocio de acuerdo con la agenda, uno por uno en serie. Las discusiones se llevarán a cabo y las resoluciones, se pasarán sobre ellas.

(g) Cuando se hayan completado todos los puntos del orden del día, el presidente preguntará si algún miembro propondrá otros asuntos que estén dentro del alcance de la reunión.

(h) Por último, un miembro le ofrece un voto de agradecimiento al presidente.

(i) El presidente declara clausurada la reunión.

(2) Levantamiento:

Una reunión puede ser suspendida sin realizar transacciones comerciales por falta de quórum o en cualquier momento después de que haya estado en progreso, temporalmente o siniestro. Existen procedimientos definidos para el aplazamiento.

(3) Pasando una resolución:

Hay reglas que deben seguirse, paso a paso, para aprobar una resolución. También hay reglas con respecto a la votación, ya sea por encuesta o de otra manera. Los pasos son: moción, apoyo, enmienda, si corresponde, votación y finalmente la resolución.

(4) Hablando en una reunión:

Las reglas con respecto a hablar en una reunión son las siguientes:

(a) Uno puede hablar después de tomar el permiso del presidente,

(b) Sólo una persona hablará a la vez,

(d) Generalmente, mientras habla, uno se levantará sobre sus pies. En una reunión del Comité o de la Junta, sin embargo, uno puede hablar en una posición sentada.

(e) Mientras habla se dirigirá al presidente.

(f) El discurso será relevante y breve.

(g) Una vez que un participante ha hablado de una moción, no debe retirarse sin el consentimiento de la reunión.

(5) Saliendo del lugar:

Si algún participante desea abandonar el lugar de la reunión cuando la reunión está en sesión, debe pedir permiso al presidente.

Formalidades:

Hay ciertas formalidades que se honran en todo tipo de reuniones. Son:

(1) Observancia de las Reglas:

Todas las reglas relacionadas con las reuniones deben ser estrictamente observadas. La validez de una reunión puede ser cuestionada si se viola alguna regla.

Las reglas para las reuniones son de tres tipos:

(a) Las reglas de la organización tal como se encuentran en sus Estatutos (en caso de cualquier asociación, club, organismo público, etc.) o en los Artículos de la Asociación (en el caso de una empresa).

(b) Las normas estatutarias según lo prescrito en alguna Ley, por ejemplo, la Ley de Sociedades.

Aparte de tales reglas hay costumbre y convención. A veces, las reglas se deben enmarcar en la reunión para enfrentar una situación particular. El presidente está facultado para pronunciar su "fallo" sobre algún asunto controvertido, que será vinculante para la reunión.

(2) Puntualidad:

Una reunión debe realizarse puntualmente a la hora programada.

(3) Decoro:

Decoro significa comportamiento tranquilo y civilizado de los participantes. Se dice que no solo habrá quórum (legalmente) sino también decoro (moralmente).

(4) Respetos mutuos:

Los participantes, mientras hablan, deben respetarse mutuamente a pesar de hacer comentarios críticos. Esta es una parte del decoro. No hay palabras sucias o despectivas para ser utilizado. Estas palabras se llaman "sin parlamentar", es decir, no se pueden mencionar en una reunión.

(5) Supremacía del Presidente:

Una firme creencia de que el presidente es la autoridad suprema en la reunión. Sus órdenes o fallos tienen que ser aceptados. Sin embargo, el movimiento de no confianza contra el presidente puede ser levantado.