Top 9 características del sistema de control eficaz

Este artículo arroja luz sobre las nueve características principales de un sistema de control efectivo en una Oficina. Algunas de las características son: 1. El control debe ser aceptable para los subordinados 2. El control debe ser comprensible 3. El sistema de control debe registrar las desviaciones rápidamente 4. El control debe ser económico y otros.

Característica # 1. El control debe ser aceptable para los subordinados:

Los sistemas de control que no son aceptados serán evadidos, engañados o manipulados para mostrar a la administración lo que quieren ver.

Característica # 2. El control debe ser comprensible:

Los individuos que tienen la responsabilidad de monitorear las operaciones y compararlas con los estándares establecidos deben entender claramente los sistemas de control que se están utilizando.

Característica # 3. El sistema de control debe registrar las desviaciones rápidamente:

El sistema de control debe diseñarse de tal manera que identifique rápidamente las desviaciones y envíe la señal de advertencia en las etapas iniciales de la desviación, de modo que se puedan tomar medidas correctivas para llevar a cabo las actividades requeridas por los estándares establecidos.

Característica # 4. El control debe ser económico:

No debe costar más que el valor del proceso, que debe controlarse. El costo involucrado en el desarrollo y mantenimiento de un sistema de control debe reflejar los beneficios que proporcionan.

Característica # 5. El control debe ser flexible:

A medida que cambia el entorno en el que opera la organización, el sistema de control debe ser lo suficientemente flexible como para cambiar con él. Dicha flexibilidad por sí sola puede permitir a la organización reaccionar rápidamente a los cambios o aprovechar nuevas oportunidades.

Característica # 6. El control debe estar diseñado para que coincida con la actividad en consideración:

Los datos que se recopilan para operar el sistema de control deben ser relevantes para las actividades que se propone monitorear.

Característica # 7. El control debe existir en puntos estratégicos:

El control debe centrarse solo en áreas críticas, donde cualquier desviación de los estándares establecidos justificaría acciones correctivas costosas.

Característica # 8. El control debe medir con precisión:

Si la información proporcionada a la administración por el sistema de control es inexacta, entonces una buena decisión sería una cuestión de elección. Simplemente sería un cuidado de "basura en la basura fuera".

Característica # 9. El sistema de control debe indicar acción correctiva:

Una vez que se detectan las desviaciones, el sistema de control debe ser capaz de identificar las causas de las variaciones y sugerir medios para corregirlas.