Top 3 características de un buen sistema de control
Este artículo arroja luz sobre las tres características principales de un buen sistema de control.
Buena característica del sistema de control # 1. Requisitos en cuanto al diseño del sistema de control:
Algunos de los requisitos de un buen sistema de control, en esta categoría son los siguientes:
(i) Adecuación:
Un buen sistema de control es el más adecuado (o apropiado) para las necesidades de la organización.
La importancia de la noción de la idoneidad del sistema de control podría destacarse con referencia a los siguientes aspectos de la discusión:
(1) Un sistema de control que sea apropiado para una empresa industrial; podría no ser adecuado para un comercial.
(2) Un sistema de control que sea apropiado para una organización a gran escala; podría ser totalmente inadecuado para una pequeña empresa.
(3) Un sistema de control que sea apropiado para los niveles superiores de gestión de una organización; Puede que no cumpla con los requisitos de control en niveles más bajos de administración, en la misma organización.
Por lo tanto, un sistema de control debe diseñarse teniendo en cuenta la naturaleza de la empresa, la escala de las operaciones y el nivel de gestión para obtener los resultados deseados.
(ii) la objetividad:
Un buen sistema de control debe ser objetivo, es decir, debe basarse en los métodos científicos de análisis y estar libre de los prejuicios, opiniones y valores de los gerentes; En lo que respecta al establecimiento de estándares de rendimiento y la comparación del rendimiento real con los estándares.
(iii) Expresión numérica:
Un buen sistema de control debe ser, en la medida de lo posible, expresado numéricamente, para facilitar su comunicación e implementación. Incluso los aspectos cualitativos de la gestión deben cuantificarse "razonablemente" para dar significado y precisión a los aspectos del control; que de otra manera son difíciles de medir y controlar.
(iv) Basado en objetivos, políticas y estrategias empresariales:
Un buen sistema de control debe basarse en los objetivos, políticas y estrategias fundamentales de la empresa; de modo que el funcionamiento del sistema haga una contribución sustancial al logro de los objetivos de la empresa.
(v) Económico:
Un buen sistema de control es aquel que es económico en su diseño e implementación. Debe ser una inversión que valga la pena de los valiosos recursos de la organización. Aplicando la 'fórmula de costo-beneficio' habitual al funcionamiento del sistema de control, un buen sistema de control es aquel cuyos beneficios superan los costos involucrados en su diseño y cumplimiento.
(vi) Simplicidad:
Un buen sistema de control debe poseer simplicidad; Como las cosas más grandes del mundo son siempre las más simples.
Un sistema de control simple es:
1. Fácil de diseñar
2. Fácil de comunicar a los operadores y
3. Fácil para los operadores entender y cumplir.
Buena característica del sistema de control n.º 2. Requisitos en cuanto a la operación (o implementación) del sistema de control:
Algunos de los requisitos de un buen sistema de control, en esta categoría son los siguientes:
(i) Indicación:
Un buen sistema de control debe ser rápido, es decir, debe informar las desviaciones rápidamente; de modo que se faciliten las medidas correctivas necesarias antes de que las cosas se muevan de mal en peor.
(ii) Basado en la responsabilidad:
Un buen sistema de control debe estar basado en la responsabilidad, en su funcionamiento. Debe señalar la responsabilidad sobre el personal o los departamentos; quiénes y cuáles son los responsables de la aparición de desviaciones, de modo que los pasos correctivos necesarios se centren directamente en ellos, sin involucrar elementos inocentes.
(iii) Control puntual estratégico y excepcional:
Un buen sistema de control debe ser tanto estratégico como excepcional. Como sistema de control estratégico, debe concentrarse en áreas clave del funcionamiento de la empresa, donde el control es una necesidad; e ignorar aspectos insignificantes de la vida operativa.
Todos los aspectos de desempeño de Tom, Dick y Harry, es decir, todos y cada uno de los aspectos no necesitan y no deben ser controlados; ya que simplemente implica una pérdida de tiempo, dinero y esfuerzos y produce resultados insignificantes.
Un sistema estratégico o crítico podría ser comparado con la señal de luz roja publicada en un cruce de carreteras; lo que hace que el tráfico se detenga por un tiempo en el punto crítico de cruce para evitar la desafortunada posibilidad de accidentes; pero, de lo contrario, permite que el tráfico se mueva suavemente sin interrupciones en la carretera, después de haber pasado por el cruce.
Además, como un sistema de control excepcional, debe tener en cuenta el tamaño de las desviaciones. Las desviaciones considerables requieren un control estricto y medidas correctivas inmediatas; mientras que se deben tolerar desviaciones menores o nominales, en la causa normal del funcionamiento de la empresa.
Sistema de control bueno Característica # 3. Ciertos requisitos adicionales deseables:
Algunos requisitos adicionales deseables de un buen sistema de control son los siguientes:
(i) Flexibilidad:
Un buen sistema de control debe ser flexible, para conservar su validez a pesar de las circunstancias cambiantes.
La flexibilidad, en un sistema de control, se podría infundir a través de una disposición para estándares de rendimiento alternativos: cada alternativa es válida, bajo un conjunto diferente de circunstancias supuestas.
(ii) Mirando hacia adelante:
Un buen sistema de control debe mirar hacia el futuro. Debe anticiparse a las desviaciones y emprender medidas preventivas correctivas, antes de que se produzcan realmente las desviaciones.
(iii) Sistema de autocontrol:
Un sistema de control ideal es aquel que no se impone a los demás; más bien, las personas prefieren ser reguladas por él sobre la base de la noción de "autocontrol". Se facilita un sistema de autocontrol; cuando los estándares de desempeño se acuerdan conjuntamente entre superiores y subordinados, a través del proceso de establecimiento mutuo de objetivos.
Bajo tal escenario, las personas se sienten más inclinadas a alcanzar los estándares que no se les han impuesto; pero que se han fijado para sí mismos. Tal sistema de control es a la vez una forma de trabajo organizativo; y como instrumento para motivar a los subordinados hacia su mejor desempeño.
