Funciones importantes de una empresa comercial típica (7352 palabras)
Algunas de las categorías importantes según las cuales las funciones de una empresa comercial típica pueden clasificarse en términos generales son las siguientes:
Las empresas comerciales desarrollan y utilizan sistemas de información empresarial para satisfacer sus necesidades de información. Las necesidades de información de una empresa comercial están determinadas principalmente por (a) la naturaleza de las funciones o actividades comerciales, y (b) el proceso de toma de decisiones gerenciales seguido por los gerentes comerciales.
Por lo tanto, es imperativo comprender las necesidades de información de las empresas con respecto a diversas funciones o actividades comerciales y el proceso de toma de decisiones gerenciales en boga, en una empresa determinada. Las funciones o actividades de negocios y el proceso de toma de decisiones gerenciales varían de una empresa a otra, por lo que la información necesitaría.
Las funciones de una empresa comercial típica pueden clasificarse en general en las siguientes categorías:
1. Función de marketing,
2. Función de finanzas,
3. Función de producción,
4. Función de gestión de recursos humanos.
5. Función de la información.
Las necesidades de información de una empresa comercial pueden, por lo tanto, identificarse bajo estas amplias áreas funcionales. Sin embargo, desde el principio es esencial señalar que las realidades actuales del mercado sugieren que el foco de todas las funciones comerciales debe ser el cliente, la razón de ser de cualquier negocio.
Cada una de las funciones del negocio debe, por lo tanto, apuntar a objetivos tales como reducir costos, racionalizar procesos, mantener buenas relaciones con los clientes, reducir los tiempos de ciclo, mantener un alto grado de control de calidad, personalizar productos y servicios, atender a nichos de mercado, etc.
Para alcanzar estos objetivos, un gerente necesita información, servicios y redes que le permitan concentrarse en los clientes. A continuación se analiza la información, los servicios y las redes más importantes, con especial referencia a cada una de las funciones del negocio.
1. Función de marketing y necesidades de información:
El marketing, aunque es una parte esencial del negocio, recibe la menor atención de los diseñadores de los sistemas de información. La productividad de la función de marketing depende, en parte, de la dinámica de las fuerzas del mercado y del sistema de información del mercado.
Debido a que los beneficios de la TI en las funciones de marketing son principalmente intangibles y se hace muy difícil separar el impacto del sistema de información de la dinámica de las fuerzas del mercado, a menudo se observa que los gerentes de marketing no pueden ofrecer la justificación deseada para la inversión en el mercado. Esa infraestructura.
Las condiciones cambiantes del mercado y el contacto personal de los ejecutivos de mercadeo hacen que confíen más en los factores cualitativos que en los factores cuantitativos en la toma de decisiones. Como resultado, sus expectativas de la infraestructura de TI son bajas.
Parte de la información cuantitativa es proporcionada a los ejecutivos de marketing por otros departamentos como finanzas y producción. Esta es otra razón por la que los departamentos de marketing no obtienen lo debido de la infraestructura de TI.
La cambiante dinámica del mercado ha hecho que el contacto personal con los compradores potenciales sea inadecuado. Con la creciente competencia, la personalización de los productos y el servicio postventa son cada vez más importantes. Se espera que el departamento de marketing proporcione información sobre el diseño del producto y los requisitos de producción.
Ahora se supone que el departamento de marketing debe proporcionar la información sobre el plomo a otros departamentos. Los roles en este sentido se están invirtiendo. Los ejecutivos de marketing también han comenzado a sentir la falta de información y se está produciendo un cambio gradual en su enfoque hacia la infraestructura de TI. Ahora sienten que la infraestructura de TI puede ayudarlos en casi todas las actividades de marketing.
Necesidades de información de la función de marketing :
Las necesidades de información de un departamento de marketing típico incluirían:
1. Información de contacto y promoción del cliente.
2. Información de ventas,
3. Información de investigación de mercado,
4. Información de planificación, evaluación y desarrollo de productos,
5. Información de precios, y
6. Información de control presupuestario.
Una infraestructura de TI efectiva debe apuntar a satisfacer todas estas necesidades de información del departamento de marketing.
Contacto y promoción del cliente:
Establecer contactos con los clientes potenciales es el primer paso en el proceso de comercialización. Las dos formas más comunes de establecer contacto con los clientes son la publicidad y la venta personal.
Durante mucho tiempo, la TI casi no tuvo ningún papel que desempeñar en esta actividad principal del departamento de marketing. Sin embargo, con la convergencia de la tecnología de comunicación con la TI, es posible contactar a los clientes a través de la infraestructura de TI.
El contacto con el cliente debe establecerse y mantenerse durante todo el proceso de compra por parte del cliente. Tradicionalmente, cinco etapas amplias han sido reconocidas en el proceso de compra; Cada etapa termina con el evento de lograr el objetivo de marketing. Estas etapas son:
1. Reconociendo la necesidad de un producto,
2. Adquisición de información sobre disponibilidad.
3. Desarrollo de especificación del producto,
4. Comprando el producto,
5. Revisión posterior a la compra.
El esfuerzo de marketing tiene como objetivo ayudar al cliente potencial durante estas etapas. Esto se hace estableciendo contacto con el cliente potencial a través de publicidad y ventas personales.
La publicidad, en general, se enfoca en las dos primeras etapas, mientras que los esfuerzos de venta personal ayudan a los clientes potenciales en la tercera etapa. La adquisición de pedidos, el procesamiento de pedidos y la recolección de pagos completan el proceso de compra y los servicios al cliente se hacen cargo de la última etapa. Sin embargo, la efectividad relativa de la publicidad y la venta personal es diferente en las distintas etapas del proceso de compra de diferentes productos.
Papel de la TI en el proceso de compra:
La TI puede permitir que una empresa comercial establezca y mantenga contacto con el cliente potencial durante todo el proceso de compra. Esto se hace estableciendo contacto electrónico con el cliente mediante quioscos electrónicos en sitios seleccionados que suelen visitar los clientes potenciales y sitios web en Internet. Los quioscos electrónicos son máquinas multimedia diseñadas para que sean fáciles de usar e interactivas en el proceso de entrega de información a los usuarios externos, como clientes, inversores, etc.
Su popularidad está aumentando no solo en las industrias ricas en información como la banca y los servicios financieros, sino también en la venta de películas y otros productos de negocios. El uso de Internet como una herramienta para llegar a los clientes también ha tenido éxito.
El comercio en Internet está creciendo a una tasa muy alta y es probable que esté cerca de los $ 2000 mil millones para el año 2000 AD. Las empresas comerciales disfrutarán de las siguientes ventajas al utilizar los quioscos electrónicos e Internet para el contacto y la promoción de los clientes:
(a) Servicio de ventanilla única:
Con el uso de TI, es posible establecer contacto electrónico con el cliente potencial. Los quioscos electrónicos y los sitios web en Internet ofrecen un servicio de ventanilla única a clientes potenciales en diferentes etapas del proceso de compra. Esto ayuda a acelerar el progreso de los clientes en el proceso de compra.
(b) Interactivo y privado:
El contacto electrónico con el cliente potencial podría ser bastante interactivo. Un buen sitio web es altamente interactivo y permite a los clientes no solo definir los requisitos del producto de una manera más interactiva, sino que también garantiza que la interacción se mantenga privada.
Como resultado, puntúa sobre el esfuerzo de venta personal. Muchas veces, un cliente potencial no desea ser identificado y no le gusta que otros a su alrededor sepan que está explorando las posibilidades de comprar un producto en particular, al menos en las etapas iniciales. Esto es bastante común en el caso de clientes individuales e incluso en el caso de algunos inversores corporativos e institucionales que compran artículos de alto valor o de uso personal. En el caso del esfuerzo de venta personal, se pierde la privacidad del trabajo exploratorio, en una u otra etapa.
(c) Respuesta inmediata:
En el caso de ventas personales, la comodidad tanto del comprador potencial como del representante de ventas debe sincronizarse. En caso de contacto electrónico, no es un problema en absoluto; La interacción es posible las 24 horas del día en todos los 365 días. El sitio web interactivo ayuda al cliente a determinar qué detalles se requieren y proporciona los detalles del producto en la secuencia y la velocidad regulada por el cliente.
Por lo tanto, es más efectivo que la venta personal, particularmente cuando la interacción entre el comprador y el vendedor juega un papel importante en el esfuerzo de venta. En el caso del producto financiero, los inversionistas serios buscan gran cantidad de detalles relacionados con el producto y el perfil de la compañía y una interacción más frecuente satisface las necesidades de información. Esto ayuda mucho a convertir una consulta en una venta.
(d) Medio económico publicitario:
La web es un medio de publicidad económico. Un buen sitio web cuesta solo una fracción de cualquier otro medio popular de publicidad de difusión disponible. Es más efectivo en términos de llamar la atención de los clientes potenciales.
El Banco de Desarrollo Industrial de la India (IDBI) envió más de 50, 000 correos, gastando Rs. 6 lac solicitar la respuesta por sus Rs. Emisión de bonos de 1000 millones de rupias.
La respuesta fue despreciable. En cambio, el sitio web para el problema, costando Rs. 50, 000 generaron 10, 000 a 15, 000 visitas cada semana. Un hardware de kiosco electrónico costaría en cualquier lugar cerca de Rs 2 lac y un buen software puede costar entre Rs 4 a 6 Lac. Los costos de mantenimiento también son muy bajos en comparación con otros medios publicitarios con un potencial de exposición similar.
(e) Alcance global:
Quizás, una de las razones más importantes para aumentar la popularidad de la web como medio publicitario es que ofrece una cobertura geográfica muy amplia. Casi tres cuartos de los 40 millones de usuarios de Internet son de los Estados Unidos y Europa. Ningún otro medio publicitario ofrece una cobertura geográfica tan amplia a un costo tan bajo. Por eso, los contenidos de los sitios web están diseñados con orientación global.
(f) Medible:
El impacto del contacto electrónico es mucho más mensurable en términos de cantidad y profundidad de exposición a clientes potenciales que cualquier otra forma de publicidad. La retroalimentación con respecto a la efectividad de un sitio web es rápida.
Los paquetes de software utilizados para este fin no solo registran el número de visitas en el sitio, sino que también guardan información sobre la seriedad de la visita, las secciones del sitio que más llamaron la atención de los usuarios de las instalaciones.
Analizan toda la información casi en tiempo real. Estos paquetes de software también proporcionan la información necesaria requerida para la revisión del diseño y otros factores. Además, las modificaciones en la interfaz de usuario de la instalación pueden efectuarse muy rápidamente. Por lo tanto, minimiza el lapso de tiempo entre la decisión de cambiar y efectuar el cambio.
El impacto de la TI en el contacto con el cliente puede ser profundo incluso en el caso de medios de comunicación no electrónicos con los clientes. No hay escasez de historias de éxito con respecto a la mejora en la tasa de respuesta del correo directo selectivo cuando es asistido por el software apropiado.
Dicho software analizaría el perfil del producto y coincidiría con el perfil de necesidad del cliente para determinar si valdría la pena enviar un anuncio por correo para el producto a un cliente potencial. La TI puede ayudar mucho a ahorrar en aumentar el costo del envío de correos a clientes potenciales.
Para dar un ejemplo de la creciente popularidad del software que ayuda a mejorar la tasa de respuesta de envío de correo, el sistema Gold Mine realiza un seguimiento de los correos y supervisa los resultados de las campañas de marketing. Ayuda a los usuarios a apuntar que deben recibir los correos y recibir invitaciones a los seminarios de la compañía.
También ayuda a entregar correspondencia con clientes potenciales y satisfacer las consultas comunes de ellos. Además de esto, TI puede mejorar dramáticamente la efectividad de los esfuerzos promocionales al generar y analizar información, como ofertas de descuentos estacionales, planes de regalos, exhibiciones especiales, concursos y concursos, etc. El impacto de tales actividades promocionales puede ser mucho más medible que Es posible sin una infraestructura de TI adecuada.
Las últimas, pero no menos importantes, las técnicas de promoción de ventas de TI normalmente ayudan en la venta directa. La venta directa es menos costosa porque se dirige únicamente a los compradores potenciales. Estas opciones de promoción son más útiles en situaciones donde los clientes desean conocer más detalles de los productos antes de comprar.
Informacion sobre ventas:
Una vez que se establece el contacto con el cliente potencial con o sin la ayuda de TI, la información sobre la actividad de marketing debe fluir para convertir el contacto en un beneficio adicional y la satisfacción del cliente.
Este proceso puede ser ayudado en gran medida por una infraestructura de TI efectiva. Un sistema de información de ventas generalmente ofrecería información sobre tres actividades básicas en cualquier departamento de ventas, a saber, soporte de ventas, análisis de ventas y análisis de clientes.
Soporte de ventas:
El soporte de ventas incluiría información relacionada con la generación de clientes potenciales para clientes potenciales, seguimiento de pedidos y seguimiento y procesamiento de pedidos de ventas. Estas actividades son fundamentales para generar ventas y cualquier pérdida en cualquier etapa debido a la falta de comunicación entre el cliente y el departamento de ventas puede resultar en la pérdida de ventas.
Los modernos sistemas de soporte de ventas ayudan al personal de ventas a mantener un contacto informado con el cliente y agilizar el proceso de compra por parte del cliente antes de que recurra a las apelaciones de ventas de los productos de la competencia.
Estos sistemas de información también ayudan a mantener un contacto regular con la infraestructura de soporte de ventas de la empresa y generan información sobre el nivel de servicio mantenido por la infraestructura.
Por lo tanto, el sistema de información de soporte de ventas actúa como un enlace entre el cliente y la infraestructura de soporte al cliente. Mantiene informadas a ambas partes sobre el progreso de las distintas etapas del proceso de compra.
Análisis de ventas:
El análisis de ventas generalmente se enfoca en dos elementos básicos, a saber, el producto y el territorio de ventas. El análisis de ventas requiere información sobre estos elementos. De hecho, el registro de transacciones de ventas es una fuente importante de información sobre estos elementos.
La TI puede ser de gran ayuda para utilizar la información con estas orientaciones diferentes. El monitoreo de las tendencias en la rentabilidad del producto, la demanda y el ciclo de vida es muy conveniente con una infraestructura de TI adecuada. La identificación de elementos de movimiento rápido y de movimiento lento es más fácil con el sistema de control de inventario automatizado.
Casi el mismo banco de datos también puede ser útil para rastrear las tendencias en los hábitos de compra de varios tipos de clientes. El análisis inteligente del vendedor y el territorio es de gran ayuda para identificar las fortalezas y debilidades del esfuerzo de marketing, así como las peculiaridades de las diferencias geográficas. La mayoría de la información requerida para el análisis de ventas es interna y un gerente de marketing puede obtener esta información de la infraestructura de TI.
Análisis del cliente:
Con más y más vendedores persiguiendo un número limitado de compradores, el análisis del cliente ha adquirido nuevas dimensiones. Ahora ha pasado del análisis general de hábitos de compra a prestar atención al análisis de necesidades individuales y la personalización de productos y servicios. Esto ayuda a retener a los clientes al minimizar las posibilidades de que los clientes busquen otras fuentes para satisfacer sus necesidades.
No se puede pasar por alto el papel del análisis separado con respecto a los compradores pequeños y grandes. El análisis del cliente requiere mucha información tanto interna como externa. El volumen de información interna en dicho análisis es muy alto y la infraestructura de TI adecuada solo puede permitir que un administrador organice y analice dicha información.
Investigación de mercado:
La investigación de mercado se ocupa principalmente de determinar el tamaño del mercado para cada uno de los productos en los que la empresa está interesada y de mantener una estrecha vigilancia sobre las fortalezas, debilidades y estrategias de los competidores en el mercado.
La investigación de mercado requiere mucha información tanto de fuentes internas como externas. El análisis de riesgo requiere información de mercado y herramientas de análisis, como la teoría de la probabilidad, la teoría de la decisión y el modelado matemático. La infraestructura de TI se puede utilizar de manera efectiva para recopilar la información requerida y para la aplicación de herramientas de análisis.
De hecho, la vigilancia regular del mercado es factible hoy en día con un mercado vasto y geográficamente disperso solo con la ayuda de TI. Uno de los principales ejecutivos de mercadotecnia admitió haberse sorprendido de que la mayoría de los vendedores de la compañía estuvieran al tanto de ciertos movimientos de los competidores, pero la información no pudo llegar a los gerentes de mercadotecnia simplemente porque "todos pensaron que todos los demás lo saben". eso.' Un elemento simple de la infraestructura de TI, como el correo electrónico o la intranet, podría haber evitado este tipo de falta de información.
Pronóstico de ventas:
El pronóstico de ventas es la entrada de información básica para una planificación comercial efectiva. Las estrategias de promoción de ventas, los requisitos financieros, los planes de producción, el tamaño de los pedidos, etc. dependen en gran medida del pronóstico de ventas.
Las previsiones de ventas son necesarias para diferentes períodos de planificación. Un gerente puede necesitar pronósticos de ventas semanales, mensuales, trimestrales y anuales. También se requieren previsiones de ventas de medio a largo plazo para la planificación estratégica de la empresa comercial.
Históricamente, las previsiones de ventas se han realizado mediante el análisis de las tendencias en las ventas durante un período de tiempo. Sin embargo, la dinámica del nuevo entorno de mercado encuentra que el desempeño de ventas pasadas es inadecuado para este propósito.
En muchos casos, el análisis de redes neuronales y el uso de la lógica difusa ofrecen un pronóstico más confiable que los ofrecidos por el análisis tradicional de series de tiempo. El uso de técnicas tan avanzadas para pronosticar ventas requiere la disponibilidad de la infraestructura de TI adecuada.
Desarrollo de productos:
La diferenciación de productos se está convirtiendo en el elemento clave en las estrategias de marketing de las corporaciones modernas. La investigación de mercado, el análisis de ventas y otra información relacionada pueden utilizarse para comprender las características del producto que serían más atractivas para los clientes potenciales. El desarrollo de nuevos productos tenía que ser una actividad regular de cualquier empresa dinámica.
Con la disponibilidad de software para diseño, simulación y creación de prototipos, ahora es mucho más fácil desarrollar nuevos productos y diferenciarlos de otros productos de la competencia. De hecho, la tecnología de la información en sí misma es muy útil para construir barreras estratégicas en el mercado contra la competencia.
La infraestructura de TI actual ofrece información sobre el perfil de riesgo, estructuras de costos, estimaciones de ingresos, ciclos de vida del producto, etc. de los productos propuestos. Esto permite al gerente de marketing tomar una decisión informada sobre la diferenciación de productos y el lanzamiento de nuevos productos en el mercado.
Información de precio:
El precio es una de las decisiones más importantes que toma un gerente de marketing. El proceso de toma de decisiones sobre precios es muy complejo, ya que un gran número de departamentos están involucrados en el proceso de decisión.
Esta decisión está influenciada por muchos factores internos y externos y, por lo tanto, requiere información sobre los costos, la estructura de precios de los competidores, el precio de los productos de la competencia y la política general de precios de la empresa. Toda la gama de información se puede recopilar, analizar e intercambiar con la ayuda de la infraestructura de TI.
Información de control presupuestario:
Es esencial garantizar que los gastos de generación y soporte de ventas se mantengan dentro de los niveles planificados. Con la reducción de los márgenes en la mayoría de las industrias, el control de costos o gastos en el departamento de marketing será crucial para el éxito de cualquier empresa comercial. Como cada esfuerzo del mercado aporta beneficios tangibles para lograr los objetivos de marketing, es probable que los costos de marketing excedan los niveles planificados.
La TI se puede usar para monitorear dichos costos y ejercer control sobre los costos a través de informes regulares de información con respecto al gasto presupuestado y real. Esto requeriría información sobre los gastos y presupuestos reales que son flexibles, ya que las ventas reales pueden estar muy lejos de las ventas planificadas.
La infraestructura de TI puede ser de gran ayuda para ejercer el control presupuestario sobre el costo de marketing y reducir el riesgo de exceso de entusiasmo del personal de marketing.
Por lo tanto, los gerentes de marketing necesitan grandes volúmenes de información junto con herramientas de análisis de datos. La infraestructura de TI moderna debe estar equipada para satisfacer las necesidades de información de los gerentes de marketing, de modo que la empresa pueda sobrevivir a la amenaza de la competencia que se cierne sobre la cabeza de dichos ejecutivos todo el tiempo.
2. Función financiera y necesidades de información:
Las finanzas son la línea de vida de cada negocio. El papel del gerente de finanzas ha sufrido un cambio radical en las últimas dos décadas. El rol tradicional de un gerente de finanzas involucró actividades relacionadas con la preparación de informes financieros sobre el desempeño de la empresa y su posición financiera junto con el aumento de fondos para satisfacer las necesidades de la empresa.
Como resultado, los contadores se consideraron los más adecuados para el puesto de gerente de finanzas. Sin embargo, el gerente de finanzas de hoy está preocupado por la cantidad total de capital empleado en la empresa, la asignación de fondos para diversas actividades y la medición del resultado de estas actividades a la luz de los objetivos comunes de la empresa.
Esto implica decisiones de inversión, decisiones de financiamiento, decisiones de dividendos, administración de cartera, administración de activos, etc. Además, la administración financiera tiene la responsabilidad de mantener registros contables adecuados con respecto al desempeño de varios componentes de la empresa con el propósito de informar a una variedad de usuarios de La información contable.
Por lo tanto, el gerente de finanzas realiza funciones que conducen a la liquidez, la rentabilidad y la gestión adecuada de los activos. Las actividades de un gerente de finanzas, por lo tanto, caen en los siguientes dominios principales:
yo. Contabilidad principal,
ii. Planificación Financiera y Presupuestación,
iii. Gestión de activos y pasivos,
iv. Análisis de rentabilidad,
v. Gestión de efectivo y flujos de fondos,
vi. Evaluación de Fondos e Inversiones,
vii Análisis de costos,
viii. Informes de responsabilidad y rentabilidad.
Los requisitos de información de un gerente de finanzas con respecto a cada una de las áreas de actividad anteriores se analizan en las siguientes secciones.
Información contable del libro mayor general:
La primera aplicación de TI en los departamentos de finanzas comenzó y aún comienza con la automatización de los procedimientos de contabilidad del libro mayor. Las infraestructuras de TI están bastante desarrolladas en empresas bien gestionadas con respecto a la automatización de la facturación, la contabilidad de deudores, la contabilidad de inventario, la contabilidad de nómina, la contabilidad de activos y otras operaciones relacionadas.
El aumento en el uso de la infraestructura de TI para estas actividades no solo ha mejorado los niveles de precisión, sino también la rapidez en la disponibilidad de información actualizada, lo que se traduce en un mayor grado de confiabilidad y un mejor cumplimiento de las obligaciones legales y de otra índole del gerente de finanzas.
Otro beneficio tangible importante del uso de TI en la contabilidad del libro mayor general es la reducción de los costos de mano de obra y el espacio para el almacenamiento de información contable. También ha asegurado el acceso fácil a grandes volúmenes de información contable para un análisis más profundo en la toma de decisiones financieras.
Los paquetes modernos de software de contabilidad financiera ahora ofrecen informes sobre análisis de relación financiera, control presupuestario, gestión de crédito, análisis de vencimientos de deudores, etc. además de los informes del libro mayor de tipo "vainilla", como el estado de cuentas por cobrar, informes de gastos, desviaciones de presupuesto Informes, estado de adquisición y disposición de activos, etc.
Planificación financiera y presupuestación:
La asignación de fondos a diversas actividades en el negocio es una de las funciones principales de un gerente de finanzas. Los presupuestos como planes financieros implican la predicción del resultado de varias estrategias comerciales y anticipar los cambios en las fuerzas del mercado que influyen en el desempeño de la empresa. Estas predicciones se hacen sobre supuestos con respecto al futuro. Los resultados de las actividades deben investigarse de manera interactiva para que se pueda seguir una acción correctiva sin pérdida de tiempo.
Una acción correctiva rápida puede ayudar a mitigar el posible daño al interés de la empresa cuando las predicciones van mal debido a suposiciones poco realistas o algoritmos defectuosos del modelo de predicción.
El uso de la infraestructura de TI ha hecho posible desarrollar presupuestos flexibles en tiempo real e investigar los resultados de las actividades para que el gerente de finanzas pueda tomar decisiones más rápidas e informadas.
La infraestructura de TI moderna también puede ayudar a un gerente de finanzas a emplear modelos de análisis de presupuesto más sofisticados para diseñar presupuestos y ejercer el control presupuestario. Estos modelos no solo tienen en cuenta los factores cuantificables, sino que también incorporan los factores de juicio que utilizan la lógica difusa y las técnicas de ingeniería del conocimiento.
La información relacionada con las actividades en la empresa puede someterse a una investigación permanente utilizando el software del agente inteligente para que las excepciones se informen automáticamente y sin falta.
Gestión de activos y pasivos:
La rentabilidad está determinada por la utilización de los recursos de una empresa. La gestión de activos es, por lo tanto, una de las responsabilidades clave de un gerente de finanzas. La infraestructura de TI puede proporcionar información a un gerente de finanzas para la administración de activos y monitorear su utilización de manera regular.
Los activos redundantes se pueden descartar, desechar o reubicar para garantizar que agreguen valor al logro de los objetivos de la empresa. La infraestructura de TI se puede utilizar para identificar activos con bajos factores de utilización y generar la información necesaria para evaluar las propuestas de contratación de activos cuando sea necesario, o explorar las posibilidades de subcontratación.
Dado que tales decisiones requieren mucha información, generalmente obtienen poca prioridad en ausencia de una infraestructura de TI adecuada. De manera similar, el gerente de finanzas puede administrar efectivamente los pasivos de la empresa si la información necesaria está disponible regularmente
Análisis de rentabilidad:
El análisis de rentabilidad es una actividad importante en el departamento de finanzas. Con el escenario de mercado que cambia rápidamente, es necesario mantener una vigilancia constante sobre la curva de rentabilidad y reorientar los procesos de negocios en consecuencia. Este análisis de rentabilidad no solo constituye la base del plan para la asignación de fondos para diversas actividades, sino que también guía al gerente de finanzas en la toma de decisiones como "continuar o dejar de fumar" y los precios.
TI ayuda al gerente de finanzas a mantener un seguimiento del ciclo de vida del producto y tomar decisiones con respecto a la combinación de productos. La infraestructura de TI moderna proporciona al gerente de finanzas la información requerida para el análisis de rentabilidad, así como las herramientas modernas de análisis de dicha información.
Los beneficios de usar la infraestructura de TI para el análisis de rentabilidad son más profundos en caso de que la empresa tenga una gran cantidad de productos y servicios para ofrecer o tenga una gran cantidad de centros de ganancias.
En tales casos, el volumen de información se vuelve demasiado grande y se dispersa para ser analizado sin la ayuda de la infraestructura de TI. Por lo tanto, las empresas diversificadas con un gran número de sucursales u oficinas de ventas encuentran que la infraestructura de TI es muy útil en el análisis de rentabilidad.
Por ejemplo, un banco de un tamaño razonable no podría entender cómo realizar un análisis de rentabilidad sin la infraestructura de TI adecuada.
Gestión de efectivo y flujo de fondos:
La gestión del flujo de efectivo y fondos siempre ha sido una preocupación de los gerentes de finanzas. A pesar de ser un área bien investigada en la gestión financiera, la mala gestión del efectivo es un fenómeno recurrente en las empresas comerciales.
Para una gestión efectiva de efectivo y fondos, es esencial contar con información sobre la demanda y la probable disponibilidad de recursos líquidos de operaciones, decisiones de inversión y decisiones de financiamiento.
Dado que la información sobre la probable demanda y la disponibilidad de efectivo y fondos de las operaciones está influenciada por la dinámica de las fuerzas del mercado y muchos otros factores, resulta muy difícil estimar con precisión la demanda y la disponibilidad de fondos para cada período del plan.
Incluso dentro del período del plan, existe la necesidad de asegurar la nivelación de recursos como se hace en el caso de la gestión del proyecto. Se requiere una gran cantidad de información sobre las actividades en el ciclo operativo para la toma de decisiones con respecto a la administración de efectivo y flujo de fondos.
Las técnicas avanzadas para modelar la administración de efectivo deben utilizarse para garantizar que haya fondos suficientes para cumplir con los requisitos. La infraestructura de TI puede ser de gran ayuda, no solo para extraer dicha información de las bases de datos, sino también para estimar la demanda y la disponibilidad de fondos de otras fuentes.
Con las empresas que se hacen multinacionales, otra dimensión que se ha agregado a la administración de efectivo se relaciona con la administración de la cartera de divisas. La infraestructura de TI puede ayudar a generar la información requerida para tales decisiones utilizando modelos más complejos de estimación y previsión.
Evaluación de fondos e inversiones:
La decisión de inversión se refiere a la selección de activos en los que se deben invertir los fondos. Esto implicaría la evaluación de propuestas alternativas, la selección de propuestas financieramente viables y la determinación de la prioridad de inversión en diferentes actividades.
El costo de los fondos o capital es el elemento básico de los criterios de selección. La información requerida para la evaluación de las propuestas se está volviendo cada vez más probabilística y la estimación se está volviendo cada vez más compleja a medida que ingresamos nuevos pastos y caminos invictos en los negocios.
La competencia feroz es mantener al gerente de finanzas alejado de los proyectos que tienen más información determinista disponible con respecto a los costos y el flujo de efectivo del proyecto.
La infraestructura de TI puede ayudar en el uso de modelos más sofisticados para estimar los costos y el flujo de efectivo, y para medir las relaciones de riesgo y rendimiento para diferentes proyectos. El uso de diferentes modelos de rentabilidad es factible con la ayuda de una infraestructura de TI adecuada.
De hecho, para propuestas de inversión más pequeñas, casi ninguna evaluación seria tiene lugar en ausencia de una infraestructura de TI adecuada.
Con la aplicación de inteligencia artificial, ahora es posible evaluar cada propuesta de inversión con rapidez y precisión casi automáticamente. Esto fomenta la implementación de presupuestos basados en cero, una técnica que tiene el potencial de evitar gastos innecesarios en actividades redundantes.
De hecho, el presupuesto de base cero se convirtió en una técnica popular solo después de que la infraestructura de TI estuviera disponible para la evaluación regular de cada propuesta de inversión, en un corto período de tiempo.
Análisis de costos:
El análisis de costos es una actividad importante que un gerente de finanzas realiza regularmente para controlar el costo y el valor del inventario. La información de costos también se utiliza como un importante aporte informativo en la decisión de fijación de precios. Como la información de costos se requiere casi en tiempo real, los sistemas de información manual para el análisis de costos no ofrecieron mucho valor a la toma de decisiones de negocios.
La infraestructura de TI moderna ofrece información actualizada sobre costos y herramientas para estudiar el comportamiento de varios elementos del costo. Esto permite al gerente de finanzas tomar decisiones más rápidas y ejercer un control efectivo sobre los costos. Con una infraestructura de TI adecuada, es posible generar información más detallada sobre el costo.
Permite a los administradores controlar incluso elementos más pequeños de costos. La generación automática de informes de variación de costos ayuda a los administradores a obtener una mejor visión de las cambiantes situaciones de negocios y tomar medidas correctivas más rápidas. Ofrece pistas para identificar oportunidades de reducción de costos y mejora la rentabilidad.
Informes de Responsabilidad y Rentabilidad:
La contabilidad de responsabilidad implica el establecimiento de objetivos de actividad a corto plazo como estándares de desempeño para diferentes unidades organizativas llamadas centros de responsabilidad. Es una técnica de control que implica monitorear el desempeño real contra los estándares, identificando los costos y factores de ingresos controlables e incontrolables, y la medición del desempeño de cada centro de responsabilidad en vista de la información así generada.
La contabilidad de responsabilidad utiliza el concepto de presupuesto flexible para medir el desempeño de diferentes unidades de la organización. It has gained much of its popularity after the availability of IT infrastructure for maintaining detailed information for its purpose and analysis of variances to establish reasons for variances from plans needed for exercising proper control. IT infrastructure can provide a platform for effective responsibility accounting and reporting of profitability of each of the organisational units separately.
The information needs of finance function can be represented with the help of Fig 3.2.
It may be noted that the manual system of accounting and reporting was also generating information for financial decision making. What the IT has done is that it has changed the framework of analysis and reporting.
It has also made use of certain sophisticated techniques of analysis of information viable even for comparatively smaller organisational units.
The reporting framework has changed from periodic statements in predefined formats to interactive reports in the desired format. The financial information is up-to-date and its availability is automatic.
The reporting approach is proactive in the sense that the predefined information needs are met without periodic requests from the user. The IT links the different accounting systems as an integrated whole and thus reduces redundancy in stored information.
Use of IT in financial management should also help to ensure consistency in data at different levels in the organisation so that the aggregation of values of all the departments match with the value given by the division, and aggregate values of divisions match with operating company consolidated values for various financial factors. Figure 3.3 highlights the need for such data consistency.
3. Production Function and Information Needs:
Production function or management is a process of managing the manufacturing resources and their efficient utilisation for catering to the needs of the customers. Traditionally, three manufacturing resources have been considered important in the manufacturing process, namely, men, materials and machines (popularly known as the three Ms).
With the increasing technology intensity of products and popularity of flexible manufacturing process, technology is now considered as a separate resource. Production management, thus, focuses on procurement, utilisation and maintenance to these resources.
Broadly speaking,, a production manager performs two basic functions:
yo. Administración de materiales
ii. Production planning and control
Materials Management:
Materials management involves activities such as materials planning, ascertaining materials requirements, inventory management, purchasing, production scheduling, allocation, distribution of materials, etc.
A production manager needs information for forecasting the materials requirements, vendor development and procurement of materials and inventory management.
All of these functions have undergone substantial changes in the last decade. With the growing competition and fast changes in technologies, materials management has become more challenging than ever before. Even in the traditional product lines, one finds plenty of scope for innovation in materials management.
The basic approach towards procurement has changed. Production managers find keeping a real time contact with the vendors a critical activity in the materials procurement. Vendor development is considered an essential responsibility for better procurement.
The minimisation of inventory levels has become critical as the rate of obsolescence is very high. IT infrastructure can help in all these activities of materials management. Modern IT infrastructure offers direct contact with vendors through computer networks.
The 'just in time' inventory management technique can be used to minimise inventory levels only under conditions of highly connected procurement environment that is provided by IT infrastructure.
Planificación y control de la producción:
Once the availability of necessary materials has been ensured, the next step in the production process would be production planning and control. The production planning focuses on scheduling of production so that the movement of all resources needed for production can take place as per the plan. The production control focuses on the product design, manufacturing process control and quality assurance.
The emerging market environment is posing multiplicity of challenges before the production managers. On the one hand, there is a pressure to reduce costs by reduction in inventory levels, substitution of raw materials, increasing productivity of man and machine.
On the other hand, there is a pressure to improve performance in terms of quality of product, customisation by offering greater variety in the product, shorten delivery time, etc. Information technology can play an important role in meeting the challenge of these pressures.
Computer Aided Designing (CAD) and Process Control Systems help the production manager in the production process, while the production information systems help him take decisions regarding production scheduling and plan procurement and movement of different production resources. With the application of artificial intelligence in manufacturing, some of the major elements of the challenge can be successfully met.
The basic advantages that IT has to offer to the production management are flexibility, control and customisation. These advantages occur due to free flow of information to and from the production process to all other organisational units assisting the production planning and manufacturing process.
The quicker flow of information not only helps in reducing the wastage, a common cause for high costs, but also adds flexibility to the production activity. These together help the organisation cater to the specific needs of the customer and target niche markets that may not be tapped by other market rivals. With help of proper IT infrastructure, it becomes feasible to take a broader view of production management and create a more interactive environment for production management.
The MRP-II software solution offers links between sales orders and work orders, advises on issues such as when to place orders for purchases and how much to order in the light of the orders received, order cancelled, inventory of materials in different stages of production, purchase orders awaiting deliveries, etc., for each type of material required.
The work orders are tracked and production schedules are revised accordingly, in case any discrepancy is noticed in the planned and actual implementation of work orders. Such information system integrates production scheduling, procurement, inventory management, process control and other such activities with financial and marketing plans of the enterprise.
The information needs of the production function can, thus, be represented with the help of Fig 3.4 as given below.
4. Human Resources Management and Information Needs:
Human resources management plays a key role in the success of any business enterprise. The relevance of this function is increasing due to the increasing knowledge intensity of jobs in business enterprise.
There is no dearth of people looking for jobs in the market, but the shortage of right type of man power has been a serious handicap in the path to successful business.
The basic functions of a human resources manager are:
yo. Planificación de la mano de obra,
ii. Selection and recruitment,
iii. Training and development,
iv. Compensation and incentives planning,
v. Performance appraisal.
With the size of enterprises growing and the increased mobility of manpower, coupled with increasing legislation regarding protection of rights of employees, there is a growing problem of shortage of human resources. Information technology has an important role to play in each of the functions mentioned above.
The data bank with regard to the existing human resources, their strengths and limitations has become an important information input for decisions regarding the manpower planning. IT can also help an enterprise to keep a track of the right people in and outside the organisation.
Career and succession planning systems help managers in identifying the surplus manpower, suggest redeployment of persons or reorganisation of activities, identify the training needs of people in the light of succession plan.
Mantener información detallada sobre la compensación a la mano de obra es una de las actividades más comunes que ofrecen beneficios tangibles para justificar la inversión en infraestructura de TI. La ventaja básica de TI en este sentido se deriva del análisis de los paquetes de compensación para diferentes clases de empleados y de la estimación del impacto potencial de cualquier decisión sobre la rentabilidad general de la empresa.
Dicha información no solo es útil en la negociación colectiva, sino también en la racionalización del paquete de compensación, a fin de minimizar los costos de recursos humanos mientras se mantiene el nivel motivacional de cada empleado en un nivel alto. Esto ayuda a retener a las personas adecuadas en la organización.
Una aplicación más reciente de la infraestructura de TI en la gestión de recursos humanos se encuentra en la actividad de desarrollo. Con la ayuda de técnicas multimedia y de simulación, ahora es posible que una empresa capacite a sus empleados para diferentes trabajos.
La introducción de agentes inteligentes en las soluciones de software hace que las personas entiendan fácilmente los procesos de negocio al analizar la información disponible en las bases de datos de la empresa.
Los sistemas expertos formalizan, almacenan y ponen a disposición la base de conocimientos de la empresa, permitiendo a los nuevos participantes la riqueza de conocimientos adquiridos por la experiencia y la experimentación de los artistas anteriores.
La evaluación del desempeño ahora es más detallada y se basa en el conjunto completo de responsabilidades que solo en base a factores selectos y fácilmente cuantificables. La tecnología de la información ha hecho que la evaluación del desempeño sea más regular, sistemática e integral.
Las herramientas modernas de evaluación del desempeño que se encuentran solo en la literatura de gestión están ganando cada vez más popularidad entre los gerentes en muchas organizaciones. Esto ha sido posible principalmente debido a la disponibilidad oportuna de información detallada sobre el desempeño de cada empleado y cada unidad de organización.
Las principales actividades de la gestión de recursos humanos que determinarían las necesidades de información se representan en la Fig. 3.5.
“Los recursos humanos (RRHH) y los sistemas de información (SI) serán la clave para el futuro de una Organización Acelerada. Al mismo tiempo, los departamentos de Recursos Humanos y SI, tal como los conocemos, estarán muertos y enterrados. ¿Cómo pueden ser verdaderas dos afirmaciones? Debido a que para ofrecer los servicios requeridos de ellos, las funciones de RH e IS tendrán que cambiar más allá del reconocimiento ”.
5. Gestión de la información como función empresarial:
La tecnología de la información ahora está siendo vista como una función de negocios separada. Se ocupa de la planificación, el desarrollo y el mantenimiento de la infraestructura de TI para satisfacer las necesidades de información de una variedad de sus usuarios dentro y fuera de la empresa.
El gerente de tecnología de la información tiene la responsabilidad de garantizar que la información necesaria se desarrolle y se ponga a disposición para su uso en el proceso de toma de decisiones en todas las funciones comerciales.
Más concretamente, realiza las siguientes actividades:
yo. Identificando las necesidades de información de la organización,
ii. Seguimiento de la tecnología de la información,
iii. Planificación de infraestructura de TI,
iv. Adquisición de recursos informáticos adecuados,
v. Garantizar la utilización adecuada y la seguridad de la infraestructura de TI.
El administrador de TI debe tener en cuenta las siguientes características del entorno de TI:
(1) La información es un recurso intangible y específico para las necesidades de empresas específicas solamente. Como casi no hay oportunidades para prestar este recurso o venderlo a otros para su pago, el costo en la generación de información es un costo irrecuperable. Sólo su utilización puede agregar valor al recurso de información.
(2) La información y su tecnología están sujetas a una alta tasa de obsolescencia.
(3) Las necesidades de información cambian rápidamente y las soluciones más rápidas son bastante gratificantes.
(4) La información es para los usuarios y su generación no es un fin en sí misma.
La función de tecnología de la información está evolucionando y las experiencias pasadas no son adecuadas para servir como guía para acciones futuras. Aprender por experimentación es, por lo tanto, bastante natural en esta función.
Integración de funciones empresariales:
El mero establecimiento de una infraestructura de TI no es una panacea para los problemas de un gerente de negocios. Es necesario utilizar la infraestructura de TI para desarrollar una cultura que promueva una mayor transparencia y el intercambio de información. La infraestructura de TI debe ayudar a integrar las funciones empresariales para lograr la "unidad" en las actividades de la organización.
Cada actividad debe dirigirse hacia el logro de los objetivos comunes establecidos para la organización en su conjunto. Los sistemas de información, por lo tanto, se están volviendo cada vez más multifuncionales y los límites organizativos de varias funciones de negocios están siendo transgredidos correctamente.
La infraestructura de TI puede desempeñar un papel vital en la reducción del tiempo del ciclo, centrarse en los clientes y garantizar un flujo continuo de información a través de diversas funciones comerciales, mejorando así la eficiencia y la eficacia del rendimiento empresarial.
Reduciendo el tiempo de ciclo:
La TI puede reducir el tiempo involucrado en el ciclo de producción, el ciclo de rotación del inventario, el ciclo de ingresos, etc. Esto se puede lograr mediante la integración del procesamiento y la racionalización de las operaciones.
Enfoque en el cliente:
Al establecer un flujo regular y continuo de comunicación con el cliente, la infraestructura de TI puede ayudar a centrarse en las necesidades del cliente y permitir que todas las funciones se adapten rápidamente a las preferencias cambiantes del cliente. El servicio al cliente, la personalización de los productos, la realineación de las instalaciones de producción en función de las necesidades del cliente son algunas de las áreas en las que TI ofrecerá resultados tangibles y rápidos.
Flujo continuo de información a través de funciones:
La infraestructura de TI debe desarrollarse de tal manera que garantice un flujo continuo de información en todas las funciones del negocio. Un campo de juego equitativo para todos los gerentes en lo que respecta al acceso a la información es un paso importante para que el gerente pueda tener una visión general de la organización en su conjunto en lugar de tener una visión miope de las funciones empresariales.
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) apuntan a lograr tal integración de las funciones de negocios y ofrecen los beneficios de la sinergia de varias funciones en el logro de los objetivos de la organización.
Las necesidades de información de las diferentes funciones de negocios difieren tanto en términos de naturaleza como de contenido. Estas necesidades deben satisfacerse teniendo en cuenta el hecho de que estas funciones se están transformando a la luz de los cambios en el escenario empresarial.
Existe la necesidad de integrar las necesidades de información de las diferentes funciones comerciales en una red de información bien unida, rica en contenido y centrada en el cliente.
Los intentos de implementar sistemas de información empresarial integrados, conocidos popularmente como sistemas de planificación de recursos empresariales, son pasos en la dirección correcta. Cabe señalar que el usuario más frecuente e importante de los sistemas de información empresarial es el gerente comercial. Por lo tanto, sus necesidades de información deben ser el foco de cualquier sistema de información empresarial.
Las necesidades de información de una empresa comercial están determinadas por las funciones comerciales que realiza. Estas funciones incluyen marketing, finanzas, producción y gestión de recursos humanos. Estas funciones han cambiado mucho en los últimos años debido a cambios en la dinámica del negocio.
Como resultado, es necesario tener una visión nueva de las necesidades de información de las diferentes funciones. Sin embargo, puede recordarse que estas funciones no son compartimientos estancos. Están vinculados entre sí. Con el creciente enfoque en las necesidades del cliente y la rentabilidad de las operaciones comerciales, los sistemas de información integrados se están volviendo más populares.
La discusión con respecto a las necesidades de información de las diferentes funciones provoca claramente el hecho de que la mayoría de las necesidades de información están destinadas principalmente a ayudar a los gerentes a realizar su trabajo de manera efectiva. Es el gerente comercial quien es responsable de dirigir los esfuerzos de la empresa hacia los objetivos de la empresa.
Durante mucho tiempo, TI ha ignorado las necesidades de información de orden superior de los gerentes y se ha centrado principalmente en la información operacional fragmentada en segmentos basados en funciones de negocios.
