Manejo de correo saliente o externo en una oficina

Lea este artículo para obtener información sobre el manejo de correo saliente o de correo saliente en una oficina.

Preparación de cartas, avisos, circulares, etc .:

Principios:

Las cartas de los diferentes departamentos pueden ser preparadas por los respectivos departamentos según el dictado u orientación del jefe del departamento. Algunos 'párrafos de formulario' pueden usarse para mantener la uniformidad de estilo. O bien, puede haber un equipo de empleados de correspondencia que prepararán las cartas sobre los lineamientos o puntos dados por los jefes de departamento correspondientes.

El secretario tiene el control general sobre los empleados de correspondencia.

Los avisos o circulares pueden ser preparados por diferentes departamentos, como el departamento de marketing para los clientes, agentes o distribuidores. Igual es el caso de las listas de precios o catálogos. Los materiales publicitarios pueden ser preparados por el departamento de publicidad, si corresponde, o la inquietud puede depender de cualquier agencia de publicidad a este respecto.

La alta dirección tendrá control sobre todos estos materiales de emisión, ya que reflejan las políticas de la organización.

Los avisos, circulares, informes, etc. deben enviarse a los miembros en caso de que la organización, ya sea comercial o no, sea una asociación. Tales cosas son preparadas por el secretario en virtud de su autoridad y conocimiento especializado. También hay reglas y formas estatutarias. Por lo tanto, se deben seguir diferentes principios con respecto a la preparación del correo dependiendo del texto del correo.

La variedad más común de correo externo es una carta. Una carta puede ser otra vez de dos tipos. O bien, es una carta original enviada por un remitente a un destinatario por su cuenta, o bien, puede ser una respuesta de un destinatario a una carta recibida por él de un remitente. En este último caso, la redacción de la carta de respuesta corresponderá a la carta recibida.

El procedimiento para preparar una carta se detalla a continuación:

(1) Dictado y proyecto:

La carta puede ser dictada por el jefe del departamento o puede indicar los lineamientos y puntos en base a los cuales el secretario de correspondencia redactará la carta. Esas cartas que involucran asuntos de políticas son dictadas por el director ejecutivo o el secretario, o incluso por personas de alto nivel, como el director general de una empresa.

Las cartas personales de personas importantes pueden ser redactadas por sus secretarios privados que tienen la competencia para hacerlo. Cuando se dicta una letra, el taquígrafo anota las notas en mano corta y luego las transcribe en mano larga en una máquina de escribir. Esto se llama un proyecto. El borrador puede ser preparado por el secretario de correspondencia directamente o por el secretario privado.

El dictado se puede dar de muchas maneras:

(a) Directamente al taquígrafo;

(b) A través de una máquina de dicta-teléfono donde se graba y luego es escuchada por el mecanógrafo para escribir;

(c) Directamente a un taquígrafo que no escribe con un lápiz en un bloc de notas pero que opera una máquina de "estenotipos".

Muy a menudo, un ejecutivo de alto nivel dicta varias letras a la vez, preferiblemente en la primera parte de las horas de oficina, y luego los estenógrafos las transcriben en serie una por una. Cuando hay una reserva estenográfica, el ejecutivo que toma el dictado llama a cualquiera de los estenógrafos disponibles en la actualidad. Puede haber estenógrafos y mecanógrafos departamentales en lugar de un grupo centralizado.

(2) Corrección y escritura final:

El borrador se presenta a la persona que lo dictó o bajo cuya dirección u orientación se ha redactado. Lo revisará y puede hacer algunas correcciones para mejorarlo. El borrador puede ser enviado a algunos otros ejecutivos para sus sugerencias, si las hay, o para adiciones. Por ejemplo, es posible que el departamento de cuentas deba agregar algunas cifras a un borrador preparado con el dictado del gerente de marketing.

Ahora, el asunto se enviará para la escritura final o la duplicación, según sea el caso. En este último caso se deberá utilizar una máquina duplicadora. Junto con la escritura final del texto de la carta, es posible que haya que escribir copias de otros documentos para adjuntarlos. Es posible que haya que escribir de dos a cinco copias según la cantidad de departamentos o personas interesadas en la carta.

Los sobres, envoltorios, etc. que se utilizarán para el envío se escribirán simultáneamente. Si se usa 'sobre de ventana' no es necesario escribir en el sobre. El sobre tiene un recorte para que se pueda ver la dirección interna escrita en la propia letra. (Sin embargo, es necesario doblar correctamente la letra). La escritura de la dirección no es necesaria si se utiliza la máquina addressograph.

(3) Firma:

Esta es una operación importante porque las cartas valiosas deben estar firmadas por personas que tienen la autoridad para firmar. El secretario tiene la autoridad para firmar cartas en nombre de la organización. Un oficial subalterno puede firmar "por" su superior si está autorizado. Las cartas de formulario son generalmente firmadas por oficiales subalternos.

Un secretario privado puede firmar en nombre de su jefe. Las cartas que tienen implicaciones legales están firmadas por personas en el nivel superior de autoridad o por el secretario que tiene el poder notarial.

Es posible que dichas cartas deban procesarse a través del Departamento Legal, si corresponde, oa través del asesor legal. El propio secretario es suficientemente competente para el propósito. El firmante firma la copia original en su totalidad y puede poner sus iniciales en la copia de la oficina o en las copias del departamento. La firma debe hacerse claramente (preferiblemente con tinta) y de forma legible.

Se acompañará con la designación del firmante. No se requiere firma en la copia duplicada del texto, pero bajo la nota de reenvío adjunta, si la copia duplicada debe enviarse a otra persona para referencia.

Si se trata de una circular o de cualquier tipo de carta que debe duplicarse y enviarse a varias personas, la carta o circular o aviso debe escribirse en un papel de plantilla y la firma se hará con un lápiz. En algunas inquietudes, hay un oficial especial o un Supervisor del Departamento de Correspondencia que revisa cada letra en su etapa final, sus iniciales y las aprueba.

(4) Referencia:

Cada letra debe tener un número de referencia que sea simbólico y funcione como un código. Desde el significado interno del código, se pueden conocer las características de una letra. Se espera que el destinatario, al responder a la carta, se refiera a este número de referencia. El departamento de referencia puede poner el número de referencia para que sea significativo.

Nuevamente, el empleado de despacho puede agregar el número de referencia en el momento de enviarlo, pero ese número no es más que el número de serie del despacho. Esto no es científico. En las grandes inquietudes, el número de referencia simbólico se agrega al momento de preparar la carta y, además, el secretario del despacho le imprime un número de envío en serie. Este es un procedimiento completo.

Despacho

Significado:

El correo debe llegar a los destinatarios correctos dentro de un tiempo razonable. El envío tiene una gran importancia debido a las siguientes razones: puede haber complicaciones comerciales o legales, pueden surgir quejas, reputación en juego, la respuesta esperada puede no darse, e incluso se debe incurrir en una pérdida financiera si hay irregularidad o inexactitud en el proceso.

Hay una Sección de Despacho central para llevar a cabo las operaciones. Se fija una "fecha límite", es decir, se fija una hora final, por ejemplo, de 4 a 15 p. M., Después de lo cual la sección no recibirá ningún correo para su publicación ese día.

El procedimiento de envío de correo se da a continuación:

(1) Clasificación:

Junto con una carta, se envían con frecuencia algunos recintos, incluidos cheques, giros, giros postales, facturas, copias de otras cartas o extractos, etc. A veces una circular consta de varias páginas ciclostiladas. Un aviso se acompaña con los informes.

Todos estos documentos relacionados se deben ensamblar o agrupar y unir mediante grapado o mediante pasadores, clips, etiquetas, etc. La clasificación debe realizarse con mucho cuidado, observando que no se pierda ninguna pieza del encerramiento o si hay páginas, son ensamblado en serie. Para la clasificación se requiere una mesa grande y una máquina grapadora. Puede usarse una máquina de clasificación.

(2) Plegado:

La siguiente operación es el plegado. Plegado de papeles es un arte. Hay que hacerlo de forma ordenada. En el caso de letras interiores, el plegado debe realizarse de acuerdo con la dirección dada. Si se usa el sobre de la ventana, entonces el plegado debe hacerse de tal manera que la dirección interna escrita sea visible.

En una gran preocupación, se utiliza una máquina de plegado que puede plegar letras a alta velocidad y de manera uniforme. Después de doblar, los papeles se insertarán dentro de los sobres, si los hay. Se pueden insertar varias letras escritas a la misma persona de diferentes departamentos.

(3) Escritura de direcciones:

En muchas oficinas, el sistema es que el encargado de despacho escribirá la dirección. No es un buen sistema. Es deseable que el mecanógrafo, mientras escribe la letra, también escriba la dirección. Pero el empleado de despacho puede usar una máquina de direcciones.

Esta máquina es útil cuando la comunicación se debe realizar con frecuencia a algunos destinatarios fijos. Por ejemplo, circulares o avisos a los miembros de una asociación, facturas eléctricas o telefónicas a los suscriptores, etc.

(4) Sellado y Estampado:

Los sobres deben ser sellados, lo que es un trabajo monótono. Las grandes oficinas utilizan máquinas de sellado para el propósito. Es posible que no se deban sellar todos los sobres. Por ejemplo, cartas enviadas por 'book post'. La siguiente operación es el sellado.

El estampado o la fijación de sellos postales es otra operación tediosa, sucia y arriesgada. Está sucio porque uno tiene que usar goma que está pegajosa. Es arriesgado porque puede haber robo de sellos postales. Un Libro de Correos se puede mantener como un Libro de Caja de Prueba.

El empleado de despacho recibe una cantidad de anticipos para comprar estampillas que debe consumir al llevar un registro de la cantidad de cartas despachadas y las estampillas correspondientes. Los sellos de diferente valor deben fijarse en correos de diferente peso y los diferentes tipos de servicios postales que se disfrutan. Por ejemplo, publicación ordinaria, publicación de libro, certificado de publicación, publicación registrada y publicación asegurada.

Es preferible que una guía postal se guarde en la oficina para una referencia rápida. Se puede utilizar una máquina de franqueo para superar todas las dificultades de la fijación manual de sellos. Pilferage puede ser totalmente comprobado por esta máquina. Todos los tipos de correo no requieren sellado, por ejemplo, cartas enviadas por mensajeros. Las entradas se realizan en el libro peon.

(5) Grabación:

Cuando todas las operaciones anteriores han terminado, el correo está realmente listo para su envío. La mayoría de las preocupaciones mantienen un 'Registro de correo externo' o 'Registro de envío' para el propósito. Se compone de varias columnas que dan detalles completos del correo exterior.

El empleado de despacho cumplimentará los detalles de cada artículo de despacho y colocará sus iniciales en la esquina izquierda del artículo despachado. A veces, se coloca un sello de goma con el nombre de la sección de despacho en el que el empleado del despacho hace las iniciales. Esto es más común en los departamentos del gobierno.

(6) Publicación:

Ahora el correo será publicado. Si el correo es: para ser enviado por messenger, entonces no es necesario publicar. El mensajero llevará los artículos y los enviará directamente a los destinatarios contra el reconocimiento firmado en el libro de peones. Esto es posible solo para la comunicación local. De lo contrario, el correo debe ser publicado.

Los artículos pueden ser dejados en el buzón. Los artículos o cartas registrados que se publicarán bajo el certificado de publicación, se deben llevar directamente a la Oficina de Correos para su registro y registro. Una oficina puede mantener una Bolsa de correos en la que se puede llevar todo el correo exterior a la Oficina de correos, varias veces al día.

Las bolsas de correos están bloqueadas y, por lo tanto, no hay posibilidad de que falte ningún artículo postal. Es posible que algunas cartas urgentes deban publicarse directamente en el compartimiento de RMS adjunto a un tren en particular. Puede haber un horario regular para una oficina que indique cuándo se enviará el correo para su publicación. 'Publicación' no se requiere bajo el sistema de servicio de mensajería.