Deberes de un secretario de la compañía en relación con las acciones

El artículo mencionado a continuación proporciona una descripción general de los deberes de un secretario de la compañía en relación con las acciones.

General:

Uno de los principales deberes de un Secretario de la Compañía es manejar los asuntos relacionados con las acciones. Una sociedad limitada por acciones tiene un capital social. Esto significa que el capital total se divide en partes iguales, cada parte se llama una acción.

Los promotores de una empresa son los primeros accionistas y luego otros accionistas se unen a la empresa mediante la compra de acciones. Una persona intencionada solicita acciones y se convierte en accionista cuando se le asignan acciones.

Cada accionista tiene derecho:

(a) Para obtener un Certificado de Acciones como evidencia de su participación accionaria y

(b) Obtener su nombre ingresado en el Registro de Miembros para que se convierta en miembro. Posteriormente, un accionista puede transferir sus acciones a otra persona para que las acciones puedan ser transmitidas a otra persona por ley.

De acuerdo con la Ley de Sociedades Anónimas, la Junta Directiva está facultada por los Artículos para decidir sobre la asignación, transferencia y transmisión de acciones. Las acciones de una compañía pública son transferibles libremente, mientras que las acciones de una compañía privada son transferibles bajo las restricciones que se mencionan en los Estatutos de la compañía.

Una empresa en sus Estatutos establece el procedimiento de asignación, transferencia y transmisión de acciones. La tabla A proporciona un procedimiento modelo. El Secretario de la Compañía, que conoce el procedimiento, ayuda al Consejo de Administración en el proceso de adjudicación, transferencia y transmisión de acciones.

Asignación:

Una persona que pretenda comprar acciones de una compañía tiene que presentar una solicitud por escrito en la forma prescrita suministrada por la compañía, junto con el dinero de la solicitud que cubra el valor total de las acciones o en parte o junto con la prima si así lo desea la compañía, en En el caso de una empresa pública de amplia participación, se adjunta al Folleto un formulario de solicitud de participación.

El término 'adjudicación' significa la aceptación de la solicitud de participación por parte de la Junta Directiva mediante la aprobación de una resolución en una reunión de la Junta. La Ley de Sociedades establece disposiciones para la asignación de acciones.

Hay tres situaciones diferentes en las que tiene lugar la adjudicación y el Secretario de la empresa tiene que actuar en consecuencia. (I) Cuando se promueve una nueva compañía y se emiten u ofrecen acciones para su venta en el momento en que se reciben las solicitudes junto con el dinero de la solicitud, el Secretario de la Compañía debe hacer lo siguiente:

(a) Para hacer un registro cronológico (es decir, de fecha y hora) de las solicitudes y enviar el dinero a un banco programado.

(b) Ayudar a la Junta Directiva en el acto de adjudicación. Si las solicitudes de acciones se reciben menos que la cantidad de acciones ofrecidas para la venta, entonces no hay problema y todos los solicitantes obtendrán las acciones asignadas a ellas. Pero el problema surge cuando más aplicaciones han llegado.

Luego, el Secretario hará, en nombre de la Junta Directiva, una adjudicación que puede llevarse a cabo según cualquiera de los tres métodos siguientes, como se menciona en los Estatutos de la empresa: Son los siguientes:

(i) Base de Prioridad:

Las acciones se asignarán a aquellos solicitantes que hayan solicitado acciones primero, de acuerdo con el orden cronológico registrado,

(ii) Base Pro-Rata:

No siempre es justificable que las acciones se asignen de manera prioritaria. Y así, la asignación se hace sobre una base prorrateada. Supongamos que se han recibido solicitudes por el doble del número de acciones ofrecidas para la venta. Luego, cada solicitante obtendrá la mitad de las acciones solicitadas por él y las acciones se asignarán en consecuencia y la mitad restante será rechazada.

(iii) Base de Lotería:

Las solicitudes se extraen al azar del número total de aplicaciones que se mezclan completamente, dichos dibujos continuarán hasta que se asignen todas las acciones disponibles y se rechacen las solicitudes restantes. De los tres sistemas, el segundo es el mejor.

Cabe señalar que la asignación de acciones no se puede realizar:

(i) Antes de que se reciba la Suscripción mínima en el caso de una compañía pública de amplia participación (Sec. 69) y

(ii) A menos que antes de al menos tres días se haya presentado una Declaración en lugar del Folleto (que muestre la lista de adjudicaciones) ante el Registrador de Sociedades en el caso de una empresa pública cercana (Sec. 70).

(c) En la instancia de la Junta Directiva, el Secretario de la Compañía (i) emitirá Cartas de Asignación a todos los solicitantes a quienes se hayan asignado acciones pidiéndoles que paguen la asignación dentro de un plazo estipulado o (ii) emitan Cartas de arrepentimiento a aquellos solicitantes de acciones cuyas solicitudes hayan sido rechazadas. Junto con las cartas de arrepentimiento, los cheques se enviarán como reembolso del dinero de las solicitudes.

(d) Dentro de los 3 meses posteriores a la fecha de la asignación de acciones, certificados de acciones (véanse los artículos 84, 113) que contienen los nombres de los accionistas, el número y el valor de las acciones, el número de serie del certificado, la fecha de emisión, el sello común. de la compañía y las firmas de al menos dos Directores y del Secretario mismo, si corresponde, se prepararán para la entrega y los nombres de los accionistas con todos los demás detalles se ingresarán en el Registro de Miembros (Sec. 150).

Cada compañía debe mantener un Registro de Miembros, con índice de nombres alfabéticos, que tiene alrededor de 20 columnas que muestran el nombre y la descripción de cada miembro, no. de acciones mantenidas, fecha de pago del dinero, registro de transferencia de acciones, si corresponde, etc.

Se debe mantener un registro separado para los accionistas en países extranjeros. El Secretario de la Sociedad preparará y mantendrá el Registro de Miembros. El nombre del accionista no se ingresará en el Registro de Miembros si se le emite un warrant de acciones en lugar de un certificado de acciones.

(e) El Secretario de la Compañía, como funcionario de la compañía y responsable en el proceso, será personalmente responsable y punible si hay una asignación irregular de acciones.

La asignación irregular se lleva a cabo de muchas maneras:

(i) Si la adjudicación se realiza antes de enviar una Declaración en lugar del Folleto informativo al Registrador en caso de una compañía pública de propiedad limitada.

(ii) Si se realiza una asignación, en el caso de una empresa pública de amplia participación, antes de que se levante la suscripción mínima. O

(iii) Antes del quinto día a partir de la fecha de emisión del Folleto al público, mientras se cuentan los días festivos, no se contabilizarán.

(f) Una vez finalizada la adjudicación, el Secretario de la Compañía deberá presentar, dentro de los 30 días posteriores a la adjudicación, un Retorno de las adjudicaciones al Registro de Sociedades (Sec. 75).

(2) Cuando una compañía existente emite derechos compartidos:

Si una empresa existente, después de dos años desde su creación o después de un año desde la fecha de la primera asignación de acciones, desea obtener capital nuevo ofreciendo a la venta nuevas acciones de las acciones aún no emitidas, primero debe ofrecer las acciones. a los accionistas existentes en forma proporcional (Sec. 81.)

Tales acciones se denominan Derechos de Acciones,

(a) El Secretario de la Compañía tiene que enviar cartas a todos los accionistas que hacen la oferta y esperan respuesta dentro de los 15 días,

(b) Algunos de los accionistas pueden enviar cartas de aceptación, mientras que otros pueden enviar cartas de renuncia. Significa que algunos accionistas aceptan la oferta, mientras que otros la rechazan o renuncian. Quienes estén de acuerdo tienen que pagar por las acciones. En consecuencia, el Secretario de la Compañía tiene que tomar medidas para la asignación de acciones al anterior grupo de accionistas y para hacer arreglos para la emisión de acciones rechazadas al público externo.

(3) Cuando una compañía existente emite acciones de bonificación:

Los miembros de una compañía al aprobar una resolución pueden convertir las reservas de la compañía en capital social dividido en acciones. Dichas acciones se denominan Acciones de Bonificación. Dichas acciones se ofrecen a los accionistas existentes en forma proporcional a sus accionistas.

Los accionistas no tienen que pagar nada por tales acciones ni pueden renunciar a tales acciones. Es deber del Secretario de la Compañía enviar los avisos necesarios a todos los accionistas y hacer los cambios necesarios en el Registro de Miembros. Se emitirán certificados de acciones nuevas para las acciones adicionales.

Transferir:

Es un derecho inherente de un accionista transferir sus acciones a otra persona libremente en el caso de una compañía pública y bajo restricciones en el caso de una compañía privada según lo dispuesto en sus Estatutos. La Ley de Sociedades establece las pautas para la transferencia de acciones (ver 108 a 113). Los artículos 19 a 24 de la Tabla A proporcionan un modelo de procedimiento.

De acuerdo con la Ley, un accionista o cedente debe obtener una Escritura de Transferencia de Acciones o un Instrumento de Transferencia de Acciones (que se puede comprar en el mercado) debidamente certificado por un servidor público, en el cual el accionista como cedente tiene que hacer suyas las acciones a favor. del cesionario y firmar su nombre en el sello necesario.

El cedente deberá entregar el certificado de acciones junto con el instrumento al cesionario y tomar el dinero del cesionario a modo de consideración. El cesionario enviará estos documentos a la empresa para su aceptación y otras acciones necesarias.

Al recibir estos documentos los deberes del secretario de la empresa serán:

(a) Inspeccionar y verificar: la exactitud del instrumento y la autenticidad del certificado de acciones. Emitirá un Recibo de Transferencia al cesionario.

(b) Para escribir una carta al cedente y al cesionario, denominada "notificación de presentación de la transferencia", invitando a las objeciones a la transferencia, si las hubiera. Esto es muy importante, especialmente cuando las acciones están totalmente pagadas.

(c) Si no se recibe ninguna objeción dentro de las dos semanas posteriores al envío de la notificación anterior, el Secretario de la Compañía colocará el asunto en la próxima reunión de la Junta Directiva para su aprobación o desaprobación de la transferencia. Normalmente, la desaprobación no se hace a menos que existan razones importantes en interés de la empresa.

(d) Dentro de los dos meses posteriores a la aprobación, el Secretario de la Compañía emitirá un nuevo certificado de acciones al cesionario a cambio del Recibo de Transferencia, eliminará el nombre del cedente del Registro de Miembros e ingresará el nombre del cesionario. En lugar de emitir un nuevo certificado de acciones, el antiguo certificado debidamente avalado por el cedente puede entregarse al cesionario.

Pueden surgir algunas complicaciones en el proceso de emisión del certificado de acciones:

(i) Cuando todas las acciones mencionadas en un certificado de acciones se transfieren, no hay problema. Pero el problema surge cuando algunas de las acciones (todas, por ejemplo, 5 de cada 10) mencionadas en el certificado son transferidas por el cedente que retiene las restantes. En ese caso, el Secretario de la Sociedad debe preparar dos certificados de acciones, uno para el cedente (para 5 acciones) y el otro para el cesionario (para 5 acciones),

(ii) Cuando un cedente quiere transferir sus acciones a los titulares conjuntos, surge un problema. Las acciones de una empresa no pueden asignarse por primera vez a los titulares conjuntos, pero las acciones pueden transferirse a los titulares conjuntos. En este último caso, la empresa reconoce el primer nombre como el miembro. El secretario de la empresa tiene que hacer los registros necesarios teniendo en cuenta este punto.

Una compañía puede nombrar un Comité de Transferencias compuesto por unos pocos Directores y el Secretario. En ese caso, la aprobación de la transferencia será por el Comité. Una compañía puede mantener un Registro de Transferencias y el Secretario de la Compañía tiene que hacer las entradas necesarias en él.

No se puede realizar ninguna transferencia durante el tiempo en que el Registro de Miembros permanezca cerrado (no más de 45 días en un año y no más de 30 días a la vez). Tal cierre generalmente es necesario en el momento de la reunión general anual para obtener una lista final de los miembros que recibirán dividendos ".

(e) En ocasiones, el capital del préstamo puede transferirse al capital social. Por ejemplo, las obligaciones se pagan con acciones o los préstamos otorgados por una institución financiera pública se convierten en capital social por orden del gobierno central. Dicha transferencia es un asunto completamente diferente que consiste en un proceso contable elaborado y es un caso de asignación nueva. El secretario de la empresa tiene que funcionar en colaboración con el departamento de cuentas.

(f) Otro tipo de transferencia tiene lugar cuando se intercambian certificados de acciones por certificados de acciones y viceversa. En el primer caso, el Secretario de la Compañía debe insertar el nombre del cesionario nuevamente en el Registro de Miembros y en el último caso el nombre del cedente se elimina del Registro de Miembros, pero no se inserta ningún nombre nuevo. En cada caso, la aprobación de la Junta Directiva debe ser asegurada.

(g) En una Compañía del Gobierno, las acciones son a menudo en poder del Gobierno Central en nombre del Presidente de la India y también en los nombres de algunos funcionarios responsables, ya sea del Gobierno Central o de los Gobiernos de Pizarra. Con el cambio del Presidente o de los funcionarios, los cambios deben ser realizados por el Secretario de la Compañía en el Registro de Miembros.

Transmisión:

Transmisión de acciones significa la transferencia de acciones por ley. Por ejemplo, cuando un accionista fallece, sus acciones se transfieren a su heredero. El heredero puede tener las acciones en su propio nombre o antes de que pueda transferir las acciones a cualquier otra persona.

Cuando un acreedor, al no poder obtener el pago de su deudor, inicia un caso y obtiene un decreto sobre los activos del deudor que incluye algunas acciones en poder del deudor, existe un caso de transmisión. La Ley de Sociedades no proporciona ninguna sección específica para la transmisión de acciones. Pero la Tabla A proporciona las Regulaciones 25 a 28 para el mismo.

El Secretario de la Compañía tiene las siguientes funciones que hacer en relación con la transmisión de acciones:

(a) Examinar todos los documentos legales y evidencias en cuanto a la reclamación hecha por un cesionario. En caso de herencia, se exigirá la declaración de testamento del testamento (es decir, una copia del testamento certificada por el Tribunal) del accionista fallecido que da derecho al heredero a las acciones. Si no ha habido un testamento, se debe recibir una carta de administración de la persona que reclama la transmisión.

(b) El Secretario de la Compañía debe obtener la aprobación de la transmisión por parte del Consejo de Administración. El Consejo de Administración tiene facultades para rechazar la transferencia de acciones, pero normalmente no puede rechazar la transmisión porque es por ley.

(c) Después de eso, el Secretario de la Compañía debe tomar todas las demás medidas, como en el caso de una transferencia, con respecto a la emisión de nuevos certificados de acciones y los cambios necesarios en el Registro de Miembros. Debe tenerse en cuenta que las reglas relativas a la transferencia y transmisión de acciones también se aplican a las obligaciones.