7 pasos involucrados en la toma de decisiones

Una decisión no puede ser tomada en aislamiento. Está influenciado por la experiencia pasada, las condiciones presentes y las expectativas futuras. Una vez que se toma una decisión, se vuelve difícil revertirla. Es pertinente discutir el problema involucrado y luego tomar una decisión después de considerar varias posibilidades.

La toma de decisiones implica los siguientes pasos:

1. Definiendo el problema:

El primer paso en la toma de decisiones es encontrar el problema correcto. No es fácil definir el problema. Se debe ver qué está causando el problema y cuáles serán sus posibles soluciones. Ningún problema se presenta de manera que se tome una decisión inmediata. Si el problema no se define correctamente, los esfuerzos y el dinero gastado en una decisión equivocada se perderán. Además, un problema incorrecto puede crear nuevas dificultades en lugar de resolverlas.

Antes de definir el problema, el gerente tiene que identificar el factor crítico o estratégico del problema. Chester Bernard ha señalado que la teoría del factor estratégico es necesaria para la apreciación del proceso de toma de decisiones. Enfatiza que en la toma de decisiones, el análisis requerido es en realidad una búsqueda de los factores estratégicos.

Estos factores pueden ser la causa raíz de los obstáculos para desarrollar una solución adecuada para el problema en discusión. Si deseamos aumentar el rendimiento de grano en un campo determinado, en el análisis se puede encontrar que hay una falta de potasa. La potasa será un factor estratégico o limitante en este caso. Una vez que el problema se haya definido correctamente, se resolverá fácilmente. Entonces el primer factor importante es la determinación del problema.

2. Análisis del problema:

Después de definir el problema, el gerente debe analizarlo. Debería recopilar toda la información posible sobre el problema y luego decidir si será suficiente para tomar una decisión o no. En general, los gerentes se quejan de que rara vez obtienen la información suficiente que les hubiera gustado tener.

A veces puede ser costoso obtener información adicional o puede que no sea posible obtener más información. En palabras de Peter Drucker, 'Para tomar una decisión acertada, no es necesario tener todos los hechos; pero no es necesario saber qué información falta para juzgar qué riesgo conlleva la decisión, así como el grado de precisión y rigidez que puede permitirse el curso de acción propuesto ". Debería utilizarse la información disponible. Para analizar el problema. Si hay deficiencias en la información, el gerente debe juzgar el grado de riesgo involucrado en la decisión.

3. Cursos alternativos de acción:

Cada problema tiene una serie de soluciones. Si solo hay una solución, no hay necesidad de tomar decisiones. Un gerente debe tratar de encontrar varias alternativas para obtener resultados satisfactorios de una decisión. A menos que el gerente desarrolle varias soluciones alternativas, es demasiado propenso a caer en el pensamiento de uno u otro. Tener más alternativas no es una garantía contra decisiones erróneas. Debe tenerse en cuenta que las soluciones alternativas no son garantía de sabiduría ni de una decisión correcta. Pero al menos impiden que se tome una decisión equivocada.

Hay varias alternativas incluso en situaciones desalentadoras. Por ejemplo, la planta de la empresa necesita reemplazo porque sus productos no pueden competir con los de otros. Las opciones antes de la administración pueden ser optar por una nueva planta, pueden alquilar locales nuevos, consolidar esta planta con otra planta en otras instalaciones, podrían convertirse en distribuidores de productos similares de otras empresas. La gerencia tiene que evaluar varias propuestas alternativas y luego tomar una decisión. A menos que se desarrollen todas las alternativas posibles, una solución puede no ser buena.

4. Evaluación de alternativas:

Después de desarrollar varias alternativas, el siguiente paso es evaluarlas y seleccionar la correcta. Las ventajas y desventajas de las diferentes propuestas deben ser previstas. Las consecuencias deseables e indeseables de adoptar cada alternativa deben ser probadas. Este ejercicio le permitirá al gerente ver el riesgo involucrado en cada curso de acción.

Las alternativas deben evaluarse en relación con el tiempo y el dinero involucrados en ellas. Sólo se debe seleccionar aquella alternativa que dé máxima economía. Una decisión se vuelve fácil cuando una alternativa tiene consecuencias más favorables en comparación con otras. Cuando más de una alternativa tiene buenos puntos similares, entonces es difícil hacer una elección. En tales casos se pueden combinar dos o más alternativas. Puede haber una situación en la que ninguna de las alternativas presente una situación favorable. No aceptar ninguna alternativa es también una decisión importante. El gerente debe desarrollar nuevas alternativas en tal situación.

5. Experiencia:

Los proverbios que se repiten a menudo, como "la historia se repite o" la experiencia es el mejor maestro ", brindan ayuda en la toma de decisiones. La experiencia pasada sirve de guía. Las dificultades enfrentadas y los problemas encontrados anteriormente pueden evaluarse bien y se pueden tomar medidas colectivas con anticipación. No se debe confiar ciegamente en la experiencia pasada. En caso de que las situaciones en el pasado y en el presente sean similares, se puede seleccionar una alternativa anterior. Pero puede haber un cambio en la situación y las decisiones antiguas pueden no ser buenas en el futuro.

Por eso las decisiones no deberían ser las mismas. Al confiar en la experiencia, las condiciones que prevalecieron en el pasado, en el presente y los posibles efectos en el futuro deben considerarse adecuadamente antes de tomar una decisión. La experiencia es un activo con un gerente, pero no se debe confiar a ciegas.

6. Experimentación:

La experimentación se utiliza en la investigación científica. Las alternativas se ponen en práctica y se selecciona la que da mejores resultados. La experimentación, sin embargo, no es posible en la gestión. Será costoso poner todas las alternativas a la práctica. Sin embargo, se puede utilizar de forma limitada. Por ejemplo, cuando un nuevo producto se comercializa, se puede comercializar en un área limitada para ver la reacción de los consumidores. Si la administración desea instalar una nueva configuración organizativa, primero se puede aplicar en una sucursal antes de usarla en toda la empresa. Siempre será mejor tomar una decisión en base a hechos, estudio, análisis de resultados, etc.

7. Tomar una decisión y hacer un seguimiento:

Cuando se evalúan adecuadamente varias alternativas, se toma una decisión final. La decisión se comunica a las personas interesadas para la acción. La implementación de una decisión requerirá la cooperación de los subordinados. Deben ser informados adecuadamente sobre varios aspectos de la decisión. No es suficiente tomar una decisión, también se debe ver si se implementa correctamente o no. La acción de seguimiento de una decisión puede mostrar que se basó en ciertas premisas o hechos erróneos. En tales situaciones, la decisión debe revisarse y, si es necesario, se pueden realizar los cambios necesarios. El seguimiento es también un aspecto importante de la toma de decisiones.