Presupuesto de base cero: significado, pasos, ventajas y defectos

Presupuesto base cero: significado, pasos, ventajas y defectos

Sentido:

Este presupuesto es la preparación del presupuesto a partir de cero o de un estado limpio. Como una nueva técnica, fue propuesta por Peter Pyher de Texas Instruments Inc., EE. UU. Esta técnica fue introducida en el presupuesto en el estado de Gorgia por el Sr. Jimmy Carter, quien era el Gobernador de ese estado. Cuando el Sr. Carter más tarde se convirtió en Presidente de los EE. UU., ZBB fue juzgado en el presupuesto federal como un medio para controlar el gasto estatal.

El uso del presupuesto de base cero (ZBB) como herramienta de gestión se ha vuelto cada vez más popular desde principios de los años setenta. Está ganando aceptación en el mundo de los negocios porque está demostrando su utilidad como una herramienta que integra la función administrativa de planificación y control.

ZBB es un método de presupuestación en el que todos los gastos deben justificarse para cada nuevo período. ZBB comienza desde una 'base cero' y cada función dentro de la organización se analiza en función de sus necesidades y costos. Los presupuestos se construyen en torno a lo que se necesita para el próximo período, independientemente de si el presupuesto es mayor o menor que el anterior. ZBB permite implementar objetivos estratégicos de alto nivel en el proceso de presupuestación vinculándolos a áreas funcionales específicas de la organización, donde los costos pueden agruparse primero y luego compararse con los resultados anteriores y las expectativas actuales.

Los presupuestos convencionales se preparan principalmente sobre el desempeño pasado y los costos reales. Por lo tanto, un presupuesto convencional representa una cuantificación de los objetivos de la empresa y la eficiencia del presupuesto como dispositivo de planificación y control depende de la actividad en la que se está utilizando. Los presupuestos se utilizan mejor como control de gestión en actividades que están directamente relacionadas con el resultado final de la organización porque los insumos utilizados por estas actividades pueden compararse con el resultado de estas actividades.

Por lo tanto, se puede enmarcar un presupuesto más preciso una vez que se establezca la relación entre entradas y salidas. Pero hay algunas actividades que no están directamente relacionadas con los resultados de la firma, como el personal legal y la oficina de personal.

No se puede desarrollar un presupuesto más preciso para tales actividades porque las tareas asignadas y los recursos asignados a dichas actividades no están directamente relacionados con los resultados de la empresa y es difícil desarrollar y utilizar el costo estándar para tales actividades. El presupuesto de base cero es más apropiado para controlar estas áreas de personal y de soporte (es decir, gastos generales que no son de fabricación).

Un presupuesto convencional se desarrolla principalmente en el concepto de incrementalismo. Bajo este enfoque, los niveles de costos del año anterior a menudo se toman como una base para comenzar, y las unidades presupuestarias centran su atención en determinar qué cambios respecto al año anterior son necesarios. Por lo tanto, se desarrolla un presupuesto sobre la base de cambios incrementales de las cifras del año anterior tomadas como base.

Un enfoque incremental de la presupuestación lleva adelante las ineficiencias y extravagancias del año anterior porque las cifras del año anterior se toman como base para el desarrollo de un presupuesto. Por lo tanto, el enfoque incremental no promueve la eficiencia operativa porque no requiere que los gerentes revisen sus actividades pasadas.

Por otro lado, el presupuesto de base cero no se basa en el enfoque incremental y las cifras del año anterior no se adoptan como base. Más bien, cero se toma como una base como su nombre va. Tomando el cero como base, se desarrolla un presupuesto sobre la base de las actividades probables para el período futuro.

En ZBB, al desvincular el presupuesto del pasado, los errores pasados ​​no se repiten. Los fondos requeridos para cualquier actividad para el próximo período del presupuesto deben obtenerse presentando un caso convincente. Los fondos no estarán disponibles como una cuestión de curso.

El creador de Peter A Pyher definió el presupuesto de base cero de la siguiente manera:

“Un proceso de planificación y presupuesto que requiere que cada gerente justifique su solicitud de presupuesto en detalle desde cero (por lo tanto, base cero) y transfiera la carga de la prueba a cada gerente para justificar por qué debería gastar dinero. El enfoque requiere que todas las actividades se analicen en 'paquetes de decisión' que se evalúan mediante un análisis sistemático y se clasifican en orden de importancia ".

CIMA lo ha definido "como un método de presupuesto por el cual todas las actividades se revalúan cada vez que se establece un presupuesto. Se valoran los niveles discretos de cada actividad y se elige una combinación para igualar los fondos disponibles ”. En resumen, una práctica elaborada de tener un gerente justificar las actividades desde cero como si se estuvieran lanzando por primera vez.

Una característica única del presupuesto de base cero es que trata de ayudar a la administración a responder la pregunta. “Suponiendo que debemos comenzar nuestro negocio desde cero, ¿en qué actividades se gasta nuestro dinero y en qué actividades daríamos la máxima prioridad? Por lo tanto, la presupuestación de base cero intenta superar las debilidades de la presupuestación convencional, especialmente en aquellas áreas donde es difícil aplicar una presupuestación flexible.

Puede aplicarse con éxito a los gastos del gobierno y, dentro de la empresa, cubriría gastos distintos al material directo, mano de obra y gastos generales tales como investigación y desarrollo, procesamiento de datos, control de calidad, mercadeo y transporte, personal legal y oficina de personal.

Pasos en ZBB:

Los pasos importantes en ZBB son:

(i) Identificación de las unidades de decisión para justificar cada gasto en su presupuesto propuesto.

(ii) Preparación de paquetes de decisión. Cada paquete es una actividad separada e identificable. Estos paquetes están vinculados a objetivos corporativos.

(iii) Clasificación de los paquetes de decisión basados ​​en el análisis de costo-beneficio.

(iv) Asignación de fondos basada en lo anterior que resulta de seguir el sistema de clasificación piramidal para garantizar resultados óptimos.

Los paquetes de decisión son módulos independientes o propuestas que buscan fondos. Cada paquete de decisión explicará claramente la actividad, la necesidad del artículo, la cantidad involucrada, el beneficio de implementar la propuesta, la pérdida en la que se puede incurrir, si no se realiza, etc.

Ventajas del presupuesto base cero:

Las siguientes son las ventajas de ZBB:

(1) El presupuesto de base cero no se basa en un enfoque incremental, por lo que promueve la eficiencia operativa porque requiere que los gerentes revisen y justifiquen sus actividades o los fondos solicitados. Las ineficiencias del pasado no se repiten.

(2) El presupuesto de base cero es más apropiado para el personal y las áreas de apoyo (es decir, los gastos generales que no son de fabricación) de una organización porque los aportes de estas áreas no están directamente relacionados con los resultados finales de la organización.

(3) El presupuesto de base cero considera cada vez formas alternativas de realizar el mismo trabajo porque cero se toma como base cada vez que se prepara un presupuesto. Por lo tanto, la administración tiene la oportunidad de obtener una evaluación crítica de sus actividades.

(4) Enfoca el proceso de gestión en el análisis y la toma de decisiones porque requiere que los gerentes revisen sus actividades cada vez que se elabora un presupuesto.

(5) Es útil para la administración hacer una asignación óptima de recursos escasos porque un aspecto único del presupuesto de base cero es la evaluación de los gastos actuales y los gastos propuestos y colocarlos en algún orden de prioridad. Los fondos se utilizan de manera prioritaria y, por lo tanto, hay una mejor asignación de recursos.

(6) Se mejora la coordinación dentro de la empresa y se fortalecen los canales de comunicación.

(7) Una mayor participación en ZBB crea un impacto motivacional.

(8) ZBB es particularmente útil para los departamentos de servicio y los gobiernos.

(9) Hace que los gerentes sean conscientes de los costos y les ayuda a identificar prioridades en el interés general de la organización.

Por lo tanto, proporciona un enfoque sistemático para la evaluación de diferentes actividades para clasificarlas en la asignación de recursos, garantiza que las actividades realizadas para lograr los objetivos de la empresa se realicen de la mejor manera posible, permite la asignación de recursos después de un análisis exhaustivo de costo-beneficio., permite a la administración identificar y eliminar los gastos innecesarios, ayuda en la introducción del sistema de 'Gestión por Objetivos' y garantiza que los presupuestos departamentales estén vinculados a los objetivos corporativos.

Para concluir, ZBB no es una panacea, pero ciertamente puede aumentar la utilidad del proceso de presupuestación porque trata de superar las debilidades de la presupuestación convencional.

Defectos de ZBB:

Los siguientes son defectos de ZBB:

(i) El papeleo aumentará periódicamente debido a la gran cantidad de paquetes de decisión. Por lo tanto es un ejercicio lento y costoso.

(ii) El costo de preparar los diversos paquetes puede ser muy alto en grandes empresas que involucran un gran número de paquetes de decisiones.

(iii) La clasificación de los paquetes suele ser subjetiva y puede dar lugar a riesgos de conflicto.

(iv) Los malos gerentes pueden resistir nuevas ideas y cambios, ya que se sienten amenazados por ZBB.

(v) Algunas actividades pueden tener beneficios cualitativos en lugar de cuantitativos, ya que es muy difícil cuantificar actividades como investigación y desarrollo y administración general.

(vi) Puede poner más énfasis en los beneficios a corto plazo para el determinante de los objetivos a largo plazo de la organización.

(vii) Los costos y beneficios de cada paquete deben actualizarse continuamente para ser relevantes y los nuevos paquetes se desarrollarán tan pronto como surjan nuevas actividades.

(viii) El éxito depende del apoyo de la alta dirección.

A pesar de estos defectos, ZBB fue adoptada por varios gobiernos de todo el mundo para mejorar sus habilidades presupuestarias. Encuentra aplicación en control de costos del departamento de servicio. Pero para controlar los costos directos como materiales directos y gastos directos de mano de obra, etc. el costo estándar puede ser más útil.