Presupuesto de base cero (ZBB): significado, historia y aplicación

Hagamos un estudio en profundidad del significado, el historial, las características, la aplicación, las ventajas y las limitaciones del presupuesto de base cero (ZBB).

Significado de ZBB:

En primer lugar, el ZBB (presupuesto de base cero) tiene en cuenta las consecuencias que pueden surgir si el proyecto o el centro de responsabilidad está rayado.

En otras palabras, los objetivos de la ZBB son formular el presupuesto para estimar la cantidad de gastos que probablemente se incurrirá si el proyecto existente reanuda la operación después de ser rayado.

Este método se denomina Presupuesto de base cero ya que el sistema existente se suspende y se realiza una actualización, es decir, se prepara el presupuesto o se revisa el sistema existente, en el supuesto de "Base cero".

El experto da las siguientes definiciones:

“Un proceso operativo de planificación y presupuesto que requiere que cada gerente justifique todas sus solicitudes de presupuesto en detalle desde cero (por lo tanto, de base cero). Cada gerente declara por qué gastaría dinero en absoluto. "Este enfoque requiere que todas las actividades se identifiquen como paquetes de decisiones que se evaluarían mediante un análisis sistemático clasificado en orden de importancia".

Otra definición:

"ZBB es una herramienta de administración que proporciona un método sistemático para evaluar todas las operaciones y programas, actuales o nuevos, permite reducciones y expansiones presupuestarias de manera racional y permite la reasignación de fuentes de programas de prioridad baja a alta".

Por lo tanto, está claro que es una técnica por la cual cada programa, ya sea nuevo o existente, debe justificarse por completo cada vez que se formula un nuevo presupuesto en él.

En general, los siguientes puntos deben considerarse antes de introducir ZBB:

(i) ¿Es absolutamente necesario?

(ii) ¿Cuáles deberían ser las características cualitativas de las actividades actuales?

(iii) ¿Se continuará la producción según el sistema existente?

(iv) ¿Cuál es el costo de producción en las condiciones actuales?

De esta manera, la reducción de costos es posible en las empresas después de un análisis cuidadoso. Sin embargo, lleva mucho tiempo implementar este método aunque, a través de una revisión minuciosa del sistema actual, se pueden controlar los gastos generales.

Historia de ZBB:

En 1964, el Departamento de Agricultura de los Estados Unidos introdujo este sistema, pero no se encontró que fuera bastante exitoso y, por lo tanto, abandonado. Sin embargo, a principios de los años setenta, fue Pytor, A. Pyhrr, gerente de control de personal de Texas Instrument Corporation, Estados Unidos de América, quien introdujo y desarrolló esta técnica a través de sus escritos.

Desde entonces, un buen número de organizaciones del sector privado han introducido ZBB en Control Presupuestario, particularmente en los Estados Unidos. Y nuevamente, en 1972, el Estado de Georgia introdujo la técnica y el entonces gobernador del Estado de Georgia, Jimmy Carter, reconoció ampliamente la La importancia de ZBB y cuando se convirtió en presidente de los Estados Unidos, introdujo este sistema en el Gobierno Federal en 1977. La empresa del sector público también mostró un gran interés en ZBB y adoptó la técnica de presupuestación.

Características de ZBB:

(i) Antes de su implementación, justifique "Por qué" es tan necesario y no "Cuánto";

(ii) Todos los niveles de gestión deberían participar en el proceso de toma de decisiones;

(iii) Sobre la base de las relaciones costo-beneficio, se hacen sugerencias / opciones;

(iv) Los objetivos corporativos y los objetivos de las unidades individuales deben estar vinculados;

(v) Si se requieren recortes presupuestarios, lo mismo debería hacerse con ajustes presupuestarios rápidos.

Aplicación de ZBB:

Es muy útil cuando se toma en cuenta el 'análisis de costo-beneficio'. Normalmente, el ZBB es aplicable a aquellos presupuestos que no están involucrados solo con costos directos, ya que los costos directos (por ejemplo, Material directo y Trabajo directo) pueden ser controlados por la operación de producción normal, ya que asume que cada componente del costo directo ha sido controlado. Monitoreado y ajustado a la producción.

Es por eso que ZBB es aplicable a aquellos presupuestos que implican gastos generales (por ejemplo, Gastos generales de administración, ventas y distribución), es decir, es más aplicable a áreas de costos discrecionales. Se implica que ZBB es relevante cuando un sistema de presupuesto, que ya se ha introducido, requiere que los gerentes desarrollen medidas cualitativas al mismo tiempo.

Ventajas del presupuesto de base cero:

Sin duda, ZBB es un proceso muy saludable que promueve la búsqueda automática entre los gerentes, es decir, se utiliza para descubrir las alternativas más útiles para los recursos disponibles de la unidad de negocios.

Las ventajas significativas de ZBB son:

(i) Proporciona a la empresa una forma sistemática para evaluar los diferentes programas que lleva a cabo la gerencia y que asigna los recursos de acuerdo con la prioridad de los programas y las operaciones de la empresa.

(ii) Ayuda a la gerencia a conocer los diferentes presupuestos departamentales sobre la base del análisis de costo-beneficio, como tal, no se realizan aumentos o recortes arbitrarios en las estimaciones presupuestarias.

(iii) Es más apropiado tanto para el personal como para las áreas de apoyo de una organización, ya que los productos no están relacionados directamente con los productos terminados de la unidad.

(iv) También ayuda a ubicar las áreas de gasto inútil, si las hay, y, como tal, también puede sugerir cursos de acción alternativos, si así lo desea la administración.

(v) Detecta solicitudes de presupuesto infladas deliberadamente.

(vi) ZBB también se puede utilizar para implementar e introducir el sistema de MBO (Administración y Objetivos). Por lo tanto, puede utilizarse tanto para lograr los objetivos del presupuesto tradicional como para la variedad de otros propósitos.

Limitaciones de ZBB:

ZBB sufre de lo siguiente:

(i) La introducción del sistema ZBB es sin duda un proceso costoso y lento. Por eso, para su implementación exitosa, se requiere personal debidamente capacitado.

(ii) ZBB también invita a los problemas del proceso de clasificación. Incluye (a) ¿Quién hará el ranking? (b) ¿Qué método se debe adoptar para este propósito? y (c) ¿En qué medida se clasificará y cómo? La clasificación también resulta difícil cuando se trata de una gran cantidad de decisiones.

(iii) Dado que ZBB requiere un apoyo significativo del nivel de alta gerencia, que prácticamente no es posible desde diferentes fuentes, su implementación exitosa en la práctica es muy difícil.

(iv) ZBB implica una gran cantidad de capacitación para gerentes, es decir, si los gerentes no comprenden adecuadamente las ideas de ZBB, no se puede implementar con éxito. Deben saber que ZBB brinda la oportunidad de ser escuchados por la alta dirección y, como tales, deben utilizar los esfuerzos de la mejor manera posible.

(v) Además, la determinación de las medidas de desempeño es difícil.