Reuniones válidas: significado y requisitos

Lee este artículo para aprender sobre Valid Meeting. Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: 1. Significado de reuniones válidas 2. Requisitos de una reunión válida.

Significado de las reuniones válidas:

Las reuniones privadas pueden ser desde el punto de vista de la autenticidad, clasificadas en válidas e inválidas. Las decisiones tomadas en una reunión válida son vinculantes para los miembros de la asociación o comité o subcomité según sea el caso, ya sea que estén presentes en la reunión o no, o estén de acuerdo o en desacuerdo con las decisiones.

Las acciones deben tomarse de acuerdo con las decisiones y las decisiones se pueden imponer a los miembros. Si la decisión en sí es errónea o ilegal y, si existe algún castigo para quienes toman las decisiones, no pueden escapar del castigo. Pero un miembro que toma decisiones, no está de acuerdo con la mayoría puede escapar de la responsabilidad personal si ha registrado una nota de disidencia.

Las decisiones tomadas en una reunión no válida no son vinculantes, aunque una mayoría sustancial o todos los miembros hayan estado de acuerdo con tales decisiones. Por ejemplo, incluso si todos los miembros de una empresa han ratificado un acto de la compañía que no está permitido por la cláusula objeto en el Memorando de Asociación de la compañía, el acto no puede ser válido.

Una reunión puede volverse inválida de diferentes maneras. La responsabilidad es principalmente del secretario para ver que una reunión se convierta en válida. Otros miembros (incluso los directores de una empresa) dependen de él a este respecto.

Requisitos de una reunión válida:

¿Cómo se hace válida una reunión?

Una reunión es válida siempre que estén presentes todos los requisitos de una reunión válida.

En términos generales, los requisitos se dividen en tres grupos:

(1) Una reunión debe ser convenientemente convocada o convocada,

(2) La reunión deberá estar debidamente constituida y

(3) Una reunión se llevará a cabo adecuadamente.

Se debe tener en cuenta que las decisiones serán vinculantes siempre que la reunión sea válida y, además, la decisión se haya tomado correctamente. No se puede implementar una decisión tomada incorrectamente en una reunión válida. Además, las actas que contienen las decisiones deben prepararse y confirmarse, de lo contrario es difícil hacer cumplir las decisiones, si se impugnan.

(A) Una reunión debe ser convenientemente convocada o convocada :

Se dice que una reunión se convoca o convoca correctamente cuando se cumplen las siguientes condiciones:

(1) Se ha enviado un aviso que contiene todos los detalles requeridos a todas las personas con derecho a asistir a la reunión.

Los detalles son:

(a) La fecha, hora y lugar de la reunión;

(b) El orden del día o los temas que se tratarán en la reunión en una orden en serie;

(d) Firma de una persona competente que llame a la reunión;

(d) Información adicional, si la hay (por ejemplo, notas explicativas de un negocio especial requerido en un aviso de la reunión general anual de una empresa);

(e) Cualquier anexo que deba enviarse (por ejemplo, una copia de las cuentas finales junto con el aviso de la reunión general anual).

(2) El aviso se envía con tiempo adecuado:

Hay reglas específicas con respecto a ese tiempo apropiado. Por ejemplo, un aviso para cualquier reunión de miembros de una empresa debe enviarse al menos veintiún días antes de la reunión.

(3) El aviso se envía a la dirección registrada de la persona autorizada para recibir el aviso. El aviso puede ser enviado por correo ordinario. En casos excepcionales se puede dar aviso por teléfono. El aviso puede ser enviado por un mensajero.

(B) Una reunión debe estar debidamente constituida :

Una reunión debe estar debidamente constituida o la reunión es válida y competente para tomar decisiones si se cumplen las siguientes condiciones:

(1) El quórum o el número mínimo requerido de personas deben estar presentes en persona. El quórum deberá estar presente de manera continua.

(2) Debe haber un Presidente debidamente elegido en la reunión o ya elegido. Él debe ser una persona competente para ser el Presidente.

(C) Una reunión se llevará a cabo correctamente :

(1) Se siguen las reglas y regulaciones para llevar a cabo la reunión. Esas reglas pueden ser estatutarias, de la organización, consuetudinarias o convencionales o una combinación de ellas.

(2) Las notas deben ser tomadas de manera continua y correcta (por el secretario) para que los procedimientos o actas puedan prepararse para la evidencia.

Se recordará que el secretario tomará notas sobre los procedimientos, preparará las actas sobre la base de esas notas y obtendrá las actas confirmadas por el Presidente posteriormente. Después de eso se completa virtualmente una reunión válida.