Secretario como Gerente de Oficina: Funciones y Deberes

Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: 1. Función del Secretario como Gerente de la Oficina 2. Deberes del Secretario para la Oficina como Gerente de la Oficina.

Rol del Secretario como Gerente de Oficina:

El secretario de una organización es principalmente el director ejecutivo y está a cargo de la oficina.

Puede llamársele gerente de oficina, pero en realidad es más que eso por las siguientes razones:

(a) El secretario tiene un estatus más alto que un gerente de oficina común. Un gerente de oficina no pertenece al grupo de alta dirección, pero la secretaria en general sí lo es. Al menos él está al lado del grupo de alta dirección, es decir, el Consejo de Administración en el caso de una empresa. Muy a menudo se toma en la Junta de Directores o una función de director como el secretario.

En el caso de una sociedad cooperativa, el secretario pertenece al comité de gestión. En cualquier otra asociación, el secretario, elegido de entre los miembros, ocupa el cargo administrativo más alto. Un gerente de oficina supervisa principalmente el trabajo de rutina mientras que una secretaria controla toda la administración. En ese sentido, un gerente de oficina está subordinado a la secretaria.

(b) Un gerente de oficina tiene su autoridad determinada por los términos de su nombramiento. Él hace lo que se le dice que haga. Pero un secretario, particularmente un secretario de la empresa, también tiene su autoridad en el estatuto.

(d) En algunas organizaciones, se nombra un secretario de oficina cuyas funciones son las de un gerente de oficina y él actúa bajo la supervisión y el control del secretario, que es el director ejecutivo.

(e) Por naturaleza, el secretario es el jefe ejecutivo, pero el gerente de una oficina no es necesariamente el jefe ejecutivo.

(f) A veces, un secretario exige por ley algunas calificaciones especiales como encontramos en el caso de un secretario de la empresa. No se requieren tales calificaciones especiales para un gerente de oficina.

(g) Una secretaria funciona como un gerente de oficina cuando no hay un gerente de oficina separado, pero un gerente de oficina no puede hacer las funciones de una secretaria, particularmente las funciones estatutarias.

Deberes del secretario a la oficina como gerente de oficina:

Comienzo temprano:

Los deberes de un secretario de la oficina tienen un comienzo temprano. Como el secretario pertenece al grupo de alta dirección, está en el proceso de elaboración de políticas generales, incluida la política con respecto a la administración de la oficina. La composición y las funciones de una oficina dependen en gran medida de la naturaleza y el alcance de las funciones de la organización.

El secretario es un asesor de la gerencia y generalmente se le confía la parte administrativa de la gerencia en su conjunto.

En la siguiente etapa los deberes serán los siguientes:

(A) Planificación y organización:

La planificación y la organización de la oficina, que son funciones del grupo de alta dirección, pueden confiarse a la secretaria.

Tales funciones son:

(1) El deber principal del secretario es preparar el organigrama de la oficina, determinando los diferentes cargos que se llevarán a cabo y sus niveles. Al mismo tiempo, la calificación del trabajo debe ser finalizada. El número de empleados debe ser estimado por él y también se debe decidir una política de contratación. Junto con el Organigrama, también se debe preparar un Manual de oficina que defina claramente la autoridad de cada puesto y sus funciones.

Esto es muy útil para evitar:

(a) Indeterminación y confusión,

(b) Superposición de autoridad y

Con la planificación también viene la preparación del presupuesto para el costo de establecimiento de la oficina, tanto presente como futuro.

(2) El secretario ahora decidirá qué sistema debe seguirse en la organización de la oficina: un sistema de centralización o un sistema de descentralización. Una combinación sabia de los dos sistemas será ideal.

(3) A continuación viene la disposición de la oficina. Definitivamente, el secretario preferirá el tipo de diseño abierto moderno. Mucho depende del sistema a seguir y la forma y tamaño del alojamiento disponible.

(4) Ahora el escenario está listo para que el secretario establezca y ejecute la oficina. Los reclutamientos deben realizarse y los equipos de todo tipo deben contratarse bajo su supervisión y orientación.

(5) El secretario dividirá la oficina en departamentos funcionales, se encargará de los departamentos y asignará deberes a los miembros del personal. La autoridad apropiada junto con la responsabilidad correspondiente se delegará a cada miembro del personal. Si es necesario, se organizará la formación para ellos.

(B) Supervisión y Control:

Supervisión y control no son términos idénticos. Supervisar significa simplemente supervisar si los subordinados están cumpliendo con sus deberes o no. Generalmente es hecho por el gerente de la oficina. El control es una función más grande.

Implica:

(a) Fijación del estándar de desempeño;

(b) Evaluación del desempeño real;

(d) Rectificación de errores, en su caso, para que no se repitan.

(1) El secretario es más que un simple administrador de oficina y, por lo tanto, tiene las dos tareas que cumplir: la supervisión y el control. Cuando no hay un gerente de oficina, él puede ser asistido por supervisores. Es posible que no tenga control sobre los gerentes departamentales, como el gerente de producción, el gerente de mercadeo, etc., quienes realizan las funciones principales y se conocen como personas "de línea". Pueden estar bajo el Gerente General.

Pero las personas de 'personal' que son las cabezas de las funciones de servicio como el Gerente de Personal, el Gerente de Finanzas, etc. generalmente están bajo el control directo de la secretaria. Cualquiera que sea el caso, el secretario debe controlar y coordinar las diferentes funciones administrativas relacionadas con la oficina general o centralizada.

(2) Tiene que mantener un enlace continuo entre la alta dirección y los demás empleados de la organización, así como con el gobierno y las personas externas interesadas en la preocupación. Tiene que mantener el enlace entre la organización y el público en general. Esto lo lleva desde la oficina.

(3) Tiene que mantener una coordinación entre el jefe o la oficina principal y los de la sucursal o las oficinas divisionales, si las hay.

(4) Él tiene que mantener el suministro continuo de equipos de oficina.

(5) Él tiene que hacer la presentación de todas las declaraciones y documentos como lo requieren sus deberes legales.

(6) Él tiene que organizar todas las reuniones requeridas por los estatutos o de otra manera y hacer todo lo necesario para las reuniones. Las reuniones pueden celebrarse en la oficina o en otro lugar.

(7) Tiene que aplicar su mente para mejorar las funciones de la oficina a través del estudio de O&M y por su cuenta.

(8) Tiene que informar a la alta dirección sobre el funcionamiento de la oficina y presentar informes orales o escritos con o sin recomendaciones sobre la misma.

(C) General:

A veces, especialmente en el caso de una sociedad o asociación o una pequeña empresa, muchas de las funciones administrativas están directamente a cargo del propio secretario. En general, la mayoría de las cartas salientes están firmadas por él. En algunas oficinas, la práctica es que el correo entrante irá primero a la secretaria, quien revisará los documentos antes de que se distribuyan entre los departamentos respectivos.