Funciones y responsabilidades de un gerente de proyecto
Los roles y responsabilidades de un gerente de proyecto son los siguientes:
Project Manage está directamente a cargo del proyecto, es probable que el gerente del proyecto tenga una variedad de roles y responsabilidades.
Las principales responsabilidades se pueden agrupar en las siguientes categorías.
1. Adquirir recursos:
Se le puede entregar al gerente del proyecto un horario y un conjunto de métricas de desempeño y se le puede solicitar que siga adelante con el proyecto. Él / ella debe saber cómo adquirir los recursos necesarios para completar el proyecto. A menudo, los recursos asignados para el proyecto pueden no ser suficientes para el proyecto. Por lo tanto, el gerente del proyecto debe saber cómo asegurar el uso máximo de los recursos asignados y debe ser capaz de negociar recursos adicionales, si es necesario.
2. Dotación de personal de un proyecto:
El equipo debe estar compuesto antes de comenzar el proyecto. Las personas se retiran de sus trabajos diarios y se asignan al proyecto. Algunas personas pueden ser recién contratadas teniendo en cuenta este proyecto. El director del proyecto tiene un papel que desempeñar en la selección del equipo del proyecto. A veces, puede implicar persuadir y engatusar a otras personas dentro de la organización para que se unan al proyecto o para permitir que sus subordinados directos se unan al proyecto.
3. Tratar con los obstáculos:
El proyecto puede ser un esfuerzo muy bien planificado, pero las cosas no siempre resultarán como se predijeron. Habrá varios giros inesperados de eventos y mini-crisis. Se espera que el gerente del proyecto mantenga la cabeza fría y resuelva los problemas a medida que surjan. Muchos de estos problemas tienen una forma de acumularse y es probable que se vuelvan muy importantes hacia el final del proyecto.
4. Comunicación:
El gerente de proyecto necesita ser un buen comunicador. Hay mucha comunicación entre los miembros del equipo y hay una cantidad aún mayor de comunicación entre los miembros del proyecto y otros. Gran parte de esta comunicación se realiza a través del gerente del proyecto, pero también tiene un papel que desempeñar, incluso en otras comunicaciones que no tienen que pasar por él.
5. Negociaciones:
Como se desprende de las responsabilidades anteriores, el gerente del proyecto tiene que estar negociando constantemente con varios miembros del equipo y con otros. Tiene que negociar para obtener recursos escasos, adquirir el personal deseado y lograr que los miembros del equipo completen las tareas. Entonces él / ella podría tener que negociar para extender los plazos y para cambiar los parámetros u objetivos del proyecto también.
6. Programación:
La programación comienza con una lista de tareas, recursos necesarios e hitos determinados externamente. Esto puede tomar la forma de un plan de acción y puede ser la base para planes de programación más detallados.
Un plan de acción escrito en general menciona todas las tareas que deben completarse para lograr los objetivos del proyecto. Utilizando esta información de un plan de acción, se construye una estructura de desglose del trabajo (WBS) más detallada. Una WBS se utiliza para definir y organizar el alcance total de un proyecto utilizando una estructura de árbol jerárquica. En una WBS, todas las tareas significativas se planifican, se presupuestan, se programan y se controlan.
En cada tarea detallada en la WBS, se identifican los datos relevantes para la tarea. Por ejemplo, se identifican los recursos, el personal, los proveedores, los horarios, etc. necesarios para esas tareas. También se puede agregar un gráfico de responsabilidad lineal, que muestra a las personas directamente responsables de las tareas.
El factor común en las técnicas de programación es formar una red de tareas o relaciones de eventos, que retrata gráficamente las relaciones secuenciales que unen las tareas en el proyecto. Las tareas que deben seguir o preceder a otras tareas se identifican y se anotan sus relaciones.
Los principales beneficios de programar usando una red son los siguientes:
1. Ilustra la interdependencia de todas las tareas en el proyecto.
2. Especifica el requerimiento de personal y recursos para diversas tareas.
3. Establece un marco común para evaluar el progreso de las tareas en relación con el proyecto.
4. Identifica las actividades críticas que pueden retrasar el proyecto.
5. Identifica cualquier holgura que pueda usarse para tomar un respiro o para redistribuir recursos temporalmente.
6. Ayuda a la comunicación entre los miembros del equipo.
7. Al mostrar claramente las dependencias de las tareas, llama la atención sobre las interdependencias entre los miembros del equipo.
8. Ayuda a predecir las fechas de finalización del proyecto.
