Reporting to Management: Significado, objetos y elementos esenciales
Lea este artículo para obtener información sobre el significado, los objetos y los elementos esenciales de los informes a la gerencia.
Significado del informe:
El término "informar" significa diferentes cosas de la siguiente manera:
(a) Narrar algunos hechos,
(b) Revisar cierto asunto con sus méritos y deméritos y ofrecer comentarios,
(c) Suministro de datos a intervalos regulares en formularios estandarizados,
(d) Presentar información específica para un propósito particular sobre una instrucción de solicitud específica.
Los informes de gestión se refieren al sistema formal mediante el cual la información relevante requerida se proporciona a la administración por medio de informes constantemente. Por lo tanto, "informe" es la esencia de cualquier sistema de informes de gestión.
El término "Informe" normalmente se refiere a una comunicación formal, que se mueve hacia arriba, es decir, para comunicación objetiva de un nivel inferior a un nivel superior de autoridad en respuesta a órdenes recibidas de un nivel superior. Los informes proporcionan los medios para comprobar el rendimiento. Una persona que recibe órdenes o instrucciones para hacer ciertas cosas, debe informar sobre lo que ha hecho en cumplimiento de las mismas. Los informes pueden ser orales o escritos y también de rutina o especiales.
Objetos de Reporte:
El objetivo principal de los informes de gestión es obtener la información requerida sobre los resultados operativos de la organización con regularidad con el fin de utilizarlos para una mayor planificación y control.
Otro objetivo es asegurar la comprensión y aprobación del juicio por parte de las personas involucradas en diversos aspectos del trabajo de la empresa. El segundo objeto está estrechamente relacionado con el primero y es importante en términos de eficiencia, moral y motivación.
Elementos esenciales de un buen sistema de informes:
Un buen sistema de informes es una mejor guía y una herramienta eficaz para la toma de decisiones gerenciales eficientes.
Por lo tanto, los elementos esenciales de un buen sistema de informes son los siguientes:
1. Forma adecuada:
Para facilitar la toma de decisiones, la información suministrada debe estar en la forma adecuada. El estilo y el diseño de un informe dependen de las necesidades de la persona que utilizará el mismo. El informe se puede presentar en forma de narración [declaración escrita de hechos], tabulaciones estadísticas, gráficos, cuadros, etc.
2. Tiempo apropiado:
La rapidez es muy importante porque la información demorada es información negada. Los informes son para la acción y cuando se notan tendencias o eventos adversos, las acciones deben seguir de inmediato. Cuanto antes se haga el informe, más rápido se tomarán las medidas correctivas.
3. Flujo de información adecuado:
La información debe fluir desde el nivel correcto de autoridad al nivel de autoridad donde se tomarán las decisiones. Más información completa y consistente debe fluir de una manera sistemática.
4. Flexibilidad:
El sistema debe poder ajustarse de acuerdo con los requisitos del usuario. Por ejemplo, al gerente de producción se le debe proporcionar información relacionada con su división o área de control únicamente.
5. Facilitación de la evaluación:
El sistema debe informar de manera distintiva las desviaciones de los estándares o estimaciones. Los factores controlables deben distinguirse de los factores no controlables y reportarse por separado. Un buen sistema de informes debe proporcionar la información requerida para la evaluación del área de responsabilidad de cada gerente en relación con los objetivos de la organización.
6. Economía:
Existe un costo por la presentación de información y dicho costo debe compararse con los beneficios derivados del informe o la pérdida sufrida por no tener el informe. La economía es un aspecto de la información que se debe tener en cuenta al desarrollar el sistema de informes.
