Departamento de compras y compras centralizadas.
El control de compra cubre el control en todos los aspectos de las compras. Las compras son realizadas por el departamento de compras.
Departamento de compras:
El departamento de compras desempeña un papel muy importante en una organización porque la compra tiene su efecto en todos los factores vitales relacionados con la fabricación, la calidad, el costo, la eficiencia y la pronta entrega de productos a los clientes. Su función es procurar materiales, suministros, servicios, máquinas y herramientas en los términos más favorables, en consonancia con el mantenimiento del estándar de calidad deseado.
La compra es la función más importante de la gestión de materiales, ya que en el momento en que se realiza un pedido para la compra de materiales, una parte sustancial de las finanzas de la empresa se compromete, lo que afecta la posición del flujo de efectivo de la empresa.
Por lo tanto, si el tamaño de una empresa lo permite, debe haber un departamento de compras separado y la responsabilidad de comprar todo tipo de materiales debe confiarse a este departamento. El jefe de este departamento generalmente se conoce como el Gerente de compras o el Gerente de suministros o el Comprador principal.
Los siguientes son los objetivos básicos detrás de establecer un departamento de compras separado:
1. Hacer disponibilidad continua de materiales para que pueda haber un flujo ininterrumpido de materiales para la producción;
2. Realizar compras competitivas y sabiamente a los precios más económicos;
3. Realizar compras en cantidades razonables para mantener la inversión en materiales al mínimo;
4. Adquirir la calidad adecuada de los materiales para tener el menor desperdicio posible de materiales y la pérdida de producción;
5. Desarrollar una buena relación con el proveedor que asegure los mejores términos de suministro de materiales;
6. Desarrollar fuentes alternativas de suministro para que se puedan comprar materiales de esas fuentes alternativas si un proveedor en particular no suministra los materiales;
7. Adoptar el método de compra más ventajoso para garantizar la entrega sin problemas de los materiales por parte de los proveedores y evitar los riesgos de disputas o pérdidas financieras. y
8. Servir como centro de información sobre el conocimiento de los materiales relacionados con precios, fuentes de suministro, especificaciones, modo de entrega, etc.
En resumen, el objetivo básico de establecer un departamento de compras por separado es garantizar la disponibilidad continua de la calidad requerida de los materiales, evitar la producción y la pérdida de producción y, al mismo tiempo, reducir el costo final del producto terminado.
Compras centralizadas :
El departamento de compras puede ser centralizado o descentralizado. El departamento de compras centralizado significa que todas las funciones de compra se enrutan a través de un departamento. Las compras deben ser centralizadas, es decir, todas las compras deben ser realizadas por el departamento de compras para evitar la duplicación, la superposición y las adquisiciones no uniformes.
Todos los demás departamentos que requieren materiales, suministros, servicios, máquinas y herramientas deben enviar sangrías o solicitudes de compra al departamento de compras centralizado para realizar compras oportunas y adecuadas.
Ventajas de la compra centralizada:
1. Cuando se compran materiales, se pueden obtener términos favorables, por ejemplo, más descuento comercial o economías en el transporte porque la cantidad involucrada será grande.
2. El departamento de compras puede contar con funcionarios altamente pagados que son expertos en el arte de comprar los materiales. El conocimiento especializado y la habilidad de estas personas pueden ser utilizados.
3. Es posible un mejor control en la compra. Hay posibilidades de compras imprudentes cuando varias personas están autorizadas a realizar compras para sus requisitos.
4. Todos los registros con respecto a las compras se guardan en un lugar bajo la supervisión del oficial de compras. Esto resulta en economía, tanto en la compilación como en la consulta de registros.
5. La compra centralizada ayuda a seguir políticas, prácticas y procedimientos de compra uniformes.
6. Evita la duplicación de esfuerzos y es útil para lograr los estándares del producto.
7. El enlace con los departamentos de producción y servicio se hace más fácil mediante la compra centralizada porque todos los departamentos deben acercarse al departamento de compras para sus requisitos de materiales, suministros, servicios y herramientas.
8. La compra centralizada resulta en economía para un proveedor, ya que solo hay un funcionario de compras que atender, en lugar de muchas personas que realizan compras descentralizadas.
Desventajas de la compra centralizada:
1. Las compras centralizadas causarán demoras porque las sucursales en diferentes lugares enviarán sus requisitos al departamento de compras y el departamento de compras analizará sus requisitos y realizará el pedido para la compra de materiales.
2. En el caso de compras centralizadas, las sucursales en diferentes lugares no pueden aprovechar las compras localizadas.
3. Hay posibilidades de malentendidos entre la sucursal que requiere los materiales y el departamento de compras con el resultado de que se pueden realizar compras incorrectas de materiales.
4. Llevará a un alto costo inicial porque se debe configurar un departamento de compras por separado para la compra de materiales.
Se puede concluir que la empresa manufacturera que opera varias sucursales o fábricas en diferentes lugares y fabrica diferentes productos que requieren diferentes tipos de materiales, puede tener compras descentralizadas y diferentes fábricas pueden cumplir sus requisitos al realizar compras en sus mercados locales. Es ventajoso tener compras centralizadas si las sucursales o fábricas situadas en diferentes lugares necesitan los mismos tipos de materiales.
