Estructura de la organización: rol, pasos para diseñar y sus características
Estructura de la organización: rol, pasos para diseñar y sus características!
Función de la estructura de la organización:
Una estructura organizativa sirve a varias funciones del negocio. Está diseñado para servir motivos específicos. También debe haber esfuerzos para hacer coincidir la estructura de la organización con las necesidades cambiantes. Una buena estructura no solo facilita la comunicación sino que también aporta eficiencia en diferentes segmentos.
La estructura proporciona los siguientes roles:
1. Alienta la eficiencia:
El objetivo principal de una estructura organizativa es infundir eficiencia en varias funciones. Una estructura sistemática no dejará nada al azar y cada actividad se coordina para llevar a cabo al máximo. Los miembros de la organización intentan maximizar la salida de bienes y servicios de los insumos dados. Hay un esfuerzo por tener un esfuerzo sistemático, racional y coordinado para controlar diversos desperdicios y pérdidas. Varios modelos organizacionales están desarrollados para traer eficiencia en las operaciones.
2. Comunicación:
La comunicación es el problema número uno de todas las organizaciones. Una buena estructura proporciona un canal de comunicación adecuado entre las personas que trabajan en la organización. Se establece una relación de informe y una jerarquía de quién informa a quién también se especifica en una buena estructura. Existe la necesidad de un proceso de comunicación horizontal, vertical y lateral, y se realiza mediante una estructura bien planificada.
3. Uso óptimo de los recursos:
La adecuada asignación de recursos ayuda también en su óptima utilización. La estructura de la organización otorga un lugar más alto a las actividades que son más importantes para el logro de los objetivos de la organización. Las actividades se colocan de acuerdo con su importancia en la estructura y se dan las pautas adecuadas para la asignación de recursos. La asignación óptima de recursos es importante para el crecimiento de un negocio.
4. Satisfacción laboral:
Una buena estructura organizativa proporciona una clara asignación de tareas y responsabilidades a varias personas que trabajan en el negocio. Los trabajos se asignan según su conocimiento, experiencia y especialización. Las personas tienen la oportunidad de explicar sus trabajos. Habrá satisfacción en el trabajo cuando las personas sean libres de operar dentro de los límites prescritos.
5. Pensamiento creativo:
En una buena estructura organizativa hay libertad para planificar y ejecutar el propio trabajo. Permite a una persona pensar y desarrollar nuevas y mejores formas de hacer el trabajo. La estructura de la organización trata de colocar a las personas en los lugares más adecuados. Muchas personas han contribuido al desarrollo del pensamiento gerencial debido a su creatividad en una estructura organizativa particular.
6. Facilita la gestión:
Hay un número de personas que trabajan en un negocio. Su trabajo tendrá que ser especificado y los deberes serán asignados según los requisitos de la organización. Una buena estructura ayudará a establecer una relación entre las personas que trabajan en diferentes posiciones. Una estructura organizativa es un mecanismo a través del cual la gerencia dirige, coordina y controla las actividades de varias personas.
Una estructura bien diseñada ayudará tanto a la administración como a la operación de un negocio. Se garantiza que ninguna actividad permanece desatendida y el trabajo se asigna según la capacidad de las personas que lo realizan. Una estructura organizativa bien pensada es una gran ayuda para una buena administración.
Diseño de la estructura de la organización:
Una estructura organizacional debe satisfacer los requerimientos del negocio. Debe garantizar una utilización óptima de la mano de obra y deben realizarse correctamente las diferentes funciones. Existe la necesidad de una relación armoniosa entre las personas en diferentes posiciones. El diseño de una estructura es una tarea importante y debe realizarse con cuidado.
Los siguientes pasos son esenciales para diseñar una estructura organizativa:
1. Identificación de las actividades:
Se deben identificar las actividades que deben realizarse para alcanzar los objetivos de la organización. Deben determinarse las funciones a realizar para lograr diferentes objetivos y deben identificarse las actividades relacionadas con estas funciones. Las principales actividades se clasifican en una serie de sub-actividades. Al identificar las actividades, debe tenerse en cuenta que no se ha escapado ninguna actividad, no hay duplicación en las actividades y varias actividades se realizan de manera coordinada.
2. Agrupación de Actividades:
Las actividades estrechamente relacionadas y similares se agrupan por departamentos, divisiones o secciones. La coordinación entre las actividades solo se puede lograr a través de la agrupación adecuada. Las actividades agrupadas se pueden asignar a diferentes puestos. La asignación de actividades a individuos crea autoridad y responsabilidad. La autoridad se delega a los niveles inferiores de varios departamentos y la responsabilidad es fija.
3. Delegación de Autoridad:
La delegación es un proceso administrativo para hacer que otros hagan las cosas dándoles responsabilidad. Cuando se crean diferentes puestos en la organización, el trabajo se asigna a estas personas. Para hacer el trabajo hay una necesidad de autoridad. La autoridad se delega a diferentes personas de acuerdo con la asignación de responsabilidad. A través del proceso de delegación, autoridad, se crea una estructura en la organización que define quién interactuará formalmente con quién.
Características de una buena estructura organizativa:
Una buena estructura organizativa debe satisfacer diversas necesidades y requisitos de la empresa.
Las siguientes son las características de una buena estructura organizativa:
1. Línea clara de autoridad:
Debe haber una línea clara de autoridad desde arriba hacia abajo. La delegación de autoridad debe ser paso a paso y de acuerdo con la naturaleza del trabajo asignado. Todos en la organización deben tener claro su trabajo y la autoridad que se le ha delegado. En ausencia de esta claridad habrá confusión, fricción y conflicto.
2. Delegación adecuada de autoridad:
La delegación de autoridad debe ser proporcional a la responsabilidad asignada. Si la autoridad no es suficiente para obtener la tarea asignada, el trabajo no se completará. A veces, los gerentes asignan trabajo a los subordinados sin otorgarles la debida autoridad, esto demuestra la falta de toma de decisiones de su parte. Una autoridad inadecuada creará problemas para los subordinados porque es posible que no puedan realizar la tarea.
3. Menos niveles gerenciales:
En la medida de lo posible, se pueden crear niveles mínimos de gestión. Más el número de estos niveles, más los retrasos en la comunicación. Tomará más tiempo transmitir las decisiones de arriba a abajo. Del mismo modo, la información de los niveles inferiores tardará mucho tiempo en llegar a la cima. El número de niveles gerenciales depende de la naturaleza y escala de las operaciones. No se puede especificar un número específico de niveles para cada una de las preocupaciones, pero se deben hacer esfuerzos para mantenerlos al mínimo.
4. Rango de control:
El período de control se refiere al número de personas que un gerente puede supervisar directamente. Una persona debe supervisar solo el número de subordinados con los que puede mantenerse directamente en contacto. La cantidad de personas a supervisar puede no ser fija universalmente porque estará influenciada por la naturaleza del trabajo. Se deben hacer esfuerzos para mantener a un grupo bien administrado bajo un supervisor, de lo contrario habrá ineficiencia y bajo rendimiento.
5. Simple y flexible:
La estructura organizacional debe ser muy simple. No debe haber niveles innecesarios de gestión. Una buena estructura debe evitar la ambigüedad y la confusión. El sistema también debe ser flexible para adaptarse a las necesidades cambiantes. Puede haber una expansión o diversificación que requiera la reclasificación de deberes y responsabilidades. La estructura de la organización debe poder incorporar nuevos cambios sin alterar los elementos básicos.
