Estandarización de oficinas: objetos, áreas y ventajas
Lea este artículo para conocer los objetos, áreas, ventajas, efectos y pasos de la estandarización de la oficina.
Objetos de Normalización en Oficina:
Puede haber muchos objetos de estandarización en la oficina, cuyo punto final puede ser la eficiencia y la economía.
Los principales objetos de la estandarización en la oficina se pueden resumir como:
1. Mantenimiento de Equipos y Máquinas:
La estandarización asegura el uso económico de equipos y máquinas costosos. En consecuencia, el costo de mantenimiento sería más bajo porque mantener las máquinas del mismo tipo, los repuestos y el contrato de servicios puede ser más barato.
2. Menor costo de entrenamiento:
El costo general de la capacitación es probable que sea bajo, ya que el material, los equipos, los suministros y las máquinas están estandarizados. Esto también asegura la intercambiabilidad del personal para cumplir con el requisito de carga máxima.
3. Economía en las compras:
Otro objetivo de las estandarizaciones es tener una economía en la compra de proveedores, muebles, equipos y máquinas. Comprar en grandes cantidades puede resultar en un precio de compra más bajo.
4. Fijación de las Normas de Desempeño:
La estandarización es necesaria para fijar el estándar de rendimiento.
Áreas de Normalización en Oficina:
Las siguientes son áreas en las que la estandarización de los métodos de oficina puede ser particularmente útil:
(a) Actividades humanas
(b) Comunicaciones
(c) Formularios y Registros
(d) Equipos y máquinas
(e) Muebles
(f) Suministros
(g) Asignación de espacio
(h) Ambiente de trabajo
Discutiríamos brevemente lo siguiente:
(a) Actividades humanas:
Las actividades humanas se pueden estandarizar en la oficina. El mejor método de un ejemplo puede ser determinado. Este método puede ser seguido por otros empleados de oficina con, por supuesto, el cambio necesario necesario para adaptarse a un trabajo individual o un empleado individual.
(b) Comunicación :
Los medios de comunicación y el método se pueden estandarizar para reducir el costo. Esto es muy importante en el caso de organizaciones donde las oficinas están ubicadas muy separadas.
(c) Formularios y Registro:
La estandarización de formularios resultaría en menos formas y también formas menos largas. Luego puede haber una estandarización del período de tiempo durante el cual los registros se deben mantener y luego destruir.
(d) Equipos y máquinas:
La estandarización implica el uso de equipos y máquinas similares.
(e) Muebles:
La estandarización de la mesa de trabajo, las sillas, etc. se realiza para garantizar la economía y la intercambiabilidad.
(f) Suministros:
Implica que existe una estandarización de diferentes suministros como papel, carbón, tinta, grapas, goma, etc.
(g) Asignación de espacio:
La asignación de espacio también está estandarizada. Esto se debe basar en los tipos de trabajo, así como el nivel de trabajo.
(h) Ambiente de trabajo :
El entorno de trabajo debe ser estandarizado: la cantidad de luz necesaria para diferentes trabajos, el nivel de ruido permitido, la humedad, etc., para tener un mejor rendimiento.
Ventajas de la estandarización:
1. Economía:
Estandarización significa mayor economía en casi todas las actividades. Los suministros, equipos y máquinas estandarizados se pueden llevar en cantidades más grandes ya precios más bajos. Además, la intercambiabilidad de equipos y máquinas da como resultado un uso más económico y un menor costo de capital y reparación.
2. Mayor idoneidad para la tarea:
La estandarización significa los tipos correctos de suministros, equipos, máquinas, formularios, comunicaciones, muebles y entorno de trabajo para una tarea determinada.
3. Facilidad en la administración:
La estandarización se encarga del trabajo de rutina, mientras que la administración aborda las tareas más importantes.
4. Adecuación de los métodos:
Un mayor uso de computadoras y mini computadoras hace que las estandarizaciones sean obligatorias. Por eso la estandarización es una necesidad en la oficina moderna.
5. Mejor control:
El estándar de rendimiento no se puede fijar sin la estandarización. Están interrelacionados. Las normas de desempeño deben ser fijadas para controlar la actividad de la oficina.
6. Ayudando en la preparación del presupuesto:
Cuando se han desarrollado métodos de trabajo estándar, el costo de la oficina se puede determinar con mayor precisión. Por lo tanto, el presupuesto de la oficina se puede preparar con facilidad y mayor precisión, ya que se conocen los costos de las diferentes actividades. Estas ventajas llevan así a la gestión a optar por la estandarización.
Efecto de la estandarización en los empleados:
Aunque la estandarización se ha convertido en una característica necesaria de todas las oficinas modernas, no se puede ignorar su efecto en los empleados. Los empleados son tratados principalmente como una máquina, y fue la Administración científica de Taylor en la que se estandarizaron la herramienta de trabajo y los métodos de trabajo.
Esto significa que su trabajo es más aburrido y por lo tanto causa más fatiga y aburrimiento. Por lo tanto, es necesario que la gerencia se encargue de este aspecto mientras se pone en práctica la estandarización.
Pasos de la estandarización en la oficina:
Toda organización progresista debe tener un departamento de sistemas que sea responsable de la estandarización. Sin embargo, en la práctica, la operación de la oficina y sus métodos son tan variados que sería útil tener un comité estándar en la organización, que es un comité permanente.
Cualquiera que sea la disposición, se sugieren los siguientes pasos para lograr una estandarización de un método:
(a) Determinar el propósito de la operación.
(b) Determinar las necesidades a satisfacer.
(c) Determinar los diversos métodos alternativos para realizar las operaciones.
(d) Compare los métodos alternativos que cumplen el mismo propósito en relación con el factor de costo
(e) El mejor método debe seleccionarse sobre la base de varias alternativas
(f) Para dar una forma concreta al pensamiento, sería necesario estandarizar y preparar especificaciones escritas.
Simplificación:
La simplificación se refiere al proceso de simplificar o hacer que una cosa parezca muy fácil.
Por ejemplo, solo resuelva esta aritmética:
Hemos llegado a la solución que es 23/73. Ahora que estamos analizando este problema, lo que vemos es que hay muchos corchetes, es decir, interrupciones y, hemos encontrado una solución al eliminar los corchetes o las interrupciones una por una antes de que encontráramos la solución.
De la misma manera, en una organización, puede haber muchos corchetes o problemas involucrados y uno tiene que encontrar una solución para ello. Uno tiene que resolver los problemas en cada paso de mediación antes de llegar a una solución.
En una oficina u organización, no es posible que el Gerente Jefe o el Gerente de Oficina se encarguen de todo.
Él solo no puede manejar todo. Tiene que encontrar una solución en cada paso para disminuir su carga y su trabajo, de modo que se centre y se concentre en los problemas vitales, críticos y principales para tomar una acción favorable en cada paso y dejar los problemas de los intermediarios para la gente. En cada nivel, bajo él para resolver los problemas.
El informe, por supuesto, debe ser enviado a las autoridades superiores siempre. Este es un ejemplo y proceso de simplificación. La simplificación disminuye la carga de la autoridad competente y le facilita la tarea de agilizar su trabajo para tomar una buena decisión sobre la base de las soluciones que se le proporcionan.
También proporciona responsabilidades a los oficiales intermediarios en cada nivel para manejar una situación y brindar una mejor solución a los superiores.
