Oficina de registros y correspondencia
Lea este artículo para aprender sobre los registros de la oficina y la correspondencia.
Significado de la correspondencia de la oficina:
Una gran cantidad de comunicación que tiene lugar en una organización es por escrito. Por lo tanto, la correspondencia se define como "comunicación por escrito sobre un tema de interés mutuo, ya sea dentro de la organización o con un agente externo".
La correspondencia dentro de la organización presta un significado de definición a las políticas y prácticas corporativas, promueve el entendimiento entre los miembros y los departamentos de la organización.
Las correspondencias con el forastero promueven la imagen de la organización, aclaran sus políticas, mantienen intactas a sus entidades legales y mantienen sus operaciones.
Propósito de la correspondencia de la oficina:
Puede haber y hay muchas razones para las correspondencias de oficina.
Una correspondencia de oficina puede ser debido a las siguientes razones:
1. Sirviendo un aviso al personal de oficina.
2. Servir un aviso a la persona individual.
3. Entrega de una orden a todo el departamento o al empleado individual en la oficina.
4. Dar una instrucción al departamento oa una persona que trabaja en el departamento.
Cumplir una instrucción o un aviso a la oficina ubicada fuera de las oficinas. Puede haber muchas otras razones para ejecutar y servir una instrucción que forma parte de la correspondencia de la oficina, sin embargo, la naturaleza de la correspondencia depende de la situación que se presente en la oficina para la cual se debe notificar.
Principios de Correspondencia de Oficina:
Hay ciertos principios de correspondencia que deben seguir todos los oficios. Todos los Tom, Dick y Harry no pueden emitir un aviso de oficina o una orden de oficina. Supongamos que un jefe de departamento desea emitir una carta de advertencia a uno de sus empleados. Simplemente no puede emitir lo mismo en sus caprichos y fantasías.
Primero debe consultar el manual de la oficina, donde le quedará claro si la oficina le ha otorgado al jefe de departamento la emisión de dichas cartas.
En caso afirmativo, puede, bajo el marco del manual administrativo, emitir la carta. Si no, tiene que volver al jefe de la organización, explicando la situación y solicitando su permiso y aprobación para emitir dicha orden, antes de entregar una carta de advertencia. Una copia de esa carta debe ser enviada al jefe de la organización de la oficina para su información.
El mayor principio de cualquier correspondencia oficial es que las cartas oficiales emitidas, entregadas o enviadas a cualquier persona deben tener una razón válida y sustancial que debe evidenciar una acción firme y resuelta.
Otro principio de la carta oficial es que, a menos que sea necesario, debe ser breve, cortés y debe escribirse de manera tal que la persona que la lea tome una acción favorable. En ningún momento la carta oficial que se sirva o se escriba debe ser dura, descortés y oxidada. Por lo tanto, devalúa la importancia de la letra y la persona que la escribe.
Mantenimiento de Correspondencia Oficial:
El mantenimiento de la correspondencia de la oficina comienza con la recepción de la carta oficial y la presentación en el archivo correspondiente, o el envío de una carta fuera de la oficina, o el envío de una carta a otro departamento, y el mantenimiento de una copia en el archivo.
Esto se explica mejor así:
Las cartas entrantes también se conocen como correos entrantes y las cartas salientes se conocen como correos salientes. Discutiremos el procedimiento de manejo de correos entrantes y salientes.
Procedimiento para el manejo de correos entrantes en la correspondencia de la oficina:
El correo entrante forma la base sobre la cual la organización trabaja y existe. Gran parte de la eficiencia de la organización se refleja a través de un manejo adecuado del correo interno.
Se enumera el procedimiento de manejo de un correo entrante:
1. Recibiendo y recogiendo los correos:
Un 'dak' o 'correo' ordinario es llevado a la oficina ya sea por un mensajero o por un empleado de correos una o dos veces al día en la mayoría de nuestras ciudades en la India. De una vez, se debe contar el número de cartas recibidas. Una oficina, tal como está, recibirá entre 25 y 30 cartas por día y puede tener entre 10 y 12 cartas por vez.
Todas las cartas después de recibir deben ser selladas. Se muestra un ejemplo apropiado de sello:
Aquí el sello refleja el nombre de la oficina. Es la oficina en Calcuta. El sello refleja otra información como el número de la carta, la fecha de recepción y la dirección de la carta a la que debe entregarse. Supongamos que esta es la décima carta que la oficina recibió el 10/10/10, luego la figura 10 y la fecha 10/10/10 deben publicarse en el lugar apropiado.
Por último, si la letra está marcada para el departamento de cuentas, entonces las "cuentas" deben escribirse en el lugar apropiado. Sin embargo, este paso se llevará a cabo solo después de abrir el correo.
2. Correo de apertura:
Las cartas pueden abrirse a mano o con máquinas de abrir cartas. Abrir cartas a mano con la ayuda de un cuchillo de papel es el método más común para abrir cartas incluso en una organización muy grande.
Después de abrir la carta, se debe tener en cuenta si el contenido de la carta escrita está en una sola página o en más de una página. Si es más de una página, todas las páginas deben estar numeradas.
Después de numerar las páginas, se debe leer el contenido de la carta y se debe dar mayor importancia al tema de la carta.
Es el tema que, de un vistazo, nos habla de todo el contenido.
Ahora es aquí donde la "letra a la que se hace referencia" entra en juego como está inscrito en el sello. Una vez que se lee la carta completa, uno podría conocer el departamento al que debe dirigirse la carta. Debe estar escrito en el espacio provisto.
3. Grabación del correo:
A la mayoría de las organizaciones les gusta mantener un registro permanente de todo el correo entrante. Para este propósito, se mantiene el "registro de correo entrante", "registro recibido dak" o "libro recibido carta". Este registro registra todos los datos de la carta recibida. Es mejor tener un registro de este tipo en casi todas las oficinas para verificar los registros de la carta recibida y también para verificar si se ha devuelto una carta para su presentación.
Un ejemplo de cómo debería ser el registro de correo entrante se ilustra mejor:
4. Clasificación y distribución de correo entrante:
Una vez que todo el sellado y la grabación completa hayan terminado, las letras se deben ordenar. Por ejemplo, todas las cartas que deben dirigirse a las cuentas se deben separar y agrupar para que todas las cartas que pertenecen al Departamento de Cuentas se envíen a las Cuentas.
Del mismo modo, todas las cartas dirigidas a la Administración pueden enviarse al Departamento de Administración. De este modo, el proceso de colocación de todas las cartas pertenecientes al Departamento de Cuentas se envía a las cuentas. Del mismo modo, cada carta dirigida a la Administración puede ser enviada a la Administración.
Este proceso de poner todas las cartas en un departamento, en serie y dirigirlo al departamento en cuestión para la acción se conoce como "clasificación". Una vez que las letras se clasifican y registran, las cartas se envían a los departamentos respectivos para que las reciban. Este proceso se conoce como distribución.
5. Seguimiento:
Una respuesta eficiente a la correspondencia entrante es el índice de la eficiencia de la organización y para mejorar su imagen. Los ejecutivos y los diversos jefes de departamento deben asegurarse de que las cartas recibidas durante los días se atiendan el mismo día y las respuestas se preparen el mismo día, y luego las copias duplicadas se archiven correctamente.
Las letras originales deben recibir el nombre del archivo y deben enviarse correctamente.
Correo saliente o saliente en la correspondencia de la oficina:
Los correos son enviados afuera por cada departamento, por cada organización.
Existe un procedimiento de envío del correo:
1. Lea todo el contenido de la carta que debe enviarse.
2. Saque el archivo en el que se archivará la segunda copia de la carta. El archivo tendrá un número de archivo. Este número de archivo tiene que ser dado a la carta.
3. Vea en el registro de salida cuál es el número de serie de la última letra. El siguiente número será el número de serie de esta letra.
4. Ponga la fecha de envío en la carta. La misma fecha deberá ser puesta en la carta.
5. Después de hacer todas las entradas de la carta en el registro dak de salida, envíe las cartas a la sección de envío. La sección de envío colocará las estampillas, etc., escribirá la dirección en el sobre y luego publicará la carta haciendo una inscripción en el registro que mantienen. Este es el método más simple y fácil de enviar una carta desde la oficina.
Presentación y método de presentación en correspondencia de la oficina:
El método para archivar el correo de la oficina, ya sea entrante o saliente, difiere de una oficina a otra y los procedimientos para archivar también difieren, ya que las diferentes oficinas tienen diferentes normas, procedimientos, etc. Estos son útiles para archivar.
El proceso de presentación comienza inmediatamente después de que termina la grabación de la carta saliente. Supongamos que ha llegado una carta a la oficina para la cual no se debe dar una respuesta, entonces esa carta se lee, anota y archiva. Pero si una carta entrante exige una respuesta, entonces la carta entrante definitivamente tiene que ser archivada, pero antes de eso, la respuesta debe ser redactada.
Una vez que la respuesta está redactada, anotada, codificada y enviada a la sección de despacho, para el proceso posterior, la carta debe presentarse.
Existen procedimientos para archivar en correspondencia de oficina:
1. Primero revise la carta entrante y la nota de dónde ha venido la carta, cuáles son los contenidos de la carta y qué quiere la carta. Si la carta no justifica una respuesta, preséntela en el archivo correspondiente.
2. Suponga que la carta entrante justifica una respuesta y luego averigüe de dónde viene la carta.
Será evidente a partir de la carta, ya que sabría de dónde ha venido, anotará el contenido de la carta, el asunto, etc ... Esto le dará una idea sobre el archivo en el que se debe presentar la carta, recoger ese archivo. .
3. Enmarque inmediatamente un borrador para su respuesta. Consíguelo aprobado por la autoridad competente. Después de obtener la aprobación, escriba la carta y obtenga la aprobación de la autoridad competente.
4. Una vez que la carta esté aprobada, déle un número de archivo, número de serie y fecha adecuados. Una vez hecho esto, envíelo al empleado de despacho para su aprobación.
5. Registre la carta de entrada y la carta de respuesta en el archivo correspondiente y enumere las páginas archivadas en serie. Este es un método breve y breve de explicación sobre la presentación. Sin embargo, haga un esfuerzo para explicar sobre varios tipos de archivos y archivos, y el método de cómo dar un índice o un número de código a un archivo.
