Gestión de oficina y su importancia
Gestión de oficina y su importancia!
La administración de la oficina es la técnica de planificación, organización, coordinación y control de las actividades de la oficina con miras a lograr los objetivos comerciales y se ocupa del rendimiento eficiente y eficaz del trabajo de la oficina. El éxito de un negocio depende de la eficiencia de su oficina. El volumen de papeleo en las oficinas se ha multiplicado en estos días debido a la industrialización, la explosión demográfica, el control gubernamental y la aplicación de diversas leyes fiscales y laborales a cualquier empresa comercial. La eficiencia y la eficacia, que son palabras clave en la gestión, se logran solo a través de la planificación y el control adecuados de las actividades, la reducción de los costos de oficina y la coordinación de todas las actividades comerciales.
"La administración de la oficina se puede definir como una tarea de planificación, coordinación, que motiva los esfuerzos de otros hacia los objetivos específicos de la oficina".
“La administración de oficinas, como una función, es la rama del arte y la ciencia de la administración que se ocupa del desempeño eficiente del trabajo de oficina cuando y donde sea que se realice ese trabajo”. - William If. Leffingwell y Edwin M. Rot.
“La gestión de la oficina es la manipulación y el control de hombres, métodos, máquinas y materiales para lograr los mejores resultados posibles; resultados de la mejor calidad posible con el menor gasto posible de efectos y gastos, en el menor tiempo posible y de una manera aceptable para el alta gerencia. ”- Harry H. Wylie.
Esta definición enfatiza la utilización de recursos de negocios como material, métodos, etc. para lograr los objetivos y resultados de la mejor manera y en el menor tiempo posible.
“La administración de la oficina es el arte de guiar al personal de la oficina en el uso de los medios adecuados a su entorno para lograr su propósito específico.” - Mills and Standinhford.
De acuerdo con esta definición, es necesaria una comprensión adecuada del objetivo objetivo para que todos los esfuerzos y actividades se dirijan a su logro. El entorno donde se debe realizar el trabajo de oficina lo proporciona la administración después de la planificación adecuada. Medio ambiente significa entornos donde operan los empleados de una empresa. Incluye factores físicos como la ubicación, el diseño, la temperatura de iluminación, la ventilación, la limpieza, etc. También se deben dar a conocer a los empleados diversas leyes comerciales, prácticas aduaneras, etc.
En esta definición, el autor ha tratado la gestión de la oficina como un arte de guiar y dirigir a las personas o empleados de la organización en el uso de diversos medios, como equipos de máquinas, formularios de oficina, manuales, métodos, etc. La definición enfatiza el desarrollo de las personas en el Oficina y no dirección de las cosas. La gerencia de la oficina debe comprender el comportamiento y las necesidades de su empleado para motivarlo a trabajar, influyendo en él y brindándole incentivos para que se logre el objetivo de la organización.
En palabras simples, la administración de la oficina puede definirse como “un proceso distinto de planificación, organización, contratación, dirección, coordinación y control de la oficina para facilitar el logro de los objetivos de cualquier empresa comercial”, la definición muestra las funciones gerenciales de un administrador administrativo. El siguiente diagrama indica varios elementos o funciones en el proceso de administración de la oficina.
Importancia de la gestión de oficina:
Los siguientes puntos resaltan la importancia de la administración de la oficina:
(i) Ayuda en el logro de los objetivos:
Los objetivos o metas son resultados en términos cuantitativos que se deben alcanzar en un tiempo determinado. La administración hace que las personas se den cuenta de los objetivos y dirige sus esfuerzos hacia el logro de estos objetivos.
(ii) Uso óptimo de los recursos:
La administración ayuda en la utilización de los recursos de manera efectiva. Los gerentes utilizan de manera optimista los escasos recursos. Los gerentes llevan a cabo la coordinación e integración de diversos recursos. Es la gestión la que guía al personal en el cargo en el uso de los recursos.
(iii) Minimización de Costos:
Los costos de oficina solo se pueden reducir bajo la guía y el control de una gestión eficiente. La administración de oficinas se ocupa de realizar las actividades de la oficina de la mejor y más económica manera. La reducción de costos es uno de los objetivos de la administración que se puede lograr a través de la simplificación del trabajo y la mecanización. A través de una mejor planificación, una organización sólida y un control efectivo, la administración permite reducir los costos y preparar a una empresa para enfrentar la competencia.
(iv) Flujo Suave de Trabajo:
El flujo ininterrumpido de trabajo solo es posible si hay una planificación y control adecuados. La gestión asegura un flujo de trabajo eficiente y suave.
(v) Ayuda a mantener la eficiencia de la oficina:
La administración ayuda a mantener la eficiencia en una oficina. Un gerente no solo realiza y produce resultados, sino que también lo hace de la manera más eficiente para contribuir a la generación de ganancias.
(vi) Gestionando la supervivencia y el crecimiento:
La gerencia tiene que desempeñar un papel importante para mantener viva la organización. El cambio en la tecnología y los métodos se debe anticipar y adaptar para la supervivencia y el crecimiento. Solo la administración puede hacerlo y moldea a la empresa en un entorno tan cambiante.
(vii) Proporciona innovación:
La innovación es encontrar un método nuevo, diferente y mejor para hacer el trabajo existente. Para planificar y gestionar la innovación, la administración debe desempeñar un papel importante. Las sugerencias de los clientes, la información de los vendedores y la vigilancia de las actividades de los competidores son fuente de innovación.
(viii) Ayuda a retener el talento e inculcar el sentido de lealtad en el personal de la oficina:
La administración eficiente ayuda a retener a los empleados talentosos y que trabajan duro al proporcionarles un ambiente de trabajo cómodo. El gerente debe motivar a sus empleados al reconocer y apreciar sus talentos.
(ix) proporciona liderazgo:
La gerencia proporciona liderazgo al influir y guiar al personal de la oficina. Los gerentes influyen en sus subordinados para que trabajen voluntariamente para alcanzar los objetivos de la organización.
(x) Gestionando el cambio:
La importancia de la administración de la oficina es que ayuda a planificar el cambio e introducirlo en el momento adecuado y de la manera correcta. Debido al cambio en los métodos tecnológicos, los procedimientos de trabajo, etc., deben cambiarse por eficiencia y economía. Las personas se resisten al cambio debido a la falta de comprensión de las razones del cambio y la falta de capacitación en nuevos métodos. La administración ayuda a minimizar la resistencia de las personas y actúa como un agente de cambio.
(xi) Mantener relaciones públicas:
La administración de la oficina ayuda a mejorar las relaciones públicas y aumentar la buena voluntad de una empresa al lidiar con las quejas de los consumidores y el público en general.
(xii) Beneficios sociales:
La administración es beneficiosa no solo para las empresas comerciales sino también para los diversos segmentos de la sociedad. Proporciona y mantiene vínculos con diversos tipos de proveedores, bancos, compañías de seguros, departamentos gubernamentales y público en general. Beneficia a la sociedad en su conjunto al proporcionar sus servicios.
(xiii) Facilita la coordinación y el control de varias funciones de oficina:
La gestión de la oficina ayuda a armonizar todas las actividades de la oficina. Facilita el control al influir en el comportamiento de los eventos para garantizar su conformidad con el plan.
