Presupuesto de oficina: significado, importancia y limitaciones del presupuesto de oficina

Lea este artículo para conocer el significado, la importancia, las limitaciones, los tipos y la preparación del presupuesto de la oficina.

Significado del presupuesto de la oficina:

Un presupuesto de oficina se puede definir como "un dispositivo que consiste en una ordenación ordenada de datos determinada por conjeturas calculadas y que cubre todas las fases de la empresa por un período de tiempo futuro definido".

El control presupuestario es el proceso de utilizar el presupuesto mediante la comparación de los resultados reales con las estimaciones calculadas para corregir el método o la técnica mediante la cual los resultados se comparan con los objetivos de gastos, ingresos y producción previstos.

De los dos anteriores, es decir, el presupuesto y el control presupuestario, estos dos términos relativos no solo están relacionados entre sí, sino que también son interdependientes. Desde el punto de vista gerencial, uno sin el otro es inútil y es un ejercicio inútil.

Importancia del uso del presupuesto de la oficina:

El uso del presupuesto de la oficina en la oficina es importante debido a los siguientes factores:

1. Planificación y Control:

La planificación es una función importante de la gestión. Es solo a través del control presupuestario que la función de planificación recibe una forma adecuada. Otra función importante de la gestión es el control. El control presupuestario es un potente arma de control. Ayuda a controlar las actuaciones.

2. Ayudas en la toma de decisiones:

El presupuesto proporciona una gran ayuda a un miembro de la gerencia en la toma de decisiones. Obtiene la información objetiva de los objetivos y los logros respectivos mostrados por el presupuesto.

3. Equilibrio:

El control presupuestario promueve un punto de vista global. Un presupuesto ayuda al gerente de la oficina al fomentar un equilibrio deseado entre las diversas actividades de la oficina.

4. Revelando la debilidad de la estructura de la oficina:

El uso de un presupuesto ayuda a revelar la debilidad en la estructura organizativa de la oficina. Las unidades, departamentos o divisiones que tienen un gasto excesivo pueden marcarse para atención gerencial.

Limitación del control presupuestario:

El control presupuestario, como dispositivo para controlar el costo de la oficina, tiene sus propias limitaciones, las más importantes de las cuales son:

1. Limitación en cuanto a la exactitud del pronóstico:

Los presupuestos están limitados por la precisión de los pronósticos. Para lograr esto, sería mejor revisar cada mes o tres meses para que los desarrollos o cambios de condiciones se reflejen en el presupuesto.

2. Sólo una herramienta de gestión:

El presupuesto es una herramienta. No es la gestión por sí misma. Un presupuesto no es automático en su funcionamiento. Es, por lo tanto, necesario tener mucho cuidado en su preparación. También es esencial interpretar los datos correctamente.

3. Limitación de tiempo:

El uso de un presupuesto necesita tiempo. Las enfermedades actuales no se curan de la noche a la mañana por el presupuesto. No es posible apresurarse a través de la corrección o eliminación de las condiciones indeseables. El control presupuestario toma su propio tiempo para ser aplicado.

Tipos de presupuesto de oficina:

Es posible elaborar un presupuesto separado para cualquier departamento o división de nuestra empresa. A menudo, los presupuestos separados se preparan para ventas, compras, producción, finanzas, mano de obra y gastos generales. Este tipo de presupuesto se denomina presupuesto departamental o presupuesto de división. También se puede preparar para la oficina en nuestra organización, donde la oficina es una parte importante de la organización.

Los presupuestos generalmente se preparan en términos de dinero, pero hoy en día se reconoce como una práctica útil para preparar el presupuesto también en términos físicos. Los recursos físicos necesarios para alcanzar las cifras físicas objetivo en el presupuesto. El presupuesto puede así ser un presupuesto monetario y el presupuesto físico.

Luego hay otro tipo de presupuesto. El objetivo de este tipo de presupuesto es predeterminar la acción que se debe tomar si surge una variación de la meta estimada. Este presupuesto muestra las asignaciones a un cierto nivel de actividad y también la asignación a varios niveles. En la práctica, las desviaciones se estiman a partir de la asignación para la meta establecida.

Preparación del presupuesto de la oficina:

El presupuesto de la oficina puede cumplir su debido propósito solo si se prepara adecuadamente. Para hacerlo, es conveniente tener en cuenta los siguientes principios de preparación del presupuesto de la oficina. Se debe tener el cuidado adecuado para preparar el presupuesto de la oficina; implica dinero, tiempo y mucho esfuerzo individual para preparar un presupuesto. El presupuesto ya preparado es un ejercicio inútil y costoso.

Para lograr el objetivo de un presupuesto, se deben seguir los siguientes pasos para preparar el presupuesto:

1. Clasificación de los gastos de oficina:

Cuando los gastos de oficina son una parte importante de la configuración de una organización, sería apropiado definirlos correctamente.

En términos generales, los gastos de oficina se pueden clasificar en:

(a) Fijo, como arrendamiento, alquiler,

(b) Semivariables, como la supervisión, y

2. Asignación de gastos de oficina:

El presupuesto de la oficina debe asignar los gastos de la oficina a varios departamentos cuidadosamente.

Hay dos tipos de gastos de oficina:

(a) Directo: que se puede cargar directamente al departamento de operaciones, por ejemplo, la depreciación de la máquina y el equipo, y los salarios del personal utilizados exclusivamente para un departamento en particular

(b) Indirecto: que se puede cargar directamente a los departamentos operativos, pero que se asignan a estos departamentos de manera sólida, por ejemplo, Gastos para el sistema de llenado centralizado, O&M centralizado, etc.

3. Consultar al personal:

Los supervisores son consultados sobre los diversos aspectos del presupuesto. El desempeño pasado de cada departamento se evalúa y la meta para el desempeño adicional se establece sobre la base de la meta y los objetivos de la organización.

4. Ajustándose al Presupuesto Maestro:

El presupuesto completo de la oficina debe incorporarse al presupuesto maestro. El administrador de la oficina debe asegurarse de que la integración del presupuesto de la oficina en el presupuesto maestro sea adecuada. El gerente de la oficina no debe ser egoísta. Debería estar dispuesto a realizar ajustes adecuados en su presupuesto si las necesidades de la organización así lo exigen.

5. Escribiendo el presupuesto:

El siguiente paso en el presupuesto es escribir el presupuesto. El presupuesto debe ser escrito con cuidado. Deben darse explicaciones adecuadas, cuando sea necesario.

6. Transmitiendo el presupuesto:

Este es el paso final y el más importante en el presupuesto. El presupuesto debe ser enviado a todos los departamentos y los ejecutivos que deben implementarlo. Las copias de partes del presupuesto también deben enviarse a los ejecutivos de nivel de cobertura que son responsables de la implementación de una parte particular de un presupuesto.