¿Cómo organizar una reunión pública? (11 pasos principales)
Este artículo arroja luz sobre los once pasos a seguir para organizar una reunión pública. Los pasos son: 1. Se debe seleccionar un lugar 2. El presidente y los oradores deben estar fijos 3. Publicidad 4. Voluntarios 5. Disposición de asientos 6. Prensa 7. Circular 8. Acuerdo de almuerzo 9. Una agenda 10. Sesiones 11. Alojamiento financiero
Paso # 1. Un lugar tiene que ser seleccionado:
Puede ser una sala pública o un espacio abierto como un parque o un cruce de calles. La capacidad de la sala es muy importante. Es preferible que una sala pequeña esté llena a una sala grande que quede parcialmente vacía. La cuestión del alquiler, sin embargo, también es importante.
Paso # 2. El presidente y los oradores tienen que mentir fijos:
El presidente o presidente de la organización puede presidir la reunión, pero a veces, por prestigio y glamour, se invita a algunas personalidades importantes a ocupar la presidencia. Los oradores pueden tener que ser seleccionados de las diferentes partes del país en caso de una conferencia o convención. En ese caso, su alojamiento y comida tienen que ser arreglados. Lo mismo debe hacerse para los delegados que vienen de diferentes lugares.
Paso # 3. Publicidad:
Se requiere publicidad y para ello se deben hacer arreglos. El público no está interesado en las reuniones, por lo que hay que despertar el interés en ellas. La impresión de carteles y su fijación, la distribución de folletos, la colocación de pancartas y las inserciones en los periódicos son algunos de los métodos comunes de publicidad. Se requiere un presupuesto para el propósito.
Paso # 4. Voluntarios:
Los voluntarios (o mayordomos) deben ser empleados para realizar diferentes trabajos y particularmente en el lugar de la reunión para guiar a los invitados y los participantes, para mantener la ley y el orden y para ayudar a los organizadores. Se designa un Comité de Recepción para supervisar la recepción y también para recaudar fondos de los delegados y simpatizantes.
Paso # 5. Arreglos de asientos:
Se deben hacer todos los arreglos para los asientos de los participantes en el pasillo o en el suelo y para los oradores y los invitados en la plataforma o tarima. Las decoraciones coloridas a menudo se hacen para definir el carácter de la reunión y ganar popularidad.
Paso # 6. Presiona:
Se debe tener especial cuidado para dar cabida a la prensa. Los informes de los periódicos serán favorables o desfavorables, depende en gran medida del tratamiento aplicado a los reporteros.
Paso # 7. Circular:
Todos los papeles deberán estar listos para su distribución entre los participantes. Deben llegar a las personas en el momento adecuado. A veces, los recuerdos se publican con motivo de conferencias que tienen un valor histórico. Los recuerdos son fuentes de ingresos a través de anuncios. Por lo general, un Comité de Recuerdos se designa por separado para producir el recuerdo.
Paso # 8. Arreglo de almuerzo:
El arreglo del almuerzo o el té para los delegados e invitados, que es muy común en caso de una conferencia o convención, es otro trabajo difícil y quizás ingrato relacionado con una reunión pública.
Paso # 9. Una agenda:
El programa debe finalizarse con una agenda, una lista de oradores, nombres de los presidentes para diferentes sesiones, si corresponde, etc. Los elementos que se incluirán en la agenda deberán ser invitados previamente por los delegados. El programa debe ser impreso para su distribución.
Paso # 10. Sesiones:
Hay dos sesiones especiales para una conferencia: Inaugural. Es decir, apertura y Valedictory, es decir cierre. Se hacen arreglos especiales para ellos.
Paso # 11. Alojamiento financiero:
Hacer acomodaciones financieras es otra tarea importante. A veces el costo de la reunión llega a ser muy alto. Las fuentes de financiamiento son: el fondo de la organización en sí, los honorarios de los delegados, anuncios de recuerdo, membresía del Comité de Recepción, etc.
