Lo esencial de un buen informe
Lo esencial de un buen informe!
1. El informe debe tener un título adecuado para describir el tema que se informa en él. El informe debe estar en buena forma y debe tener subtítulos y divisiones de párrafos. El nombre del destinatario del informe debe escribirse en la parte superior del informe.
2. El informe-debe ser fáctico. No se debe permitir que los caprichos e ideas de la persona que prepara el informe influyan en el informe.
3. El informe debe referirse a un cierto período y el período de tiempo debe indicarse en la parte superior del informe.
4. El informe debe ser claro, breve y conciso. La claridad no debe sacrificarse a costa de la brevedad.
5. El informe debe ser rápido porque la información demorada es información denegada. Si transcurre un tiempo considerable entre la ocurrencia de los eventos y el informe, la oportunidad de tomar las medidas apropiadas puede perderse o la administración puede tomar algunas decisiones erróneas en ausencia de información.
La periodicidad de un informe debe tenerse en cuenta y los informes deben presentarse a tiempo. El informe debe estar en buena forma y debe tener subtítulos y divisiones de párrafos.
6. Un informe debe distinguir entre factores controlables y no controlables y debe informarlos por separado. Es porque la gerencia puede tomar medidas adecuadas con respecto a factores controlables.
7. Deben darse comentarios apropiados en el informe. Ahorra un tiempo valioso de la gestión y asegura una atención rápida. Deben proporcionarse datos adecuados para sugerir un posible curso de acción.
8. Un informe debe ser revisado periódicamente. La forma y el contenido de un informe no deben ser de carácter permanente. Deberían seguir cambiando con el cambio de circunstancias; De lo contrario, el destinatario los tomará como obsoletos y de tipo rutinario.
9. El informe debe tomarse como correcto dentro del grado permisible de inexactitud. El margen de error permitido dependerá del propósito para el cual se prepara el informe.
10. El informe debe llamar la atención del gerente de inmediato sobre los asuntos excepcionales para que la administración por excepción pueda llevarse a cabo de manera efectiva. Por lo tanto, los informes deben resaltar desviaciones significativas de las normas.
11. Los informes visuales a través de gráficos, cuadros y diagramas deben preferirse a los informes descriptivos, ya que los informes visuales atraen el ojo más rápidamente y dejan una impresión duradera en la mente.
12. Cuando la comparación se refleja en un informe, se debe garantizar que lo mismo se encuentre entre cuestiones comparables (es decir, similares) para que se pueda realizar una comparación significativa y se pueda formar una idea sobre la eficiencia o la ineficiencia.
13. En todos los casos posibles, se debe realizar un análisis detallado de todas las variaciones resultantes entre las reales para el período en comparación con los estándares / presupuestos, ya sean ventas, compras, producción, ganancias o pérdidas, gastos de capital, posición de capital de trabajo, etc. para que se conozcan las causas exactas del bajo rendimiento y se tomen las medidas correctivas oportunas.
14. El formato de un informe no debe cambiarse de un período a otro, si se va a cambiar el formato para realizar alguna mejora, se debe proporcionar una justificación para el cambio en el formato o contenido.
