Comunicación empresarial efectiva: Principios, 7C y Beneficios
Lea este artículo para aprender sobre la comunicación efectiva. Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: 1. Principios de la comunicación comercial efectiva 2. Siete C en la comunicación efectiva 3. Beneficios de la comunicación efectiva.
Principios de Comunicación Empresarial Efectiva:
La comunicación empresarial es un proceso dinámico y complejo.
Para hacer este proceso efectivo y lograr los objetivos de negocio, debemos tener en cuenta lo siguiente:
A. Los puntos de vista de Chester I. Barnard:
Según Chester I. Barnard, la comunicación empresarial, para ser efectiva, debe tener un mensaje que sea:
yo. Comprensible para el receptor;
ii. Compatible con los intereses de las personas interesadas;
iii. Relevante a los objetivos de la organización; y
iv. Física y psicológicamente viable.
B. Diez mandamientos de la American Management Association:
La American Management Association ha prescrito los siguientes diez elementos esenciales para una comunicación empresarial eficaz:
yo. Forme una idea clara sobre la información antes de la comunicación;
ii. Fijar el objetivo, objetivo o finalidad de la comunicación;
iii. Crear entorno físico y psicológico para la comunicación;
iv. Hacer un plan de comunicación a través de la consulta;
v. Seleccionar adecuadamente el tema de la comunicación;
vi. Haz que el receptor se dé cuenta del valor del mensaje;
vii Seguimiento de la comunicación;
viii. Tener una idea clara de la importancia de la comunicación;
ix Actuar de acuerdo con la comunicación;
X. Escuchar adecuadamente
C. Principios Generales de Comunicación Empresarial Efectiva:
Los principios generales para una comunicación comercial efectiva pueden resumirse de la siguiente manera:
1. Claridad:
El proceso de comunicación, para servir al propósito, debe garantizar la claridad de la comunicación. Una comunicación empresarial posee claridad cuando se expresa en un lenguaje y se transmite de manera que el receptor la comprenderá.
El objetivo básico de la comunicación es unir dos mentes, y esto solo puede ser posible cuando el receptor entiende lo que significa el remitente de la misma manera. Por lo tanto, la comunicación debe ser clara y simple en un lenguaje fácil de entender.
2. Adecuación:
El objetivo en la comunicación es asegurar un flujo óptimo de información. Debería ser suficiente para cubrir el campo. El proceso de comunicación debe garantizar que todos aquellos mensajes que necesitan las distintas personas de la organización en relación con el desempeño efectivo de sus funciones oficiales deben fluir hacia ellos y, además, que este flujo con respecto a diferentes tipos de mensajes. debe ser adecuado
3. Atención:
El mensaje, cuando se recibe, debe entenderse correctamente en su significado y contenido con toda la atención. A pesar de la claridad de expresión, el mensaje bien compuesto puede parecer muy difícil y, como tal, puede no entenderse debido a nuestra atención poco entusiasta.
Por lo tanto, se debe considerar que la atención y concentración total del receptor sobre el mensaje de escucha o lectura es muy esencial para la correcta comprensión del mensaje comunicado. Si el mensaje recibe el debido reconocimiento y comprensión por parte de los destinatarios, el comunicador se sentirá muy alentado en sus esfuerzos.
4. Tiempo:
La utilidad de cualquier mensaje al receptor se ve marcadamente afectada por su puntualidad. Por lo tanto, el proceso de comunicación no solo debe garantizar que el mensaje llegue al destinatario, sino también que le llegue a él cuando lo necesite. Es posible que una persona requiera algo de tiempo para compilar una información con contenidos diversificados y complejos.
Se debe permitir un período de tiempo adecuado con el fin de considerar la urgencia y el requisito de tiempo de la información.
5. Integridad:
Este principio exige que la comunicación empresarial respalde la estructura organizativa y los objetivos. Una comunicación es un medio y una herramienta para asegurar y mantener la cooperación entre los superiores y los subordinados necesarios para cumplir con los objetivos de la empresa.
Para este propósito, se debe prestar especial atención a la posición de los gerentes subordinados que son los centros de comunicación. Deben tener apoyo y aliento para usar sus posiciones y estatus. Los gerentes de alto nivel a menudo olvidan esto y comunican mensajes al pasar a estos gerentes subordinados en un esfuerzo por contactar directamente a los empleados para los cuales se pretende comunicar.
Este procedimiento no puede ser del agrado de los gerentes subordinados que ocupan cargos importantes con estatus definido. Por lo tanto, una comunicación de arriba a abajo debe pasar por cada etapa de la autoridad de línea.
6. Uso estratégico de la organización informal:
La organización informal se origina a partir de la necesidad de transmitir información. Continúa con o sin la aprobación de los gerentes y puede tener fines constructivos o destructivos. Por lo tanto, debe ser el deber de un gerente usarlo de manera constructiva como un medio de comunicación.
Cuando la organización informal crece espontáneamente, no es aconsejable someterla o eliminarla. Tampoco debe ignorarse, sino que debe utilizarse para transmitir y recibir comunicaciones para complementar las de la organización formal.
Esto asegurará una adecuada coordinación y esfuerzos emprendedores. Además, el mensaje que fluye formalmente entre el superior y el subordinado puede parecer inadecuado y poco confiable para manejarlos de manera expedita y con la comprensión adecuada. En tal situación, el uso estratégico de la organización informal conduce al proceso de comunicación.
7. Equilibrio entre adaptabilidad y uniformidad:
El buen funcionamiento de una organización depende en parte de la uniformidad. Sin embargo, se debe recurrir a la adaptabilidad cuando se involucran diferentes situaciones e individuos. Los pedidos y los informes pueden comunicarse a través de los sistemas que brindan la oportunidad de adaptarse a situaciones específicas.
8. Interés y aceptación:
El propósito de una comunicación empresarial es asegurar una respuesta positiva. La persona comunicada debe estar interesada en el mensaje y aceptarlo. La comunicación descendente es más efectiva si la moral es buena, y la comunicación ascendente se comunica cuando el superior es un buen oyente.
Al aplicar los principios de comunicación, debe recordarse que rara vez se pueden hacer cumplir. Por lo tanto, la aceptación voluntaria de estos principios por todos los miembros de la organización debe ser probada.
9. Cortesía:
La cortesía debe mantenerse a toda costa en cualquier comunicación. En la comunicación empresarial, especialmente, la cortesía es un signo de una buena organización. El uso de lenguaje cortés, una disculpa por un error, agradecer un favor, responder una carta sin demora, etc. son algunos de los ejemplos de cortesía en la comunicación empresarial.
10. Concisión:
La comunicación empresarial, para ser efectiva, debe ser concisa. Sólo se deben declarar los hechos necesarios evitando las repeticiones.
11. Canal:
El uso de un canal directo y más corto guarda el tema de la comunicación de la distorsión. Se debe tener cuidado en este sentido.
12. Comentarios:
Una comunicación se completa cuando se recibe una respuesta del destinatario. El objetivo último de la comunicación se cumple a través de este principio.
13. Comunicación bidireccional:
La comunicación unidireccional no es deseable. No puede cumplir el propósito de la comunicación empresarial. Tanto el remitente como el receptor deben comunicarse entre sí. Ayuda al proceso de retroalimentación.
Siete Cs en comunicación efectiva :
Una comunicación para ser efectiva requiere las siguientes siete Cs:
1. Integridad:
El primer criterio de una comunicación efectiva es su integridad. El mensaje o el contexto de la comunicación deben contener todos los hechos necesarios para que el destinatario reaccione adecuadamente. Una comunicación completa aclara todas las preguntas posibles y ayuda a tomar la decisión adecuada.
2. Concisión:
El tema de la comunicación debe ser breve y breve. No se debe hacer una elaboración innecesaria en una comunicación. Las palabras utilizadas en una comunicación deben ser apropiadas y la expresión debe ser precisa. Debe evitarse la repetición. El mensaje conciso ahorra tiempo tanto al remitente como al destinatario.
3. Consideración:
Al hacer la comunicación, el remitente debe considerar los antecedentes sociales y culturales, la educación, la edad, las emociones, etc. del destinatario y modificar el idioma, cambiar la actitud y el enfoque en consecuencia.
4. Concreción:
La comunicación concreta se refiere al intercambio de información específica, definida y exacta en lugar de información vaga y general. Es convincente y aceptable para el receptor, ya que no hay ambigüedad en él.
5. Cortesía:
Un enfoque cortés debe estar presente en una comunicación efectiva. El remitente del mensaje debe estar alerta con respecto a la dignidad, el respeto y el honor del receptor. Se debe tener cuidado para que la comunicación no dañe, dañe, menosprecie o irrite al receptor de ninguna manera. El remitente también será respetado a su vez cuando el honor engendre honor.
6. Claridad:
La claridad debe mantenerse en la comunicación. La idea contenida en el mensaje debe ser expresada claramente. No quedará ninguna confusión con respecto al significado del mensaje. El remitente y el destinatario del mensaje lo entenderán de manera idéntica.
7. Corrección:
La comunicación efectiva debe ser correcta en la ortografía, la construcción de la oración y el uso del lenguaje. Los errores gramaticales deben ser evitados. Se puede usar el diccionario, el corrector ortográfico computarizado, etc. para hacer que el mensaje no tenga errores. Se necesita una revisión del texto para evitar cualquier omisión por descuido. Un mensaje correcto crea un buen impacto en el receptor y mejora el prestigio del remitente.
Beneficios de la comunicación efectiva:
La comunicación es un proceso de intercambio de información, hechos, ideas, pensamientos, opiniones entre dos o más personas o grupos de personas. Cuando la comunicación es clara, completa, concisa, correcta y totalmente entendida por el destinatario, se la conoce como 'Comunicación efectiva'. Si la comunicación es vaga, incompleta, incorrecta y difícil de entender, puede denominarse "Comunicación ineficaz".
La comunicación ineficaz no produce ningún buen resultado; por el contrario, es el caldo de cultivo de la incomprensión, la desconfianza, la animosidad, el conflicto y el caos. En una organización empresarial, la comunicación efectiva es de suma importancia ya que ayuda en la toma de decisiones, acelera el flujo de trabajo, aumenta la productividad, fortalece la relación comercial, aumenta la satisfacción de los clientes y resuelve muchos otros problemas.
Los beneficios de las comunicaciones comerciales efectivas son:
1. Ayuda a tomar decisiones:
Una decisión, para ser correcta y apropiada, debe basarse en información adecuada y correcta que solo la comunicación efectiva pueda reunir.
2. Acelera el flujo de trabajo:
El flujo de trabajo no se obstruye si los pedidos, instrucciones, sugerencias, etc. se comunican de manera adecuada y oportuna.
3. Aumenta la productividad:
La comunicación efectiva permite al equipo de trabajadores concentrarse en sus respectivos trabajos, eliminando la confusión de sus mentes. Aumenta su capacidad, eficiencia y calidad de rendimiento, lo que en última instancia conduce a una mayor productividad.
4. Mejora la satisfacción laboral:
La comunicación efectiva entre los empleados y el supervisor en un lugar de trabajo puede aumentar la satisfacción laboral en ambos extremos. Los empleados piensan que son esenciales para la organización y, por otro lado, el supervisor también se siente satisfecho de que sus pedidos sean realizados por los empleados.
Cuando los empleados saben claramente qué hacer, cuándo hacer y sobre la recompensa de su desempeño, pueden realizar su trabajo de manera eficiente. Permanecen satisfechos y leales a su autoridad superior.
5. Ahorra tiempo y dinero:
Si no se comprende correctamente una comunicación, será necesaria una conversación adicional para una mayor claridad que implique tiempo y dinero adicionales. La comunicación efectiva ahorra tiempo y dinero al evitar la comunicación múltiple. La selección de medios adecuados de comunicación entre varios métodos (por ejemplo, teléfono, teléfono móvil, correo electrónico, fax, carta, conversación cara a cara, etc.) según el requisito puede ahorrar tiempo y dinero.
6. Impulsa la actividad promocional:
Los bienes y servicios se llevan al conocimiento de los consumidores a través de actividades de comunicación y promoción (por ejemplo, publicidad, uso de diferentes medios, etc.) que se hacen efectivos a través de él.
7. Hace que la relación comercial sea fuerte:
La comunicación fructífera con personas y organizaciones externas (por ejemplo, acreedores, bancos, compañías de seguros, gerentes de empresas comerciales, etc.) establece una relación saludable con todos los involucrados.
8. Mejora la imagen profesional:
La forma en que una organización se comunica arroja una impresión de su eficiencia en la comunicación. Buena comunicación significa buena y profesionalmente eficiente organización.
9. Aumenta la satisfacción de los clientes:
La satisfacción de los clientes es un aspecto vital de la consideración para una organización empresarial. La existencia y el crecimiento de un negocio depende en gran medida de ello. La comunicación efectiva es necesaria para lograr la confianza de los clientes. Aclara todas las consultas (sobre productos, servicios, disponibilidad, precios, calidad, variedad, etc.) de los clientes y los hace felices y satisfechos.
10. Resuelve varios problemas:
Innumerables problemas (por ejemplo, chismes, rumores, conflictos, desconfianza entre los empleados, gerentes, etc.) surgen en una organización empresarial debido a una mala comunicación o no comunicación. La comunicación efectiva puede resolver los problemas fácilmente. Establece un vínculo entre los directivos y los empleados. La relación entre ellos se facilita y se eliminan varios problemas y quejas.
