Informes comerciales: significado, características y muestras
Lee este artículo para aprender sobre Informes de Negocios. Después de leer este artículo, aprenderá sobre: 1. Significado del informe 2. Características de un buen informe 3. Redacción 4. Organización 5. Correspondencia comercial con muestras.
Significado del informe:
Los informes son importantes en las comunicaciones modernas. Miles de informes, formales o informales, especiales o de rutina, se escriben todos los días.
Un capataz informa al gerente sobre el progreso del trabajo, un informe del gerente al gerente general y el informe de la Junta Directiva a los accionistas.
Toda la información proviene de la presentación de informes. Los informes juegan un papel importante en los negocios modernos.
Un informe es una comunicación formal escrita para un propósito específico. Un informe de negocios es una presentación ordenada de hechos sobre una actividad específica.
Características de un buen informe :
1. Simplicidad:
El informe debe ser simple.
2. Claridad:
Un informe debe ser absolutamente claro. La claridad depende de la correcta disposición de los hechos. El informe debe organizarse de manera sistemática, mostrando el propósito, la fuente de datos, los hallazgos y, finalmente, las sugerencias. La falta de claridad no servirá para el propósito.
3. Brevedad:
El informe debe ser breve y al punto.
4. Exactitud:
La exactitud científica de los hechos es esencial para un buen informe.
5. Relevancia:
Cada hecho dado en el informe debe tener relación con el propósito central del informe.
6. Orientación del lector:
Un informe está destinado a una persona en particular, digamos gerente. Es necesario tener en cuenta a la persona que va a leer el informe.
7. Precisión gramatical:
Cada informe debe tener exactitud gramatical. Todas las reglas de gramática y construcción de oraciones se aplican a la redacción de informes.
Redacción de un informe :
Antes de que un escritor se comprometa a preparar un informe, debe considerar los siguientes puntos:
(i) Análisis preliminar.
(ii) El tipo de informe solicitado, es decir, ya sea formal o informal, estatutario o no estatutario, informe periódico o informe de progreso, informe de examen o informe de recomendación o informe estadístico.
(iii) El tiempo permitido para preparar el informe.
(iv) El propósito del informe.
(v) Los hechos a aportar.
(vi) La persona a quien se refiere el informe.
Otros requerimientos:
1. Alcance del Informe:
El alcance del informe se reserva para decidir los elementos que se incluirán y que se dejarán de lado en el informe.
2. Plan de Procedimiento:
Divida el problema en varias partes y decida la importancia de cada parte.
3. Investigando las fuentes de información:
Recoge todos los materiales requeridos de todas las fuentes disponibles. Las fuentes de información pueden ser informes anteriores, documentos, cartas, archivos, etc.
4. Tomando notas:
En el curso de la recopilación de información, se debe tomar nota de todo lo que parezca relevante para el tema.
5. Analizar los datos:
La recopilación de datos debe ir seguida de una clasificación, tabulación y análisis de los datos.
6. Haz un esquema:
Una vez que el patrón final del informe haya tomado forma, se debe preparar un esquema para escribir el informe. Un esquema es útil para escribir un informe sistemático.
7. Prepare un borrador de informe:
En esta etapa, se realiza una consulta con los miembros del comité o expertos sobre el contenido del borrador y se realizan modificaciones y correcciones, si es necesario.
8. Preparación del Informe Final:
No existe una regla estricta y rápida con respecto a la forma real de un informe. Sin embargo, el informe legal, las declaraciones anuales, etc. deben prepararse en una forma prescrita. En caso de que no haya una forma prescrita, el informe debe organizarse de manera sistemática.
Organización de un informe con muestra:
Hay tres formas en que se puede organizar un informe:
1. Forma de carta:
En el caso de informes simples e informales de una página o dos, se sigue un formulario de carta. Un informe de carta simple tendrá encabezado, fecha, dirección, un saludo, el cuerpo, el cierre complementario y la firma.
2. Formulario de memorándum:
Las formalidades de un formulario de carta se eliminan en un informe de Memorándum. La fecha se menciona en la parte superior. Le sigue el nombre de la persona a quien se dirige el informe, el nombre del autor y el tema del informe. Es seguido por el texto actual y la conclusión.
3. Forma de combinación de letra y texto:
Los informes largos generalmente se escriben en el formulario de combinación de letra y texto.
Un informe completo en este formulario incluye tres partes principales:
(a) Parte introductoria
(b) Cuerpo del informe.
(c) Addenda.
El resumen completo de dicho informe es el siguiente:
(a) Partes introductorias:
Carta de envío o carta de presentación.
Pagina del titulo
Tabla de contenido
Lista de Ilustraciones
Resumen o / Resumen
(b) Cuerpo del informe:
Introducción
Discusión o descripción
Conclusión
Recomendaciones
(c) Addenda:
Lista de referencias
Bibliografía
Glosario
Apéndices
Índice.
No es esencial que el informe contenga todas estas partes. Los informes largos que contienen la mayoría de estas partes generalmente se envían en forma de libro.
Correspondencia comercial:
Solicitud para el puesto de un empleado de cuentas en respuesta a un anuncio en The Statesman.
A
El anunciante
Casilla No. 8654, El estadista
Calcuta 700001
Respetable señor
Con referencia a su anuncio en The Statesman para un empleado de cuentas en su oficina, me permito ofrecerme como candidato para el mismo. Mis datos biográficos se dan a continuación para su amable consideración:
1. Nombre: Samir Nandi
2. Nombre del padre: Sri DK Nandi
3. Calificaciones: 1. Pasó Madhyamik en la Primera División en 1982.
2. Aprobó la Secundaria Superior en la Segunda División en 1984.
3. Pasó B. Com. en 1986.
Cualquier otra calificación: Sé que estoy escribiendo, mi velocidad es de 40 palabras por minuto.
4. Experiencia: Trabajé como empleado de cuentas durante 4 meses en una vacante de licencia.
5. Edad: 24 años. 5 meses.
6. Antecedentes familiares: pertenezco a una familia respetable de Chinsurah y mi padre
es un profesor retirado de una escuela secundaria.
Apreciaré si me concede amablemente una entrevista personal cuando pueda proporcionarle la información adicional que necesite.
A la espera del favor de una pronta respuesta.
Atentamente
Samir Nandi
Solicitud para el puesto de un Representante Médico en respuesta a un anuncio en The Telegraph.
Señor,
En respuesta a su anuncio en The Telegraph for Medical Representatives, le escribo para solicitar el mismo. Doy a continuación los detalles de mis calificaciones que, espero, lo convencerán de mi idoneidad para el puesto.
Después de aprobar el Examen Madhyamik en la Primera División de la Escuela Hindú, me uní al Surendranath College desde donde aprobé en la Primera División la Secundaria Superior en Ciencias, y B.Sc. con Física, Química y Matemáticas con Distinción.
Ahora tengo solo 20 años y tengo buena salud y hábito activo.
Debido a la repentina muerte de mi padre, ya no puedo continuar con mis estudios.
Le agradeceré que me conceda una entrevista personal cuando pueda proporcionarle la información adicional que necesite.
Atentamente,
Subir Sen
Carta recomendando a un amigo de negocios
Modelo Furniture Co.
Comerciantes de madera
Messers Puri Furniture Co. 10 Bow bazar Street
Los comerciantes de la madera. Calcuta 700 013, 10 mayo 1991
Estimados señores,
Tengo mucho gusto en recomendarles a Sri GC Mullick, el portador de esta carta, que es un comerciante de madera de Calcuta y un amigo de negocios mío.
Sri Mullick, que quiere ampliar su negocio, está de gira por Orissa y en breve visitará Puri. Estaré extremadamente feliz si usted brinda toda la ayuda posible para permitirle contactar a los comerciantes locales de madera de renombre y brindarle una valiosa orientación y asesoramiento al respecto.
Cualquier asistencia que pueda prestar a Sri Mullick se considerará como un favor personal.
Atentamente,
S. Basu
Propietario
Consulta sobre el estado financiero de una empresa.
Bolsa Messers S. Agarwalla & Co. 10 BBD
18 Bandra Road, Bombay 1 Calcuta, 10 de abril de 1991
estimados señores
Hemos recibido un pedido de Tulu Pumps de la firma mencionada en el formulario adjunto. Como la firma es bastante desconocida para nosotros, nos complacerá que nos proporcione información detallada sobre su solvencia y reputación comercial.
Nos complacerá saber si puede recomendarlos para un crédito de Rs. 10 000. Le aseguramos que cualquier información que pueda proporcionarnos será tratada como estrictamente confidencial. Le agradecemos de antemano la ayuda que puede brindarnos.
S. Mahajan & Co. Atentamente,
Comerciantes de bombas para Joy Engineering Co. Ltd
Bombay 1 D. Das
Secretario
Respuesta favorable a la consulta de estado anterior.
A,
El Joy Engineering Co. Ltd.
Bolsa de 10 BBD
Calcuta 700 001
Estimados señores,
Refiriéndonos a su consulta de estado del 10 de abril, tenemos el placer de afirmar que la empresa en cuestión goza de pleno respeto en el mercado local. La firma ha ganado gran reputación comercial. Hemos tenido relaciones comerciales con la empresa durante los últimos 10 años y siempre los hemos encontrado buenos pagadores.
Estamos seguros de que usted estaría bastante seguro al permitirles acreditar hasta Rs. 10, 000. Debe mencionarse que la información se proporciona en estricta confidencialidad y no expresamos ninguna responsabilidad por las opiniones expresadas.
Atentamente
Para Messers A.Agarwall & Co.
Camino de bandra
DS Kothari
Gerente
Respuesta desfavorable a la consulta de estado.
Messers Joy Engineering Co. Ltd 18 Bandra Road
10 BBD Bag, Calcutta 700 001 Bombay 1
10 de abril de 1994
estimados señores
Refiriéndonos a su consulta de estado del 2 de abril, lamentamos afirmar que la empresa en cuestión no tiene buena reputación en el mercado. Hemos tenido varias transacciones con esa compañía en el pasado y en cada caso fueron irregulares en sus pagos, sabemos que su posición financiera no es muy sólida. En estas circunstancias solo recomendamos transacciones en efectivo con ellos.
Debemos mencionar que la información se da en estricta confidencialidad y no aceptamos ninguna responsabilidad en el asunto.
Atentamente
Para Messers S. Agarwalla & Co
Bombay
S.Das
Secretario
Haga un borrador de una carta a su banquero solicitándole que otorgue a su compañía un préstamo de Rs. 10 mil rupias para las cuales su empresa está lista para hipotecar plantas y maquinaria por un valor de Rs. 20 mil rupias que se han comprado e instalado recientemente.
A,
El agente
Banco Allahabad
Bolsa 5 BBD, Calcuta 700 001
Ref .: facilidades de credito.
Estimado señor,
Como saben, tenemos una cuenta corriente con usted durante los últimos 10 años y mantenemos un saldo suficiente. En el pasado reciente, hemos emprendido un nuevo proyecto para la expansión de nuestra fábrica y, debido a la fuerte escalada de los precios, nuestros gastos han superado nuestras estimaciones originales.
Como resultado, nos estamos quedando sin efectivo para nuestros requisitos actuales. Sin embargo, nuestra posición financiera mejorará pronto, porque esperamos una cantidad sustancial de nuestros antiguos clientes dentro de dos meses.
En las circunstancias actuales, le solicitamos que sea tan amable como para otorgarnos facilidades de sobregiro para Rs. 10 mil rupias para las cuales mantendremos suficientes valores con usted. Estamos listos para hipotecar plantas y máquinas por valor de Rs. 20 lakhs. Estaremos encantados de recibir su respuesta lo antes posible.
Atentamente
SN Banerjee
Director
Bose Electronics
30 NS Rd.
Chinsurah
10 de marzo de 1999
Ref: Colocación de Orden
A,
El gerente,
Reliance Electrical Products 1 Bentinck Street, Calcutta 700 005
Estimado señor,
Gracias por su carta de cotización del 1 de febrero de 1999. Aceptamos con mucho gusto su cotización y tenemos el placer de realizar el pedido con usted:
Ventilador de Calcuta - 48 ″ - 200 piezas @ Rs. 500.00
Según sus términos y condiciones, un avance de Rs. 20, 000 se envían mediante un giro bancario cruzado en el State Bank of India, Calcuta, contra el precio del bien. El saldo se pagará dentro de los dos meses siguientes a la recepción de los bienes. Por favor despacho de las mercancías por transporte ferroviario. Nosotros nos encargaremos del coste del transporte.
Agradeciendote
Atentamente
SN Bose, Propietario
Cancelación de pedido
Ref .: No. GB / 107-A / 97 Ghosh Brothers Ltd. 8 de julio de 1997
10 Más bien Sarak
Chandernagore 712103
A,
El gerente
Motor Oil Company
Kanpur 5
Ref: Cancelación de pedido
Estimado señor,
Nos referimos a nuestro pedido No. GB / 105 / A / 1997 con fecha del 12 de marzo de 1997 para el suministro de 400 latas de aceite de mostaza "Marca de Motor" que se entregará antes de la primera semana de agosto de este año. Pero lamentamos cancelar el pedido para el suministro de 400 latas de aceite de mostaza de la marca Engine.
Nos hemos visto obligados a tomar esta decisión negativa porque el mercado del aceite de mostaza ha caído en Bengala Occidental debido a la llegada del aceite de colza del extranjero. Como tal, nos hemos visto obligados a cancelar nuestro pedido con usted.
Por lo tanto, le solicitamos que no envíe las mercancías según el pedido. Pero al mismo tiempo le aseguramos que tan pronto como el precio de mercado del petróleo se estabilice, le enviaremos nuestro pedido.
Agradeciendote
Atentamente
Para los hermanos ghosh
DN Ghosh, Gerente
BK Dhar & Co. Ltd.
Calle Burrabazar 10
Calcuta 700 008
10 de septiembre de 1990
A,
El gerente
Molinos de algodón angloindios
115 MG carretera, Bombay-20
Ref: Cancelación del pedido de Dhoties.
Estimado señor,
Nos referimos a nuestro número de pedido BkD / 105-A / 90 con fecha 5.7.90 para el suministro de 500 pares de Dhoties de tamaños estándar. La entrega de los productos antes mencionados debía realizarla el 15 de agosto de 1990. Lamentamos decir que no ha enviado los productos ni ha acusado recibo de nuestro pedido. Debido a este retraso inusual, tenemos que perder el importante mercado de Puja en Calcuta.
Por lo tanto, no tenemos otra alternativa que cancelar el pedido anterior y, en caso de que lleguen las mercancías mientras tanto, nos veremos obligados a rechazarlas.
Atentamente
SN Dhar, Gerente
Haga un borrador de una carta para hacer un pedido a Mesers Robinson & Co. Ltd. de Bombay para el suministro de 1000 televisores haciendo hincapié en que si la orden no se ejecuta dentro de los 60 días, la orden se considerará como cancelada.
Capital Electronics Co.
Messers Robinson & Co. Ltd. 10, Robindra Sarani
20 MG Road, Bombay-1 Calcuta-1
1 de mayo de 1990
Estimados señores,
Tenemos el placer de realizar un pedido para que el siguiente artículo se entregue dentro de los 60 días a partir de la fecha de este pedido:
1.000 televisores de la marca Nelco (color) en Rs. 10, 000 por juego.
Como ya hemos recibido pedidos de nuestros clientes para la entrega anticipada, se le solicita que envíe el envío de manera positiva en un plazo de 60 días para que podamos entregar los productos a nuestros clientes a tiempo. A este respecto, tenga en cuenta que si no puede ejecutar el pedido en un plazo de 60 días, nos reservamos el derecho de cancelar el pedido.
Esperamos saber de usted en una fecha temprana sobre su aceptación y confirmación de la orden con las condiciones mencionadas.
Atentamente
Para Capital Electronics Co.
BK Saha, Gerente
Haga un borrador de una carta a un proveedor quejándose de la escasez en cantidad y calidad inferior de los materiales suministrados y que reclame el remedio adecuado.
DK Khaitan & Sons
Malda
30 de noviembre de 1988
A,
Messers SK Jain & Co.
Calcuta 700 001
Ref: Sal
Estimados señores,
Le agradecemos su prontitud en el envío de 1, 000 bolsas de sal solicitadas por nosotros el 5 de noviembre de 1988, pero lamentamos que hubiera una escasez de 10 quintales de sal en el momento de recibir el envío de los ferrocarriles.
Parece que la sal estaba envasada en bolsas de segunda mano que no podían soportar el desgaste del tránsito. Si hubiera embalado las mercancías en bolsas nuevas, no habría habido pérdidas en tránsito.
Por lo tanto, le solicitamos que investigue amablemente el asunto y nos compense con la pérdida de la cantidad mencionada anteriormente, ya sea enviando esta cantidad o deduciendo el valor de estos 10 quintales de su factura.
Además, 100 bolsas de sal que contenían 10 quintales eran de calidad inferior y no eran aptas para el consumo humano. Por favor, háganos saber si debemos devolverle estas 100 bolsas.
Atentamente
BK Pathak, propietario.
Carta buscando una agencia
Amarjeet Cycle Co.
Camino del carro de la colina, Siliguri
10 de julio de 1999
A,
The Hind Cycle Co. Ltd.
Bentinck Road
Calcuta 700 001
Estimados señores,
Hemos llegado a saber que hasta ahora no ha nombrado a ningún representante en Siliguri para explorar las posibilidades del mercado de Siliguri para sus ciclos y partes de ciclos. Queremos presentar el negocio de nuestra agencia aquí y ofrecer nuestros servicios para que actúen como sus agentes en Siliguri.
Hemos estado trabajando en ciclos y partes de ciclos durante los últimos 10 años y representamos a dos empresas respetables de Delhi y Madras. En vista de nuestro conocimiento del mercado local y de las valiosas conexiones, estamos seguros de que podemos brindarle un servicio útil como sus agentes locales. Nuestra sala de exposición es muy grande, está bien decorada y situada en el corazón de la ciudad.
Nuestros términos son 10 pc comisión. Se puede hacer referencia a las siguientes firmas con respecto a la posición financiera y la integridad de nuestra firma.
Delhi Cycle Mart, 4 Haily Road, Delhi 5
Madras Cycle Co., 5 College Road, Madras 12
Atentamente
SN Agarwall, Gerente
Responder a la carta de arriba
A,
El gerente,
Amarjeet Cycle Co.
Siliguri
Estimado señor,
Le agradecemos su carta con fecha del 10 de julio de 1989, ofreciéndonos actuar como nuestro agente en Siliguri para la distribución de nuestros ciclos y partes del ciclo.
Respaldamos sus opiniones con respecto a las posibilidades del mercado de Siliguri para nuestros productos y creemos que con la ayuda de una agencia como usted, podemos explotar las posibilidades de manera rentable para nuestro beneficio mutuo. Por lo tanto, estamos listos para designarlo como nuestros agentes para Siliguri en los términos y condiciones establecidos por usted.
Sin embargo, queremos indicar que esperamos que envíe informes mensuales de ventas con regularidad; aunque la liquidación de cuentas se realizará trimestralmente.
Enviamos aquí dos copias de nuestro formulario de acuerdo formal debidamente firmado por nosotros y, si lo aprueba, devuelva una copia del formulario debidamente firmado.
Esperamos recibir la cooperación total de usted y creemos que esta conexión será mutuamente beneficiosa.
Atentamente
Hind Cycle Co., gerente
Redactar una carta a la Corporación de Seguros de Vida de la India solicitando un préstamo en contra de la Política.
10 de enero de 1998
A,
El gerente
Corporación de Seguros de Vida de la India, Sucursal de Shambazar, Calcuta-4
Ref. Política No. 045891
Estimado señor,
Me gustaría solicitarle que me conceda un préstamo de Rs. 50, 000 (cincuenta mil) contra mi política anterior.
La política de Rs. 1 lakh tiene aproximadamente 10 años y he estado pagando la prima regularmente. Necesito el dinero para el matrimonio de mi hija. Espero que no encuentre ninguna dificultad en otorgar este préstamo que no exceda el valor de la póliza.
Al recibir su respuesta, haré los arreglos para colocar mi póliza antes de que apruebe el préstamo.
De: Atentamente
BN Ghosh BN Ghosh
10 Shambazar Street
Calcuta 700 004
Carta intimando fuego pequeño y solicitando inspección temprana.
Calcuta 4 de junio de 1991
Seguro nacional co
Cuerpo de Bomberos
Calcuta 700 001
Política de Incendio No. B / 9058
Estimados señores,
Le escribimos para informarle con pesar que se produjo un pequeño incendio en nuestra fábrica en Tangra, la noche del miércoles 1 de junio.
Nuestro personal de la fábrica tomó todas las medidas posibles para apagar el incendio y se informó inmediatamente a la Estación de Bomberos. Pero antes de que llegara el Cuerpo de Bomberos, se causó algún daño. El daño causado por el fuego se estima en aproximadamente Rs. 10, 000.
El personal de seguridad de nuestra fábrica inició una investigación inmediata para averiguar la causa del incendio y se ha demostrado que el incendio se produjo debido a un cortocircuito en el cableado eléctrico. No se sospecha ningún sabotaje.
Envíe a su representante para que realice una inspección de los daños en el lugar, para que podamos hacer una reparación inmediata y arreglar las cosas lo antes posible. Por favor, háganos saber el procedimiento a seguir para presentar nuestra reclamación por daños y perjuicios.
Atentamente
Rishi Chemicals Works (P) Ltd.
D. Chowdhury, Gerente
Redactar una carta dirigida al Editor de The Statesman quejándose de los inconvenientes causados a los peatones por la invasión de senderos por los vendedores ambulantes en Gariahat.
A,
El editor
El estadista
Calcuta 700 001
Señor,
A través de su estimado documento, quiero llamar la atención de las autoridades de la Corporación de Calcuta sobre los inconvenientes causados a los peatones por la invasión de senderos por parte de los vendedores ambulantes en Gariahat.
Es un hecho que el cruce de Gariahat es el lugar más transitado y más abarrotado de Calcuta Sur. Los puestos de los vendedores ambulantes han ocupado los senderos de ambos lados de la carretera que se extiende desde Gariahat a sus cuatro direcciones diferentes. Se ha dejado muy poco espacio para que los peatones caminen por la carretera. Estos puestos permanecen abiertos desde la madrugada hasta tarde en la noche y la gente local hace sus compras en estos puestos durante todo el día.
Por lo tanto, hay multitud de compradores en el área todo el tiempo. Dado que no hay espacio en el sendero, los peatones se ven obligados a caminar por la carretera, que está tan congestionada que existe la posibilidad de que ocurra un accidente grave. La única solución es cambiar los vendedores ambulantes de pavimento a algún otro lugar y así liberar el sendero para los peatones.
La eliminación del vendedor ambulante debe hacerse de tal manera que no agregue combustible a la llama del problema del desempleo. Al mismo tiempo, los intereses de los peatones no deben ser ignorados.
A través de su documento solicito a las autoridades de Calcutta Corporation que tomen medidas inmediatas para eliminar a los vendedores ambulantes de senderos.
Atentamente
Un sufridor
