Barreras a la comunicación empresarial
Lee este artículo para aprender sobre las barreras a la comunicación empresarial. Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: 1. El significado de las barreras a la comunicación empresarial 2. Las barreras importantes a la comunicación empresarial 3. Métodos de superación.
Significado de las barreras a la comunicación empresarial:
La importancia de la comunicación en los negocios modernos difícilmente puede ser exagerada.
Es por esto que los gerentes usualmente pasan una parte considerable de su tiempo para comunicarse con otros.
Pero la comunicación no siempre es tan efectiva como debería ser. La investigación ha señalado que casi el 75% de toda la comunicación empresarial no logra el resultado deseado. Ciertas fuerzas externas e internas impiden el flujo de la comunicación. Interrumpen o bloquean la comunicación o impiden el entendimiento mutuo.
La comunicación puede ser vaga y mal expresada. Puede sufrir por falta de claridad o escasa retención. Las barreras entre las personas no eliminan todas las comunicaciones, sino que funcionan como un filtro para permitir algunas comunicaciones, pero retienen otras, lo que hace que la comunicación sea inadecuada.
La no escucha de la comunicación es un problema crónico. Muchas comunicaciones no reciben la atención que merecen. Estas limitaciones o causas de la ruptura de los canales de comunicación se denominan "Barreras de comunicación".
Obstáculos importantes para la comunicación empresarial:
La comunicación se ve obstaculizada por diversos tipos de barreras.
Estos pueden ser clasificados en tres categorías:
(A) Barreras externas,
(B) Barreras organizacionales; y
(C) Barreras personales.
Todos estos tipos de barreras de comunicación se explican a continuación:
[A] Barreras externas:
Las barreras externas a la comunicación empresarial pueden estar en las siguientes formas:
1. Barreras semánticas:
Las palabras y los símbolos utilizados para comunicar los hechos y los sentimientos pueden tener diversos significados. Diferentes personas interpretan el mismo mensaje de diferentes maneras según su educación, experiencia, antecedentes sociales y culturales, etc. El idioma del remitente puede ser incomprensible para el receptor. Por lo tanto, las palabras y los símbolos a veces no transmiten los significados verdaderos.
2. Barreras emocionales o psicológicas:
Los factores emocionales o psicológicos son las barreras principales en la comunicación interpersonal.
Las siguientes son algunas de las barreras emocionales:
yo. Inatención:
Es una de las principales barreras psicológicas crónicas. Cuando el receptor no presta completa atención al mensaje, la comunicación se vuelve inefectiva. Una persona puede estar pre-ocupada con otros asuntos importantes, o el mensaje puede ser poco interesante o contrario a sus expectativas.
Estos pueden causar falta de atención. Es un fenómeno común que las personas simplemente no reaccionan a los boletines, avisos, actas e informes.
ii. Barrera Perceptiva:
Cada individuo tiene áreas específicas de interés. Por lo tanto, él / ella puede escuchar, leer o ver esa parte del mensaje que es valiosa para él / ella. La gente ve lo que quiere ver y lo considera una realidad. Algunas personas interpretan el mensaje en términos de su propio punto de vista, lo que puede ser engañoso, por lo que la percepción conduce a un filtrado inconsciente del mensaje.
iii. Pérdida por Transmisión y Retención Pobre:
Cuando la comunicación pasa a través de varios canales en la organización, las transmisiones sucesivas del mismo mensaje son cada vez menos precisas. Se dice que en el caso de las comunicaciones orales, aproximadamente el 30% de la información se pierde en cada transmisión.
La mala retención de la información es otra vez una enfermedad. Los investigadores han demostrado que los empleados solo retienen alrededor del 50% de la información, mientras que los supervisores retienen alrededor del 60%.
iv. Evaluación prematura:
La comunicación se ve obstaculizada cuando el receptor evalúa el mensaje antes de obtener la información completa. En varias ocasiones, los gerentes comienzan a evaluar la información antes de alcanzar la comprensión adecuada. La decisión se toma antes de conocer los hechos completos. Tal evaluación prematura tiende a inhibir el libre flujo de información y la comprensión y distorsiona la comunicación.
v. Confianza indebida en las palabras escritas:
Las palabras escritas no son un sustituto para las relaciones sanas cara a cara. Una comunicación escrita puede no explicar el propósito del pedido, el procedimiento o la directiva. La comunicación escrita a menudo indica qué se debe hacer, pero no por qué debe hacerse, y carece de la calidad persuasiva.
Además, una comunicación escrita puede estar por encima del nivel de comprensión del lector y la falla para determinar la respuesta a la comunicación también está ahí. Por lo tanto, los medios escritos deben considerarse como complementarios de las relaciones cara a cara productivas.
vi. Desconfianza del comunicador:
Surge de todos los juicios mal considerados o decisiones ilógicas por parte del comunicador. La experiencia repetida de este tipo gradualmente condiciona al receptor a demorar la acción o actuar sin entusiasmo, por lo tanto, la comunicación no tiene éxito, aunque aparentemente está completa.
vii Falta de comunicación:
Es un hecho bastante aceptado que los gerentes a menudo no transmiten los mensajes necesarios. Esto podría ser debido a la pereza de parte del comunicador o su suposición falsa de que todos lo saben.
[B] Barreras Organizacionales:
Las principales barreras organizativas pueden ser las siguientes:
yo. Política organizacional:
La política general de la organización con respecto a la comunicación actúa como una guía general para todos los miembros de la organización con respecto a cómo se espera que se comporte en este asunto.
La política puede ser en forma de declaración explícita por escrito, o debe interpretarse a partir del comportamiento de los miembros de la organización, particularmente de las personas en la parte superior. Si esta política no apoya el flujo de comunicación en diferentes direcciones, el flujo de comunicación no sería fluido y adecuado.
ii. Relación de estado:
En la estructura de organización formal, la relación superior-subordinada puede causar un obstáculo a las comunicaciones libres y frecuentes, más particularmente en dirección ascendente. Un gerente no puede comunicar a los subordinados sus debilidades. Los subordinados no se sienten libres para hablar con los superiores.
Solo transmiten lo que a los superiores les gustaría escuchar y retienen los hechos desagradables. Pueden comunicar a sus superiores solo aquellas cosas que ellos esperan que sean apreciadas por estos últimos. Cuando un subordinado no tiene confianza en su superior, la comunicación se vuelve menos efectiva.
iii. Normas y reglamentos de organización:
Las reglas y regulaciones de la organización afectan el flujo de comunicación al prescribir el objeto a ser comunicado y también el canal para tal comunicación. Las reglas pueden restringir el flujo de ciertos mensajes y pueden dejar muchos importantes.
Por otro lado, la comunicación a través del canal adecuado de una manera específica prescrita por estas reglas lo retrasa y actúa en contra de la disposición de las personas para transmitir el mensaje. Esta barrera es fuertemente operativa en las empresas del sector público de la India donde el cumplimiento de las normas y regulaciones es rígido.
iv. Complejidad en la estructura de la organización:
En una organización, donde hay una cantidad de niveles gerenciales, la cantidad de puntos de filtrado es muchos. Como resultado, el proceso de comunicación se retrasa y las posibilidades de que la comunicación se distorsione aumentan. Esto es más cierto en el caso de la comunicación ascendente, porque a los empleados subordinados generalmente no les gusta pasar la crítica adversa de ellos mismos o de sus superiores.
Cuanto más compleja sea la estructura de la organización, más difícil será asegurarse de que la información correcta se transmita a la persona correcta en el momento adecuado a través del medio adecuado.
v. Instalaciones organizativas:
Las facilidades organizativas proporcionadas para un flujo de comunicación sin problemas, adecuado, claro y oportuno pueden adoptar diversas formas, como reuniones, conferencias, buzones de reclamos, buzones de sugerencias, reuniones sociales y culturales, etc. Si no se enfatizan adecuadamente, en general las personas no lo hacen. Hacer una comunicación efectiva.
vi. Sobrecarga de información:
Los gerentes están sobrecargados con información de varias fuentes. Es posible que no siempre puedan regular el flujo de información. Como resultado, se reduce la eficacia de la comunicación. Pueden ignorar o malinterpretar algunos de los mensajes. Las presiones del tiempo también pueden crear problemas de comunicación.
[C] Barreras personales:
Como la comunicación es básicamente un proceso interpersonal, también hay algunos factores personales que son responsables de bloquear la comunicación.
Las barreras personales se pueden enumerar de la siguiente manera:
1. Barreras en los Superiores:
El papel de los superiores en la comunicación es muy vital. Debido a sus relaciones jerárquicas con los subordinados, actúan como barreras de varias maneras que se analizan a continuación:
yo. Actitud de los Superiores:
Las actitudes de los superiores hacia la comunicación en general, o en cualquier dirección particular, afectan el flujo de mensajes en diferentes direcciones. Si esta actitud es desfavorable, existe una mayor posibilidad de que los mensajes no fluyan adecuadamente de y / o hacia los superiores.
ii. Miedo al desafío a la autoridad:
Una persona en la organización siempre trata de obtener una posición más alta y prestigio. Como tales, los gerentes generalmente intentan retener la información que viene de la línea o que sube, ya que la transmisión frecuente de información puede revelar su debilidad.
iii. Falta de confianza en los subordinados:
Los superiores generalmente perciben (correcto o no) que sus subordinados son menos competentes y menos capaces, no pueden aconsejar a sus superiores o pueden no tener alguna información que transmitir.
iv. Falta de tiempo:
Los superiores sienten, ya sea correcto o no, que están sobrecargados de trabajo y que tienen poco tiempo para hablar con sus subordinados.
v. Falta de conciencia:
A veces, los superiores pueden carecer de conciencia acerca de la utilidad y el significado de la comunicación en diferentes direcciones en general o en un tema particular. En tal caso, la comunicación como se bloquea.
vi. Ignorando la comunicación:
A veces los superiores, ignoran consciente y deliberadamente la comunicación de sus subordinados para mantener su importancia. Esto funciona en contra de la voluntad de los subordinados para comunicarse.
2. Barreras en los subordinados:
La comunicación vertical en cualquier dirección solo puede tener lugar cuando los subordinados también participan activamente en este proceso. Hay varios factores en los subordinados que afectan adversamente la participación activa de su parte.
Algunos de estos se mencionan a continuación:
yo. Falta de voluntad para comunicarse:
A veces, los subordinados no comunican hacia arriba cierta información porque no están dispuestos a hacerlo. Si un subordinado siente que es probable que se vea afectado negativamente al proporcionar una información particular a su superior, no estaría dispuesto a proporcionarla.
La información que se sube se utiliza para fines de control y los subordinados no estarían dispuestos a proporcionar información a sus superiores sobre cualquier suceso desfavorable. Si hay alguna obligación de comunicarse, harían lo mismo después de modificar la información de tal manera que protejan sus propios intereses.
ii. Falta de incentivo adecuado:
La falta de motivación para comunicarse también evita que los subordinados se comuniquen hacia arriba. Si una sugerencia de novela de un subordinado no evoca ninguna atención de los superiores, no la transmitirá.
Las barreras a la comunicación empresarial se muestran en una tabla de la siguiente manera:
Métodos para superar las barreras de comunicación:
Teniendo en cuenta la importancia de la comunicación efectiva en el funcionamiento exitoso de las organizaciones empresariales, es esencial para los gerentes superar las diferentes barreras a la comunicación. Aunque puede que no sea posible eliminar las barreras de comunicación por completo, las acciones administrativas adecuadas en esta dirección pueden minimizar su efecto.
Se sugieren los siguientes métodos para evitar las barreras de comunicación:
1. Información completa:
Para que la comunicación sea efectiva, en primer lugar es necesario que el comunicador sepa completamente y con claridad qué pretende comunicar.
2. Confianza mutua:
La comunicación está destinada a la aceptación y la acción deseada. Dicha aceptación está, en gran medida, influenciada por la confianza en los motivos y la sinceridad del comunicador. Si falta la confianza, la comunicación no alcanzará los resultados esperados.
Por lo tanto, es necesario que se establezca un ambiente de confianza dentro de la organización. Esto animará a las personas a comunicarse honestamente entre sí.
3. Lenguaje apropiado:
El lenguaje utilizado para la comunicación debe ser tal que pueda ser comprendido fácilmente por el receptor. Los símbolos más populares, el lenguaje claro y preciso deben usarse para una comunicación adecuada.
4. Relación interpersonal:
Se deben desarrollar relaciones interpersonales adecuadas entre los superiores y los subordinados para que estos últimos puedan sentirse libres y francos para transmitir información completa y correcta a los primeros. Los superiores deben apreciar las críticas útiles y las sugerencias beneficiosas de los subordinados.
5. Selección del canal apropiado:
Los gerentes deben ser lo suficientemente competentes como para seleccionar el canal más apropiado para enviar mensajes. Se debe utilizar un canal enriquecido, como una conversación cara a cara o un teléfono para enviar un mensaje complicado. Por otro lado, se pueden usar memos, cartas o correos electrónicos para enviar mensajes de rutina, porque casi no hay posibilidad de malentendidos.
6. Entendimiento mutuo:
Es de gran importancia tanto para los remitentes como para los receptores hacer un esfuerzo especial para comprender la perspectiva de los demás. Al comprender las perspectivas de los demás, se pueden clasificar los comentarios, comprender las percepciones y mantener la objetividad.
7. Empatía en la comunicación:
El camino para una comunicación efectiva es ser sensible a las necesidades, sentimientos y percepciones del receptor. El comunicador debe transmitir el mensaje de manera que las emociones y los sentimientos del receptor no resulten heridos. Cuando el remitente del mensaje analiza los problemas desde el punto de vista del receptor, se pueden evitar muchos de los malentendidos.
8. Comunicación bidireccional:
La comunicación es un proceso bidireccional. La comunicación bidireccional une dos mentes, que es el núcleo básico de cualquier comunicación. Implica un diálogo continuo entre el remitente y el receptor del mensaje. La comunicación ascendente puede convertirse en una realidad en la organización y ser efectiva si se reconoce este hecho.
9. Palabras de apoyo con acciones:
El tipo de comunicación más persuasivo no es lo que dices, sino lo que haces. Los gerentes deben asegurarse de que sus acciones apoyen el proceso de comunicación. Esto asegurará la seriedad en la comunicación.
10. Ejemplos y ayudas visuales:
Para arreglar la idea de comunicación en la mente del receptor, se pueden usar historias y imágenes de palabras apropiadas en situaciones apropiadas para la comprensión del receptor. Además, las ayudas visuales a través de cuadros y diagramas se pueden usar ventajosamente para resaltar puntos o ideas particulares que pueden ser difíciles de describir correctamente con palabras.
11. Buena escucha:
Escuchar atentamente es esencial para una comunicación efectiva. Mediante este proceso, uno no solo da oportunidad a otros para que hablen, sino que también recopila información útil para otras comunicaciones. Al concentrarse en los significados explícitos e implícitos del hablante, el gerente puede obtener una mejor comprensión de lo que se dice.
12. Reacción retardada:
Es una buena práctica para que la comunicación efectiva no se vea influenciada por la reacción inmediata de la primera impresión. La reacción apresurada a menudo resulta en ignorar la implicación real de la comunicación y la experiencia muestra que la demora de la acción por parte del receptor resulta útil para comprender el significado de la comunicación.
13. Uso estratégico de la comunicación informal (vid):
Un gerente debe usar los canales informales de comunicación para complementar el sistema de comunicación formal. Para este propósito, debe comprender las redes de comunicación informal y debe hacer su uso inteligente para llenar los vacíos en los canales formales de comunicación.
14. Evaluación:
Debe haber un programa continuo de evaluación del flujo de comunicación en diferentes direcciones. Esto destacaría los problemas en esta área, identificaría sus causas y, por lo tanto, permitiría la adopción de medidas correctivas adecuadas. Los superiores no deben evaluar rápidamente la información antes de entenderla correctamente.
