Un sistema de control de gestión ideal (12 principios)
Un sistema de control ideal es aquel que hace que la función de control sea fácil, eficaz y suave.
1. Idoneidad:
El sistema de control debe ser apropiado para las necesidades, el tipo de actividad y las circunstancias de una empresa. El control se ejecuta a través de la posición de gestión.
El flujo de información sobre el desempeño actual debe corresponder con la estructura organizativa empleada. Para que las desviaciones se puedan informar de acuerdo con los puestos de trabajo en diferentes niveles de la organización.
2. Simplicidad:
Para ser efectivo, el sistema de control debe ser claro, fácil de entender y operar. A menos que el sistema de control sea entendido correctamente por los responsables de su implementación, no podrá tener éxito. Un sistema complejo no solo creará obstáculos en el desempeño de las actividades, sino que tampoco traerá los resultados esperados.
3. Objetividad:
La fijación de estándares, la medición del desempeño y la acción correctiva deben ser objetivas e impersonales. El control subjetivo y arbitrario no puede ser efectivo. Es esencial que los estándares para juzgar el desempeño real sean claros, definidos y expresados en términos numéricos.
4. Económico:
Los sistemas de control deben valer sus costos. Deben justificar los gastos involucrados. El costo del sistema de control no debe exceder los posibles ahorros de su uso. El sistema de control complicado debe evitarse para mantener un control de los costos de control.
Por lo tanto, es esencial concentrar el sistema de control en factores que son importantes para mantener bajos los costos y hacer que el sistema sea económico.
5. Flexibilidad:
El sistema de control debe ser flexible, es decir, viable incluso si los planes tienen que ser cambiados. Un buen sistema de control debe seguir el ritmo del patrón en constante cambio de un mundo empresarial dinámico. Debe ser sensible a las condiciones cambiantes. El sistema de control debe ser flexible para que pueda ajustarse a cualquier modificación o alteración en un plan.
6. Informes rápidos:
El tiempo es un elemento importante para hacer cumplir un sistema de control. Los subordinados deben informar a sus superiores rápidamente con resultados reales y todas las desviaciones de los estándares. Los retrasos en el reporte de información harán que el control sea inefectivo. También se necesita prontitud para iniciar la acción correctiva. Los informes rápidos ayudan a eliminar oportunamente las desviaciones.
7. Sugerente:
Un sistema de control no solo debe medir el rendimiento y detectar desviaciones; También debería sugerir medidas correctivas. En otras palabras, un buen sistema de control debe ser autocorregible. De hecho, un sistema de control puede ser efectivo solo cuando se considera como parte del trabajo interno y no como un mecanismo que opera desde el exterior.
8. Mirando hacia el futuro:
El sistema de control debe estar orientado hacia el futuro. De hecho, el sistema de control a veces puede diseñarse para anticipar posibles desviaciones o problemas.
Debe ser preventivo y no meramente correctivo. El control ideal es espontáneo. Los pronósticos de efectivo y el control de efectivo son un ejemplo en el que un gerente financiero puede pronosticar las necesidades futuras de efectivo y prever con anticipación.
9. Responsabilidad individual:
El control puede ser efectivo cuando se enfoca en individuos en lugar de trabajos o trabajos.
10. Control de Puntos Estratégicos:
Todas las desviaciones de los estándares no son de igual importancia. Por lo tanto, para controlar todas las desviaciones no es deseable. Por lo tanto, el sistema de control debe centrarse en puntos clave, críticos o estratégicos que requieren atención de la administración. El control efectivo y eficiente es el control por excepción. Las desviaciones incontrolables no necesitan ser muy cuidadosas y pensadas.
11. Autocontrol:
Se les puede pedir a diferentes departamentos que se controlen a sí mismos. Si un departamento puede tener su propio sistema de control, gran parte de los controles detallados pueden manejarse dentro del departamento. Estos subsistemas de autocontrol pueden unirse para un sistema de control general.
12. Comentarios:
Significa información sobre el rendimiento anterior. Para un control efectivo, es necesario un flujo regular de información sobre el desempeño real. Los comentarios se pueden suministrar a través de contacto personal, observación o informes. La retroalimentación automática ayuda a tomar medidas correctivas en el momento adecuado o a ajustar las operaciones futuras.
