Un sistema de información de gestión eficaz (9 características)
Las características esenciales de un sistema de información de gestión eficaz son 1. MIS está orientado a la gestión 2. MIS se desarrolla bajo la dirección de la gestión 3. MIS es un sistema integrado 4. flujos de datos comunes 5. MIS se basa en las necesidades futuras de la empresa 6. MIS se compone de subsistemas 7. MIS requiere flexibilidad 8. Procesamiento de datos distribuidos y 9. MIS está principalmente informatizado.
El Sistema de Información de Gestión se establece en una organización para proporcionar información relevante a los gerentes para que operen de manera efectiva y eficiente.
1. MIS está orientado a la gestión:
El diseño de MIS comienza con una evaluación de las necesidades de información de la gerencia. El sistema se diseña generalmente de arriba a abajo. Sin embargo, esto no significa que MIS solo satisfaga las necesidades de información de la alta dirección.
Solo implica que las necesidades de información de la alta gerencia servirán como base para la evaluación de las necesidades de información de los gerentes de nivel inferior. En todos los casos, el sistema debe estar diseñado para satisfacer las necesidades de información de todos los niveles de gestión.
2. MIS se desarrolla bajo la dirección de gestión:
Debido a la orientación de gestión de MIS, es imperativo que, la administración de una organización dirija activamente el desarrollo y establecimiento del MIS en una organización. Es raro encontrar un MIS en el que el gerente, o un representante de alto nivel de su departamento, no pase mucho tiempo en el diseño del sistema.
No se trata de una sola participación, ya que la revisión y la participación continuas son necesarias para garantizar que el sistema implementado cumpla con las especificaciones del sistema que se diseñó. Por lo tanto, la administración de la organización no solo debe tomar parte activa en el desarrollo de MIS, sino que también debe desempeñar un papel importante en la realización de cambios posteriores en el sistema para que satisfaga las necesidades de información de la administración.
3. MIS es un sistema integrado:
MIS es un sistema integrado que combina información de varias áreas operativas para atender las necesidades de información de la gerencia de manera más efectiva. Tiene una visión completa de los subsistemas interconectados que operan dentro de una organización.
Por ejemplo, para desarrollar un sistema de programación de producción efectivo, la gerencia debe equilibrar factores tales como (a) capacidad de producción, (b) fuerza laboral (c) niveles de inventario (d) naturaleza del producto (e) patrón de demanda de producto (f) requisitos de capital y (g) red de comercialización. Un sistema que ignore uno de estos elementos no proporcionará un programa de producción eficiente.
4. Flujos de datos comunes:
MIS busca evitar la duplicación y la redundancia en la recopilación de datos, el almacenamiento y la difusión de información. Los diseñadores de MIS son conscientes de que algunos documentos de origen clave explican gran parte del flujo de información y afectan muchas áreas funcionales.
El concepto de flujo de datos común requiere la creación y el uso de archivos maestros para registrar e informar información. Este concepto es compatible con varios de los principios básicos del análisis de sistemas, evitando la duplicación, combinando funciones similares y simplificando las operaciones siempre que sea posible.
5. MIS se basa en las necesidades futuras de la empresa:
MIS está diseñado para servir los objetivos y necesidades del negocio de una manera efectiva. El diseñador de MIS debe evitar la posibilidad de que el sistema quede obsoleto antes de que el sistema entre en funcionamiento. Si MIS está diseñado después de atender las futuras necesidades de información del negocio, existen pocas posibilidades de que se vuelva obsoleto.
6. MIS se compone de subsistemas:
MIS, aunque se considera como una entidad única, debe dividirse en subsistemas. El desglose de MIS en subsistemas significativos establece el escenario para una implementación priorizada. También permite al diseñador de MIS centrarse en entidades manejables que pueden ser asignadas e informatizadas por sistemas seleccionados y equipos de programación.
7. MIS requiere flexibilidad:
MIS está diseñado para satisfacer las necesidades de información de la gerencia para la toma de decisiones futuras. A pesar de un análisis cuidadoso de las necesidades futuras de información de la gerencia, es imposible predecir con precisión todos los eventos de tres a cinco años por delante.
Esto es cierto en la mayoría de las industrias y especialmente en aquellas industrias con patrones de cambio rápido. Por lo tanto, el MIS debe diseñarse de tal manera que permita cambios apropiados en el futuro, si el MIS no permite ninguna modificación, es probable que quede obsoleto muy pronto.
8. Procesamiento de datos distribuidos:
En el caso de las empresas que tienen una red geográfica de oficinas de ventas, puntos de distribución, plantas de fabricación, divisiones y subdivisiones, es necesario algún tipo de procesamiento de datos distribuidos, ya que algunas de estas unidades pueden operarse de manera completamente independiente.
El propósito del procesamiento de datos distribuidos es garantizar que la información se ponga en manos de quienes la necesitan en el momento en que la necesitan. Sin embargo, los subsistemas diseñados para el procesamiento de datos distribuidos deben considerarse como partes integrales del SIG de la empresa.
9. MIS está mayormente computarizado:
Hoy en día, todas las actividades de la visualización de MIS, la recolección de datos, el procesamiento de datos y la recuperación de datos se realizan a través de medios electrónicos. El uso de la computadora garantiza la precisión y la coherencia en el procesamiento de datos y acelera la difusión de información.
