5 barreras principales a la comunicación (con sus medidas)

Este artículo arroja luz sobre las barreras a la comunicación con medidas para superarla.

Barrera de comunicación # 1. Barreras organizacionales:

Algunas de las barreras organizativas para la comunicación son:

(i) Cadena escalar larga:

Cuando la cadena escalar, que es la ruta básica de viaje para todas las comunicaciones formales, es demasiado larga; La comunicación se retrasa indebidamente.

(ii) Un período de gestión demasiado amplio:

Donde, en una organización, el rango de gestión es demasiado amplio; El superior puede no ser capaz de comunicarse efectivamente, con un número excesivamente elevado de subordinados. (R) El rango de administración debe reducirse al nivel óptimo por parte de la administración superior; En vista de los requisitos de comunicación entre el superior y sus subordinados.

(iii) Sistema de comunicación unidireccional:

Cuando, en una organización, el sistema de comunicación es solo una vía de un solo sentido, es decir, solo desde la alta dirección hasta los niveles inferiores; Las quejas se desarrollan por parte de los subordinados debido a la falta de retroalimentación a la comunicación.

(R) Diseñar y mantener una red de comunicación de dos vías; para permitir la comunicación ascendente, es decir, desde niveles inferiores de gestión a niveles superiores, para obtener la retroalimentación necesaria para la comunicación descendente, y planificar una reacción adecuada a dicha retroalimentación.

(iv) Comunicación irrelevante y fuera de contexto:

La situación que da cuenta de la comunicación irrelevante y fuera de contexto, generalmente surge; cuando los objetivos organizacionales no están claramente definidos y las políticas organizacionales son imperfectas.

(R) Los objetivos de la organización deben estar definidos de manera adecuada y clara; posiblemente en términos numéricos. Además, las políticas organizacionales deben ser perfeccionadas por la autoridad superior interesada; a fin de no permitir que los subordinados ejerzan una discreción innecesaria, mientras implementan esas políticas.

(v) Falta de instalaciones de comunicación adecuadas:

A veces, en muchas organizaciones, las instalaciones de comunicación adecuadas como teléfono, intercomunicador, peones, mensajeros, Photostat o instalaciones de mecanografía, etc. no están disponibles. Como resultado, surgen retrasos en la comunicación o cuellos de botella, que disminuyen con un flujo libre de comunicación.

(R) La gerencia debe asegurarse de que se proporcionen las instalaciones necesarias para la comunicación al personal necesitado en la organización; que requieren tales instalaciones de vez en cuando.

Barrera de comunicación # 2. Barreras lingüísticas:

Algunas barreras lingüísticas (es decir, relacionadas con el lenguaje de la comunicación) a la comunicación son las siguientes:

(i) Lenguaje pobre o áspero:

Cuando la comunicación, ya sea oral o escrita, se expresa en un lenguaje pobre o áspero; Los sentimientos del receptor se ven afectados emocionalmente y se invita a su parte a la resistencia (o reacción) a tal comunicación.

(R) El remitente debe usar un lenguaje educado y digno; para no tocar los sentimientos del destinatario.

(ii) Idioma vago:

Cuando, el lenguaje utilizado en la redacción de una comunicación, es vago (es decir, la misma palabra que significa de manera diferente a diferentes individuos); la comunicación se presta a múltiples interpretaciones; creando confusión en la mente de los destinatarios sobre el significado real propuesto para ser transmitido por el remitente.

(R) Los mensajes deben redactarse a través de una cuidadosa selección de palabras. Mejor sería aclarar el significado de las palabras que podrían convertirse en una fuente de confusión para los destinatarios.

(iii) Lenguaje técnico:

A veces, el remitente de la comunicación puede utilizar un lenguaje técnico, por ejemplo, en relación con la producción, la ingeniería o la gestión financiera, etc .; mientras redactaba su comunicado para crear un problema para que el destinatario ordinario entendiera el significado de dicho comunicado. En tales casos, el propósito de la comunicación se ve frustrado.

(R) El uso del lenguaje técnico debe evitarse, en la medida de lo posible. Sin embargo, donde el uso del lenguaje técnico es inevitable; Los términos técnicos deben ser explicados o traducidos al lenguaje del laico.

Barrera de comunicación # 3. Barreras por parte del remitente de la comunicación:

Algunas de las barreras a la comunicación, que surgen por parte del remitente de la comunicación son las siguientes:

(i) Comunicación no planificada:

A veces, el superior, es decir, el remitente de la comunicación, nunca se preocupa por planificar la comunicación, ya sea por pereza o por la presión del trabajo; y hace o emite una comunicación a los subordinados, de manera áspera y casual.

Como resultado, los subordinados, es decir, los destinatarios, obtienen solo una idea a medias y hotchpotch de lo que el superior realmente intenta transmitirles; qué estado de cosas conduce a muchos problemas organizativos y operativos.

(R) El remitente debe estar listo para comunicarse; y establezca un punto para planificar la comunicación, antes de incluirla en un curso de transmisión a los destinatarios.

(ii) Mensajes mal expresados:

A veces, el superior, incluso cuando se prepara para comunicarse, no está en condiciones de hacer una comunicación efectiva, debido a una o más de las siguientes lagunas: lo que se denomina "mensajes mal expresados":

1. Mala organización de las ideas.

2. Falta de coordinación.

3. Vocabulario inadecuado

4. Repetición

5. Oraciones torpes

6. Omisiones descuidadas etc.

(R) El remitente debe ocuparse de los aspectos anteriores al redactar mensajes; especialmente, buscando la coordinación de ideas - usando un vocabulario adecuado y evitando el uso de oraciones incómodas. En resumen, el remitente debe ser un adepto a la redacción.

En caso contrario, deberá buscar servicios y consulta de expertos, en el arte de la redacción sin dudarlo. En cualquier caso, el mensaje redactado debe parecer una pieza de comunicación integrada y compacta.

(iii) Suposiciones no aclaradas o demasiadas suposiciones:

Esta barrera tiene mucho que ver con el estado de ánimo del remitente; Mientras se hace una comunicación. A veces, o bien hay suposiciones no aclaradas en el mensaje que crean confusión para los destinatarios o hay demasiadas suposiciones asumidas por el remitente, que confunden a los destinatarios.

(R) Los superiores deben aclarar los supuestos, insertando notas a pie de página en la comunicación, explicando o clarificando los supuestos. Además, se deben evitar demasiadas suposiciones; y solo deben hacerse suposiciones relevantes, las cuales deben ser aclaradas posteriormente.

(iv) Comunicaciones egoístas:

Algunos superiores hacen comunicaciones egoístas a los subordinados; solo para satisfacer su falso ego e impresionar a los subordinados con su poder, estatus y autoridad, al hacerlo. Tales comunicaciones simplemente desperdician el tiempo tanto del remitente como de los destinatarios; y no hacer una contribución significativa a los objetivos de la organización.

(R) Los Superiores deben desistir de hacer comunicaciones egoístas; teniendo en cuenta el viejo adagio de que 'el orgullo tiene (tiene) una caída'. Deben considerar su propio ego como meramente subordinado a la organización y sus objetivos básicos.

(v) Temor de desafío a la autoridad:

Algunos superiores pueden ser reacios (o indecisos) a realizar incluso comunicaciones importantes a los subordinados; temiendo que cualquier comentario o reacción a su comunicación pueda desafiar su autoridad. Bajo tales situaciones psicológicas, es mejor que prefieran evitar hacer cualquier tipo de comunicación. Esto invita nuevamente a problemas organizacionales.

(R) Los Superiores deben ser lo suficientemente audaces como para tolerar la crítica de sus comunicaciones, por parte de los subordinados. Deben adquirir gradualmente 'confianza en sí mismos' y hacer mejores comunicaciones, en el futuro.

Barrera de comunicación # 4. Barreras en la parte del destinatario de la comunicación:

Algunas de las barreras a la comunicación, que surgen por parte del destinatario, son las siguientes:

(i) Sin Atención:

Tantos receptores de comunicación no le prestan atención; ya sea por la tensión creada por problemas personales y familiares, o por estar sobrecargado con otros problemas de emergencia. En tales situaciones, el propósito mismo del remitente, al hacer una comunicación, se ve frustrado.

(R) Las comunicaciones deben ser cortas, simples y atractivas; Para ganar la atención inmediata de los destinatarios. Además, los destinatarios deben considerar que es su deber moral honesto prestar atención a las comunicaciones, en interés de la organización para la cual su motivación es una condición previa.

(ii) Evaluación prematura:

Muchos destinatarios, especialmente los subordinados, solicitan una evaluación de la comunicación antes de la madurez; Incluso antes de que la comunicación sea totalmente comunicada a ellos. En tales casos, se desarrollan malentendidos y reclamos entre el remitente y los destinatarios de la comunicación.

(R) Los destinatarios deben hacer un punto para no ir para una evaluación prematura de la comunicación. Deben esperar a que el remitente complete la comunicación. Esto solo requiere paciencia por parte de los destinatarios.

Barrera de comunicación nº 5. Obstáculos varios:

Algunas barreras misceláneas para la comunicación son las siguientes:

(i) Barreras mecánicas:

En algunos casos, los dispositivos mecánicos, utilizados en el proceso de comunicación, pueden sufrir defectos mecánicos que pueden provocar, por ejemplo, distorsión de los mensajes debido a fallas técnicas en las líneas telefónicas o la desconexión repentina de la comunicación del enlace telefónico que hace que la comunicación sea incompleta, etc., lo que crea graves problemas de comunicación. En algunos otros casos, los peones, mensajeros, etc. empleados para transmitir mensajes, pueden no comunicar las comunicaciones exactas, según lo previsto por el remitente.

(R) Para los dispositivos mecánicos utilizados en el proceso de comunicación, la gerencia debe cuidar su mantenimiento y las reparaciones debidas. En cualquier caso, los dispositivos mecánicos, como el sistema telefónico, etc., deben mantenerse actualizados.

Sin embargo, en algunos casos, puede que no haya ninguna solución a los defectos mecánicos, debido a factores que están más allá del control de la gestión; en cuyo caso, el remitente debe recurrir a medios alternativos o métodos de comunicación.

Cuando se proponga que los mensajes, etc., sean transmitidos por peones, mensajeros, etc., el énfasis debe estar en el envío de mensajes escritos a través de ellos. En caso de transmisión oral, deben emplearse peones capacitados o entrenados, etc., con el fin de transmitir mensajes.

(ii) Pérdida de Transmisión y Baja Retención:

Generalmente hay una pérdida de contenidos del mensaje; cuando está en curso de transmisión a través de varios enlaces en la cadena escalar, especialmente cuando la comunicación se realiza verbalmente. También se asocia con él un fenómeno de la pobre retención de mensajes por parte de los destinatarios, como una cuestión de pobre poder de memorización, con la mayoría de los individuos.

(R) El énfasis del remitente debe estar en hacer comunicaciones escritas, repetidas con una frecuencia razonable; Para superar estas barreras.