4 tipos principales de archivos mantenidos en una oficina

Este artículo arroja luz sobre los cuatro tipos principales de archivos que se mantienen en una oficina. Son: 1. Archivo simple 2. Archivo plano 3. Archivo bidireccional 4. Archivador de palanca.

Archivo mantenido en un tipo de oficina # 1. Archivo simple:

Solo contiene una cubierta gruesa con dos orificios insertados como se muestra en la figura. Tiene solo un lado de la cubierta, y no dos como en el caso de un archivo plano.

Todas las letras se perforan y, con la ayuda de una etiqueta, se archivan en el archivo. Las etiquetas se insertan en la carta que se debe archivar, luego se insertan en el orificio como se muestra en la figura y se atan o se atan.

Este sistema de archivo prevalece en las oficinas de la corporación municipal, donde los archivos solo deben ser tramitados por la persona particular responsable de investigar los asuntos de los archivos. Sin embargo, este método de presentación es obsoleto, está desactualizado y no está de moda hoy en día.

Archivo mantenido en un tipo de oficina # 2. Archivo plano:

Un diagrama de un archivo plano se muestra en la figura.

En este diagrama de archivo plano, hay dos cubiertas marcadas A y B como se muestra en el diagrama. Las cubiertas son cubiertas gruesas y duras. Entre las dos cubiertas, y para ser precisos, en la cubierta del lado derecho, marcada con B, tenemos un sistema de recorte.

La tira de acero o aluminio, como se muestra en la figura, tiene dos orificios y dos fijadores. Hay dos clips en movimiento, como se muestra en la figura, que tiene un sistema de correr sobre la tira de aluminio. Para abrir los fijadores, el clip se mueve hacia arriba, de modo que el papel perforado se puede insertar en los fijadores. Una vez que los papeles perforados se insertan en los archivos, los clips se pueden bajar para que los papeles se fijen y archiven correctamente.

Todo el papel a rellenar se fija en el lado derecho del archivo como se indica por B en la figura.

Archivo mantenido en un tipo de oficina # 3. Archivo de dos vías:

Este tipo de sistema de archivo prevalece en las oficinas gubernamentales, tanto en el gobierno central como en el estatal, en las empresas del sector público y en los organismos autónomos. Un diagrama mostrará todo sobre el archivo.

Aquí, como en el diagrama anterior, el archivo tiene dos caras A y B como se muestra en la figura.

Tiene correspondientemente dos juegos de agujeros que se muestran en la figura. (B) y (A) lo tienen, como se ve claramente en la figura. Tanto las caras del archivo (A) como (B) son gruesas, duras y aquí, en ambas caras, el papel está archivado.

Los papeles o cartas entrantes se deben archivar en la cara B y se deben numerar correctamente. Las cosas por hacer están archivadas en el lado A.

Las cartas redactadas después de las cosas han terminado, o sobre la base de la nota hecha; la carta que debe ir como respuesta se puede presentar como una prueba en el lado B. Sin embargo, se debe archivar una copia de la carta en el archivo plano respectivo.

Este tipo de archivos es necesario cuando se requiere una anotación detallada antes de responder una carta.

Archivo mantenido en un tipo de oficina # 4. Archivo de arco de palanca:

Esto se demuestra en la figura.

Este archivo tiene caras A, B y C como se muestra en el diagrama, por lo tanto, es un archivo tridimensional. Las caras A y B se explican por sí mismas. Estos son archivos duros, más gruesos y pesados, utilizados básicamente para archivar los comprobantes, los balances, los saldos de prueba, etc. por la sección de cuentas en la oficina. Copias más grandes de declaraciones, etc., que no se pueden archivar y almacenar correctamente en un archivo plano, se almacenan en este archivo.

Si uno mira la figura correctamente, encontrará una tira de aluminio, que corre sobre el arco, que es un objeto en forma de V pegado en el archivo a la Cara C. Un asa como se muestra en la figura se levanta, y el aluminio La tira se ejecuta sobre el arco, para abrir el archivo. Una vez que se archiva el documento, se presiona el asa hacia abajo, la tira de aluminio se empuja hacia abajo y los arcos se alinean para archivar el documento correctamente.

Estas son las cuatro formas de archivo de papelería que prevalecen principalmente en las oficinas de la India. La computadora ha ocupado un lugar en la mayoría de las empresas multinacionales y de primer orden.