¿Cuál es la importancia de la planificación en la gestión?
La importancia de la planificación en la gestión son:
La planificación es la primera y más importante función de la administración. Es necesario en todos los niveles de gestión. A falta de planificación, todas las actividades comerciales de la organización perderán su sentido. La importancia de la planificación ha aumentado aún más en vista del creciente tamaño de las organizaciones y sus complejidades.
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La planificación ha vuelto a ganar importancia debido a un entorno empresarial incierto y en constante cambio. En ausencia de planificación, puede que no sea imposible, pero ciertamente difícil de adivinar los eventos inciertos del futuro.
Los siguientes hechos muestran las ventajas de la planificación y su importancia para una organización empresarial:
(1) La planificación proporciona dirección:
En el proceso de planificación, los objetivos de la organización se definen en palabras simples y claras. El resultado obvio de esto es que todos los empleados reciben una dirección y todos sus esfuerzos están enfocados hacia un fin particular. De esta manera, la planificación tiene un papel importante en el logro de los objetivos de la organización.
Por ejemplo, supongamos que una empresa fija un objetivo de ventas en el proceso de planificación. Ahora todos los departamentos, por ejemplo, compras, personal, finanzas, etc., decidirán sus objetivos en vista del objetivo de ventas.
De esta manera, la atención de todos los gerentes se centrará en el logro de sus objetivos. Esto hará que el logro del objetivo de ventas sea una certeza. Por lo tanto, en ausencia de objetivos, una organización se deshabilita y los objetivos se establecen en la planificación.
(2) La planificación reduce los riesgos de incertidumbre:
La planificación siempre se hace para el futuro y el futuro es incierto. Con la ayuda de la planificación, se anticipan posibles cambios en el futuro y se planifican varias actividades de la mejor manera posible. De esta manera, se puede minimizar el riesgo de incertidumbres futuras.
Por ejemplo, para fijar un objetivo de ventas, se puede realizar una encuesta para averiguar la cantidad de nuevas empresas que probablemente ingresarán al mercado. Teniendo en cuenta estos hechos y planificando las actividades futuras, se pueden evitar las posibles dificultades.
(3) La planificación reduce las actividades superpuestas y derrochadoras:
Bajo planificación, las actividades futuras se planean para alcanzar los objetivos. En consecuencia, los problemas de cuándo, dónde, qué y por qué están casi decididos. Esto pone fin al desorden y la sospecha. En tal situación se establece la coordinación entre las diferentes actividades y departamentos. Pone fin a las actividades superpuestas y derrochadoras.
En consecuencia, los desperdicios se mueven hacia cero, la eficiencia aumenta y los costos llegan al nivel más bajo. Por ejemplo, si se decide que se requerirá una cantidad particular de dinero en un mes en particular, el gerente de finanzas lo arreglará a tiempo.
En ausencia de esta información, la cantidad de dinero puede ser más o menos que el requisito en ese mes en particular. Ambas situaciones son indeseables. En caso de que el dinero sea menor que el requisito, el trabajo no se completará y, en caso de que sea mayor que el requisito, la cantidad no se utilizará y, por lo tanto, causará una pérdida de interés.
(4) La planificación promueve ideas innovadoras:
Está claro que la planificación selecciona la mejor alternativa entre las muchas disponibles. Todas estas alternativas no llegan al gerente por su cuenta, pero deben ser descubiertas. Al hacer tal esfuerzo de descubrimiento, surgen muchas ideas nuevas y se estudian de forma intensiva para determinar lo mejor de ellas.
De esta manera, la planificación imparte un poder real de pensamiento en los gerentes. Conduce al nacimiento de ideas innovadoras y creativas. Por ejemplo, una empresa quiere expandir su negocio. Esta idea lleva al comienzo de la actividad de planificación en la mente del gerente. Él pensará así:
¿Deberían fabricarse otras variedades de los productos existentes?
¿Deben realizarse ventas al por menor junto con las ventas al por mayor?
¿Debería abrirse alguna sucursal en otro lugar para el producto existente o antiguo?
¿Debería lanzarse algún nuevo producto?
De esta manera, muchas ideas nuevas surgirán una tras otra. Al hacerlo, se acostumbrará a ellos. Siempre estará pensando en hacer algo nuevo y creativo. Por lo tanto, es una situación feliz para una empresa que nace por medio de la planificación.
(5) La planificación facilita la toma de decisiones:
La toma de decisiones significa el proceso de tomar decisiones. Bajo él, se descubren una variedad de alternativas y se elige la mejor alternativa. La planificación establece el objetivo para la toma de decisiones. También establece los criterios para evaluar los cursos de acción. De esta manera, la planificación facilita la toma de decisiones.
(6) La planificación establece estándares para el control:
Al determinar los objetivos de la organización a través de la planificación, todas las personas que trabajan en la organización y todos los departamentos están informados acerca de "cuándo", "qué" y "cómo" hacer las cosas.
Se establecen normas sobre su trabajo, tiempo y costo, etc. Bajo el control, al momento de completar el trabajo, el trabajo real realizado se compara con el trabajo estándar y se detectan desviaciones y si el trabajo no se ha realizado como se desea La persona interesada es responsable.
Por ejemplo, un trabajador debe hacer 10 unidades de trabajo en un día (es una cuestión de planificación), pero en realidad completa 8 unidades. Por lo tanto hay una desviación negativa de 2 unidades. Por esto, se le hace responsable. (La medición del trabajo real, el conocimiento de la desviación y la responsabilidad del trabajador se encuentran bajo control). Por lo tanto, en ausencia de control de planificación no es posible.
