Principales 10 principios de llenado que deben seguirse en una oficina
Este artículo arroja luz sobre los diez Principios de llenado principales que deben seguirse en una oficina. Los Principios son: 1. Simplicidad 2. Adecuación 3. Accesibilidad 4. Facilidad de servicio 5. Compacidad 6. Flexibilidad y adaptabilidad 7. Economía 8. Retención 9. Actualizada 10. Clasificación.
Principio de llenado # 1. Simplicidad:
El sistema seguido, el procedimiento adoptado y el equipo utilizado deben ser simples y comprensibles por cualquier miembro del personal en virtud de la inteligencia ordinaria. Por supuesto, la capacitación se imparte al personal en la mayoría de los casos.
Principio de llenado # 2. Idoneidad:
El sistema y el procedimiento deben adaptarse a la naturaleza de las actividades de la organización.
Principio de llenado # 3. Accesibilidad:
Los archivos se ubicarán de tal manera que sean fácilmente accesibles para todos los interesados.
Principio de llenado # 4. Facilidad de servicio:
El sistema debe ser tal que un archivo pueda ubicarse rápidamente, manejarse convenientemente y preservarse para disponibilidad en el futuro cuando sea necesario.
Principio de llenado # 5. Compacidad:
El equipo de presentación no ocupará innecesariamente mucho espacio. Se está descubriendo que las nuevas formas de equipo tienen más utilidad pero ocupan menos espacio.
Principio de llenado # 6. Flexibilidad y adaptabilidad:
El sistema debe tener un margen de expansión para dar cabida a un mayor número de archivos con las crecientes actividades de la empresa. Deberá poder adaptarse a los cambios en el procedimiento de presentación, por ejemplo, el cambio en el método de clasificación.
Principio de llenado # 7. Economía:
Cualquier sistema que se adopte, debe ser económico. Todos los gastos innecesarios deben ser evitados. La presentación es un trabajo regular. Si se encarece, el costo del establecimiento aumentará enormemente.
Principio de llenado # 8. Retención:
De vez en cuando deben borrarse los papeles innecesarios y los documentos innecesarios o los archivos innecesarios se destruyen; de lo contrario, los archivos se volverán innecesariamente voluminosos, ocuparán espacio y no permitirán el alojamiento de nuevos documentos importantes.
Principio de llenado # 9. Actualizado:
Los archivos deben actualizarse mediante la inserción de documentos sin demora.
Principio de llenado # 10. Clasificación:
Los archivos deben clasificarse correctamente e indexarse con referencias cruzadas para facilitar su manejo.
