Notas de estudio sobre la oficina: definición, características y tipos
Lee este artículo para aprender sobre Office. Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: 1. Definición de una oficina 2. Características de una oficina 3. Tipos.
Definición de oficina:
La palabra 'oficina', según los diccionarios, tiene doble significado:
(a) Oficina significa un puesto o cargo de responsabilidad. Una persona puede ocupar un cargo con fines de lucro, lo que significa que está empleado en un puesto por el que recibe alguna remuneración.
(b) Oficina significa un lugar donde se tramita un tipo particular de negocio o se proporciona un servicio.
En el primer sentido, una secretaria tiene un cargo y en el segundo sentido una secretaria necesita un lugar donde pueda desempeñar sus funciones. Nos interesa el oficio en su segundo sentido. No es suficiente definir una oficina como 'un lugar donde se realiza un tipo de negocio en particular o se proporciona un servicio'.
En el sentido real, oficina significa un lugar donde se coordinan las actividades de una organización. Es sede de la administración y centro de comunicación.
Según Hall, "la oficina describe cualquier lugar reservado para el trabajo de carácter administrativo, por el nombre que se llame". Es una opinión común que una oficina es un lugar donde se realiza el trabajo de oficina. Cada tipo de organización, ya sea comercial o no comercial, necesita trabajo administrativo y, por lo tanto, necesita una oficina.
En Inglaterra, la Ley de oficinas, tiendas y locales ferroviarios de 1963 define a la oficina como "un edificio o parte de un edificio cuyo uso exclusivo o principal es una oficina o para fines de oficina". Denyer describe los propósitos de la oficina como “propósitos de administración, trabajo de oficina, manejo de dinero y operación telefónica y telegráfica.
Se proporciona una definición ampliada de trabajo de oficina para cubrir la contabilidad, clasificación de documentos, archivo, mecanografía, duplicación, cálculo a máquina, dibujo y preparación editorial de asuntos para publicación ”. La descripción es exhaustiva, incorporando diferentes actividades que se llevan a cabo en una oficina.
Características de una oficina:
De la definición se entiende que:
(a) Oficina es un lugar,
(b) Se realizan diferentes actividades allí y
(c) Las actividades son de dos tipos, administrativas y administrativas.
Es obvio que habrá algunas personas que realizarán las actividades y el secretario es el jefe de ellas.
Una oficina se describe como una organización y tiene todas las características de una organización. La oficina puede ser para una empresa comercial o no comercial. Puede ser de tamaño grande o pequeño.
Tipos de una oficina:
Las características comunes de todos los tipos de oficinas son:
(1) Ubicación:
Una oficina debe tener un lugar definido y adecuado. Hay varios factores que deben considerarse antes de seleccionar la ubicación del sitio de una oficina.
(2) Espacio o Alojamiento:
Una oficina necesita algún espacio o alojamiento que se utilizará para llevar a cabo las actividades. El alojamiento tiene una estrecha conexión con la distribución.
(3) Lay-Out:
Significa una planificación para la utilización óptima del espacio para que el flujo de trabajo pueda mantenerse y haya un rendimiento máximo de trabajo.
(4) Condiciones de trabajo:
Las condiciones de trabajo deben ser adecuadas para un trabajo eficiente. Las condiciones de trabajo significan una iluminación adecuada, ventilación, saneamiento, etc.
(5) Equipo:
Varios tipos de equipos son necesarios para el trabajo de oficina. Incluyen muebles, máquinas, electrodomésticos, papelería, etc. Se requieren diferentes tipos de equipos para diferentes tipos de trabajo.
(6) Métodos:
Cada tipo de actividad tiene su propio procedimiento o método correcto de hacer. El flujo de trabajo se verá obstaculizado si no se sigue el método correcto. Esto es más cierto cuando se realiza la contabilidad o se utiliza una máquina, etc.
(7) Personal:
Una oficina debe tener personal bien seleccionado, eficiente y capacitado o personal que realizará las actividades. Una oficina con todas sus buenas características será inefectiva si hay falta de personal adecuado, tanto calificado como no calificado.
(8) Departamento:
Hay diferentes tipos de actividades a realizar en una oficina. Todas las actividades no pueden ser realizadas por las mismas personas. Las actividades deben ser agrupadas en departamentos funcionalmente. El número de departamentos depende del tamaño y la naturaleza del trabajo de la oficina.
(9) Organización:
Una oficina en sí debe organizarse con el personal adecuado que tenga relaciones formales entre ellos y con un supervisor o jefe competente. La oficina y el trabajo de oficina deben estudiarse desde todos los diferentes aspectos como se indicó anteriormente. Depende mucho del secretario de la organización que es el jefe de la oficina ejecutiva.
