Pasos para planificar un diseño de trabajo
Al planificar un diseño de trabajo, se deben seguir los siguientes pasos:
1. Información del trabajo:
La información del trabajo es un insumo esencial para el análisis efectivo del trabajo. No solo facilita la evaluación del trabajo para el diseño de compensaciones, sino que también ayuda a difundir información a los empleados sobre sus deberes y responsabilidades.
El conocimiento imperfecto sobre sus deberes y responsabilidades también afecta el desempeño de los empleados y la productividad general de la organización. La difusión de información sobre el trabajo en la carta de nombramiento puede no ser adecuada. La documentación adecuada y la comunicación durante el entrenamiento de inducción es el enfoque correcto.
Objetivos de la información del trabajo:
El primer objetivo de la información sobre el trabajo es comunicar a los empleados los deberes y las responsabilidades que conlleva un trabajo, para ayudarlos a obtener una comprensión clara. Esto también ayuda a los empleados a comprender las expectativas de la organización de ellos. Otro objetivo de la información laboral es el análisis organizacional. Ayuda en el análisis del flujo de trabajo con respecto a un trabajo y también ayuda en la identificación de elementos de trabajo redundantes en un trabajo. De esta forma, facilita la reestructuración laboral.
Para el comportamiento organizacional, la información laboral ayuda a analizar los requisitos de comportamiento de los empleados individuales, para que las organizaciones puedan tomar las medidas adecuadas para mejorar el comportamiento y así mejorar las competencias de las personas para mantenerse competitivas en el mercado. La información de trabajo también ayuda a las organizaciones a determinar el alcance de la contratación interna y los requisitos de contratación externa para la dotación de personal en diversos puestos en la organización.
Al establecer estándares de desempeño y establecer objetivos laborales, la información laboral es esencial tanto en términos cualitativos como cuantitativos. Esto también facilita la evaluación científica del desempeño de un empleado con respecto a dichos estándares establecidos. Para otras decisiones relacionadas con los recursos humanos, como el diseño de promociones, transferencias, reubicaciones, redundancias y compensaciones, la información del trabajo proporciona datos críticos.
2. Análisis del trabajo:
El análisis del trabajo es el proceso de recopilar información sobre el trabajo y evaluar dicha información en términos de lo que es necesario y relevante. Esencialmente, el análisis del trabajo implica tres preguntas: ¿Qué es un trabajo? ¿Qué se debe analizar? ¿Qué métodos de análisis se deben utilizar?
Un trabajo es un grupo de actividades o tareas esencialmente similares realizadas por una persona o un grupo de personas. Estas actividades o tareas juntas se convierten en un trabajo. Obviamente, las tareas o actividades de los trabajos no necesitan ser idénticas. Puede realizarse en diferentes lugares, con diferentes equipos, en una secuencia diferente.
Además, algunos empleados pueden realizar ciertas actividades además del trabajo principal. O bien, algunos empleados pueden realizar un trabajo ocasional o temporalmente en lugar de las personas que están ausentes. Esta definición de trabajo se utiliza normalmente en el diseño de compensaciones y para otras prácticas de gestión.
Sin embargo, se utiliza una descripción más genérica de un trabajo, que se identifica por "posición" en lugar de "trabajo". Una posición es una familia de trabajos en los cuales los deberes específicos varían, pero es posible cierta intercambiabilidad de trabajo y la naturaleza funcional del trabajo es similar. Los ejemplos incluyen ensambladores, escribanos y escritores.
La definición más amplia de un trabajo facilita el desarrollo de información de trabajo precisa y esto refleja con precisión el trabajo de cada empleado. Por otro lado, cuanto más precisa es la definición de trabajo, más difícil es identificar las diferencias de trabajo, lo que complica aún más la gestión de los empleados.
Otro tema básico para el análisis del trabajo es si la organización debe medir los trabajos asignados o el trabajo realizado. Algunos expertos en diseño de compensaciones argumentan que, a menos que el análisis del trabajo considere el trabajo realizado, la organización no puede dar crédito a los empleados por lo que realmente están haciendo.
Por otro lado, el análisis del trabajo realizado puede implicar que los empleados han recibido la libertad de asignarse trabajo a ellos mismos; mientras que en realidad es responsabilidad del gerente asignar un trabajo. El rol de un analista es esencialmente recopilar información del trabajo y no evaluar la lógica de las asignaciones de trabajo. Es el principal responsable de registrar las responsabilidades que un gerente ha asignado a un empleado.
Lo que necesita ser analizado:
Cuál debería ser la naturaleza de la información del trabajo para el análisis del trabajo depende de una serie de consideraciones: si el análisis se requiere para fines de evaluación o también para otros fines; qué nivel de trabajo se analizará; qué tipo de plan de evaluación se utilizará; y qué conocimiento del trabajo tiene el analista que va a realizar la evaluación.
Ciertas áreas básicas de información pueden incluir:
(a) Propósito fundamental del trabajo.
(b) Elementos de trabajo en el trabajo: requiere el estudio de tareas específicas, áreas de responsabilidad y ejemplos de trabajo
(c) Importancia general de cada elemento del trabajo y su relación con la operación total, la forma en que se integra con el trabajo total
(d) Tiempo aproximado dedicado a cada tarea o área específica de responsabilidad
(e) Alcance del trabajo y su impacto en la operación
(f) Autoridad inherente (no solo delegación formal sino también latitud de acción) y auditorías de trabajo formales o informales
(g) Relaciones de trabajo (incluida la supervisión)
(h) Métodos específicos, equipos o técnicas que se requieren para el trabajo
(i) Clima laboral, incluidos los objetivos y el entorno laboral
(j) Condiciones laborales tales como esfuerzo físico, peligros, incomodidad, persecución de plazos, requisitos de viaje, creatividad e innovaciones requeridas
¿Qué métodos de análisis deben utilizarse?
La información del trabajo se puede obtener de varias formas, ya sea por un analista del personal o por el gerente de línea individual. Siempre es mejor involucrar a los gerentes de línea en la compilación de información de trabajo debido a la proximidad funcional. Un método de análisis relativamente simple y económico es la recopilación de información sobre el trabajo a través de la respuesta al cuestionario.
La observación directa del trabajo realizado es otro método importante de análisis de trabajo. La observación del trabajo es esencial para entender el rol del trabajo. Sin embargo, es más costoso y consume más tiempo. También se puede obtener información valiosa sobre el trabajo a partir de manuales de organización, informes de estudios de tiempos, descripciones de trabajos anteriores y estudios de métodos.
3. Cuestionario de trabajo:
Un cuestionario de trabajo es una herramienta especial para consolidar la información del trabajo. Es un formulario impreso en el que la información esencial sobre el trabajo puede ser incluida por el empleado o por sus supervisores. La principal ventaja del cuestionario de trabajo es que utiliza el conocimiento de quienes están cerca del trabajo. Además, le da a cada empleado la oportunidad de participar y contribuir dando respuestas al cuestionario, lo que facilita la compilación inmediata de la información del trabajo.
Otra ventaja importante del cuestionario de trabajo es que la información compilada se puede utilizar como descripciones de trabajo. Esto, por lo tanto, elimina el requisito de una mayor escritura de las descripciones de trabajo. Además, mediante el uso de un cuestionario de trabajo, las organizaciones también obtienen el beneficio de comunicar información de trabajo actualizada a los empleados.
Sin embargo, las principales desventajas asociadas con el cuestionario de trabajo son que su éxito depende de la comprensión y la capacidad de escritura de los empleados y supervisores individuales. Para la incongruencia perceptiva, pueden surgir inconsistencias en el patrón de respuesta.
Estas inconsistencias en el patrón de respuesta pueden multiplicarse aún más cuando más secciones transversales de personas participan en la encuesta / respuesta al cuestionario. Además, la compilación de información sobre el trabajo a partir de la respuesta al cuestionario puede sufrir el problema de la exageración. Estos son los problemas inherentes de la calidad de la información a través del cuestionario de trabajo.
Para eliminar las desventajas inherentes de compilar la información del trabajo a través del cuestionario del trabajo, siempre es mejor compilar la información a través de una combinación de observación directa y cuestionario del trabajo. Este enfoque puede requerir mucho tiempo e implicar costos enormes, pero es más científico, ya que elimina la posibilidad de error al considerar las diferencias perceptivas entre lo que perciben y lo que hacen.
