Procedimientos para el manejo de correos entrantes y salientes

Este artículo arroja luz sobre los tres procedimientos principales para el manejo de correos entrantes y salientes. Los procedimientos son: 1. Buzón de correos 2. Bolso de correos 3. Sistema de servicio de mensajería.

Procedimiento # 1. Buzón:

Cada oficina postal grande mantiene tales cajas de tamaño estándar para ser alquiladas a los usuarios. Cualquier individuo o una asociación o una empresa puede tomar dicha caja en alquiler. El propósito es que todos los artículos postales no registrados, prepagos y de tamaño estándar dirigidos al arrendatario se mantengan dentro de la caja.

El arrendatario puede recibir la entrega por sí mismo oa través de su agente directamente desde la caja a intervalos regulares durante las horas de trabajo postales.

Las reglas para contratar un buzón de correo son las siguientes:

(a) El arrendatario debe pagar una renta trimestral o anualmente y debe mantener un depósito.

(b) La oficina de correos proporciona una clave (cuyo duplicado se conserva en la oficina de correos), un número de token y un boleto de entrega con ese número.

(d) La clave y el boleto deben devolverse cuando el arrendatario lanza la caja.

(e) El alquiler se paga por adelantado y la renovación debe realizarse antes de la expiración del período.

(f) Si la renovación no se realiza dentro de los 20 días posteriores a la fecha de vencimiento, se perderá el dinero del depósito.

(g) El arrendatario puede usar el número de token como una dirección postal corta.

Ventajas:

(a) El correo puede ser recibido de acuerdo con la conveniencia y con mayor frecuencia que el horario habitual de entrega por la oficina postal.

(b) El número de token asignado se puede utilizar como una dirección postal corta que tiene algún tipo de secreto.

Desventajas:

(a) Ningún beneficio en el caso de artículos postales registrados o no pagados en su totalidad o cuando no sean de tamaño estándar.

(b) Hay un gasto extra.

(c) Se requiere que una persona confiable traiga la entrega de artículos. El uso de la bolsa de correos elimina esta desventaja.

Procedimiento # 2. Post Bag:

Una Bolsa de correos es un tipo especial de bolsa que se entrega en el alquiler por una oficina postal grande a un arrendatario para llevar el correo desde o hacia la oficina postal. Una persona, una asociación o una empresa pueden alquilar una bolsa en la oficina de correos.

Todos los correos entrantes recogidos en la oficina de correos dirigida al arrendatario se guardan en la bolsa de correos dentro de la bolsa de correos y se bloquean. El arrendatario o su agente llega a la oficina a una hora acordada para recoger la bolsa en la producción del boleto de entrega. La bolsa se lleva a la oficina del arrendatario.

Nuevamente, el arrendatario coloca todo el correo saliente dentro de la bolsa, lo cierra y lo lleva a la oficina de correos para su publicación. Uno puede tener una bolsa de correos con o sin tener un buzón. Las reglas para contratar una bolsa de correos son casi las mismas que en el caso de un buzón de correos (ver arriba). La oficina de correos le da una llave y un boleto de entrega al arrendatario. Aquí no hay un número de token para ser usado como una dirección postal corta.

Ventajas:

(a) Los artículos postales pueden ser transportados de manera segura desde y hacia la oficina de correos,

(b) Es una ventaja adicional al uso de un buzón.

(c) Durante el tránsito del correo hacia afuera no se caen y los sellos adhesivos fijados en los artículos no se pueden quitar.

Desventajas:

(a) Tiene un gasto adicional,

(b) La oficina de correos no puede poner el correo entrante dentro de la bolsa a tiempo o en su totalidad.

Procedimiento # 3. Sistema de servicio de mensajería:

Originalmente, el servicio de mensajería significaba un servicio de mensajería entre sucursales en grandes organizaciones. Hoy en día se ha convertido en un negocio especializado. Las preocupaciones privadas asumen la responsabilidad de llevar los correos de las casas comerciales por mensajeros individuales como sus empleados en el pago de los cargos.

Debido a las irregularidades en los servicios postales, el sistema de servicio de mensajería se ha vuelto muy popular. Incluso el gobierno está pensando en la "privatización" de los servicios postales.