Preparación de la lista estándar: Código y rutina de compra (con muestra)

¡Aquí detallamos la cooperación entre el gerente de compras y otros en la preparación de la lista estándar!

Dado que el Gerente de Compras tiene que comprar cosas para ser utilizadas por otros, debe existir una cooperación total entre el departamento de compras y los demás departamentos, especialmente el departamento de producción. Esta cooperación toma la forma de la preparación de listas estándar en las que se enumeran todos los requisitos de la fábrica y otros departamentos.

El método para preparar la lista es, en primer lugar, enumerar las principales materias primas y luego ocupar cada departamento, turno por turno, y enumerar los materiales que se utilizarán allí y las distintas tiendas necesarias para mantener el trabajo en ese departamento. Un examen de máquina por máquina dará buenos resultados. También se debe elaborar una lista de los repuestos necesarios para cada máquina.

El Administrador de Obras también indicará el consumo de cada artículo por unidad de tiempo o por la escala de salida dada. Si y cuando cambia la relación de consumo, se debe notificar al gerente de compras del cambio para que pueda realizar las modificaciones necesarias en el programa de compras.

Código:

Una vez elaborada la lista estándar, es conveniente dar un número de código o símbolo a cada elemento. El código o símbolo puede consistir totalmente en números o letras del alfabeto en parte y números en parte. El código numérico es necesario cuando se utilizan máquinas de tarjetas perforadas. En cualquier caso, la fijación del código o el símbolo puede ahorrar una gran cantidad de trabajo administrativo. Por ejemplo, el símbolo para varillas de soldadura de acero dulce 1/16 puede ser WM 64.

El estudiante puede ver la diferencia en el esfuerzo involucrado en escribir estas dos cosas. Al elaborar un código numérico, lo correcto es enumerar los distintos departamentos y asignar los dos primeros dígitos para indicar el número del departamento. 05, por ejemplo, puede indicar el departamento de transporte. De manera similar, se puede usar 00 para aquellos materiales y tiendas que se usan en todos los departamentos, por ejemplo, aceite de queroseno, desperdicios de algodón, etc. Y luego, para cada departamento, se elabora la lista de materiales.

El primer dígito debe indicar si el material formará parte del producto o si se utiliza simplemente para ejecutar las máquinas o si es una pieza de repuesto. Puedo ser designado para materiales que forman parte del producto, 2 para materiales para el funcionamiento de las máquinas y 3 para piezas de repuesto.

Los siguientes dos o tres dígitos pueden ser asignados a los diversos materiales. Por lo tanto, puede ser un código de seis dígitos: los dos primeros indican el departamento en el que se requiere el material, el tercero indica la naturaleza del material y el último el nombre del material. Por ejemplo, si el código es 042034 puede significar el Material No. 34 (por ejemplo, aceite lubricante) utilizado en el departamento No. 4 para mantener las máquinas en funcionamiento.

El código puede, por supuesto, dibujarse de tal manera que describa solo el material pero no el propósito para el que se utiliza. El código consistirá en un número para indicar su nombre, otro para indicar su tamaño u otros detalles, como la sombra, si es necesario. Por ejemplo, el número asignado a las barras de soldadura de acero dulce puede ser 43 y el de las barras de soldadura de aluminio 44. El tamaño se puede indicar con 1 por cada 1/20 cm. Luego el código para varillas de soldadura de aluminio de 3/10 cm. será 4406 y para varillas de soldadura de acero dulce 1/10 cm será 4302.

Ejemplo:

Una fábrica utiliza barras rectangulares de acero y hierro fundido que difieren en altura y anchura en 1/10 cm entre _1/2 y 1 ½ cm de ancho y entre 1/10 cm y 8/10 cm de altura.

Dos ejemplos de un código son:

Acero 1 cm x 2/5 cm: 211004

Hierro fundido 1-1 / 5 cm x 1/5 cm: √221202

¿Cuál será el código para las barras de acero de 1 ½ cm? 7/10 cm y para barras de hierro 4/5 cm x 3/10 cm?

Está claro que las barras de acero se indican con 21 y las de hierro fundido con 22, que el ancho tiene 1 para 1/10 de cm y la altura también se indica con el mismo dígito. Por lo tanto, el código para barras de acero 1 Vi cm x 7/10 cm será 21 15 07 y para barras de hierro fundido 4/5 3/10 cm. Será el 22 08 03.

Si un artículo ha sido ingresado en la lista estándar, es responsabilidad del Gerente de Compras verificar la reposición de existencias cuando se agotan las existencias antiguas. Pero si la escala de producción se ha incrementado, entonces es responsabilidad del Gerente de Obras informar al Gerente de Compras de manera oportuna para que se puedan acumular existencias adicionales a tiempo para ver que el trabajo no se vea afectado.

Si el Gerente de Obras o cualquier otra persona requiere un artículo adicional, sería su deber enviar una solicitud de compra especial al Gerente de Compras. Debe ser gobernado adecuadamente. A continuación se muestra una muestra de una solicitud de pedido.

Rutina de compra:

En el caso de los materiales que se han ingresado en la lista estándar, el procedimiento para garantizar el suministro continuo de materiales es el siguiente:

Cantidad mínima y nivel de pedido:

Para cada artículo, se determina una cantidad mínima en función del tiempo requerido para obtener el artículo del proveedor y el consumo promedio por unidad de tiempo. Por ejemplo, si el consumo de un artículo es de 50 unidades por semana y la experiencia es que se necesitan seis semanas para obtener el artículo después de realizar un pedido, es un sentido común saber que debe salir un nuevo pedido cuando el stock real es Más de 300 unidades, es decir, 50 x 6.

Si esto no es así y se hace un pedido, digamos, solo cuando el stock es de 200 unidades, el suministro actual se agotará antes de que lleguen los nuevos stocks y el trabajo sufrirá, ya que no es seguro depender del período de entrega habitual., se debe agregar un margen de seguridad.

Por lo tanto, en el ejemplo anterior, la cantidad mínima de existencias cuando se hace un nuevo pedido será, por ejemplo, 300 unidades más 100 unidades para acciones de seguridad o 400 unidades en total. Este límite se ingresa en el libro mayor de tiendas (que es un conjunto de cuentas tanto en lo que respecta a la cantidad como a la cantidad de cada artículo de las tiendas). Es el deber del empleado de la contabilidad de las tiendas informar al Gerente de Compras siempre que el stock real se acerque a la cantidad mínima.

Esto se hace en el formulario, que se da a continuación:

Cuando esto llega al Gerente de compras, es su deber iniciar el procedimiento de compra que se describe un poco más adelante. Algunas empresas utilizan el término "Palanca de pedido en lugar de una cantidad mínima, pero algunas empresas utilizan ambos términos. En ese caso, el nivel de pedido significa lo que se ha escrito anteriormente con respecto a la cantidad mínima. La cantidad mínima significará entonces un límite inferior en el que los problemas del material en cuestión se pueden detener para los trabajos ordinarios, de modo que solo los trabajos importantes se retoman y finalicen.

La autorización para la emisión de dichos materiales también puede ser del superintendente y no del capataz, como suele ser el caso. Algunas empresas todavía tienen otro nivel, que se conoce como "Nivel de peligro". Esto significa un límite en el cual el Gerente de Compras debe tomar medidas especiales, por ejemplo, enviar personalmente a un hombre para que traiga los materiales y las tiendas requeridos.

Cantidad máxima:

Una de las funciones del Gerente de Compras es ver que no haya una sobreinversión en acciones. Para este propósito, tiene que fijar un límite máximo para las existencias de diversos artículos. Este límite máximo será cruzado solo en casos especiales. Por ejemplo, si un artículo escasea, el límite máximo puede ignorarse de manera segura, si hay un lote disponible a precios razonables.

Pero, en general, el exceso de existencias debe evitarse debido a las siguientes razones:

(a) Implica la inversión de fondos muy grandes para que haya pérdida de interés.

(b) Las reservas extra grandes requerirán más espacio para que se pague la renta adicional.

(c) Las grandes poblaciones pueden poner la tentación en la mente de algunos trabajadores que los llevan a robar pequeñas cantidades.

(d) Dado que una parte de las existencias se mantendrá durante un período prolongado, puede haber deterioro de la calidad.

(e) Existe el riesgo de obsolescencia.

Esto significa que se puede abandonar el producto o se puede cambiar el método de fabricación. Los materiales viejos ya no serán necesarios, ya que si hay grandes existencias, pueden resultar en grandes pérdidas.

Los factores para determinar el límite máximo o la cantidad son los siguientes:

(i) Finanzas que se pueden ahorrar para mantener las existencias.

(ii) Espacio disponible o capacidad de almacenamiento disponible.

(iii) Estimaciones firmes de la cantidad requerida para el consumo en un futuro cercano. Esto implica una estimación con respecto a las ventas y la producción del artículo terminado en cuestión y una consideración de cualquier posible cambio en los materiales requeridos para la producción del artículo.

(iv) probable movimiento en los precios; Si es cierto que los precios aumentarán sustancialmente en el próximo período, se mantendrá un stock comparativamente grande. En el caso contrario, las existencias se mantienen lo más bajas posible.

(v) Cambios probables en las condiciones de suministro de los materiales. Si se espera que en el futuro sea más difícil obtener suministros, se acumularán grandes existencias.

Algunas empresas siguen la fórmula de poner el límite máximo al doble de la cantidad mínima. Pero esto no es apropiado; la cantidad máxima debe determinarse considerando los factores mencionados anteriormente. El objetivo básico es evitar pérdidas debido a la obsolescencia y los gastos adicionales en la naturaleza del interés sobre el capital encerrado en acciones. Para evitar la obsolescencia, es esencial conocer los planes de producción de la empresa (en lugar de los que se están considerando); estos deben abarcar no solo los artículos que se producirán, sino también los procesos de producción que se emplearán; también se deben determinar las distintas cantidades del artículo y las cantidades de cada calidad que se producirá. Deben almacenarse los materiales que serán necesarios para el programa de producción definitivo; Para planes que no son seguros, las compras deben hacerse con mucho cuidado.

Aparte de esta consideración básica, los límites máximos generalmente se fijarán en consulta con el Gerente de Finanzas, que generalmente decide qué fondos se pueden ahorrar para fines de inventario. El probable movimiento en los precios y las condiciones de suministro esperadas seguramente tendrán una gran influencia en esta cuestión.