Organizar sistemas de llenado en una oficina: los 2 métodos principales

Este artículo arroja luz sobre los dos métodos principales de organización de sistemas de llenado en una oficina. Los métodos son: 1. Archivo centralizado 2. Archivo descentralizado.

Método # 1. Archivo Centralizado:

Bajo este sistema, todo el equipo de archivo se lleva a un lugar central de la oficina para que los archivos de todos los diferentes departamentos se puedan guardar allí. Hay un grupo de personal llamado secretarios que hacen el trabajo bajo un supervisor. En general, hay una sala separada llamada la Sala de Registros donde se realiza el trabajo de archivo. Todos los archivos se pueden mantener bajo la custodia del gerente de la oficina o la secretaria.

El sistema centralizado también se conoce como sistema de bibliotecas porque, como en una biblioteca, los archivos se mantienen de manera centralizada de una manera clasificada. Al igual que los libros, los archivos se numeran categóricamente después de ser clasificados. El supervisor o el departamento a cargo funcionan como un bibliotecario. Cualquier persona que requiera un archivo en particular debe presentar un formulario de solicitud que mencione el nombre y el número del archivo requerido.

El archivo particular, si no está fuera, se le entrega contra la firma. Una tarjeta de guía se coloca de inmediato en el espacio vacío donde se guardó el archivo, como una señal. Se hace una entrada en un registro. Se puede enviar un recordatorio si el archivo no se devuelve dentro de un tiempo razonable o cuando lo solicite otro departamento o persona. Todo el procedimiento es el mismo que se siguió en una biblioteca.

Para el funcionamiento eficiente de este sistema se deben cumplir las siguientes condiciones:

(a) El número de archivos será lo suficientemente grande,

(b) Los archivos deben ser clasificados científicamente y numerados,

(d) Debe haber personal capacitado para manejar los archivos,

(e) La organización podrá comprar diferentes tipos de equipos de archivo.

Puede ser necesario algún equipo adicional como mesa de clasificación y bandejas, escaleras portátiles para alcanzar estantes altos, etc.

Ventajas:

(a) Hay economía desde dos lados. Menos cantidad de equipos de archivo hará porque cada departamento no tendrá su equipo por separado. Se ocupará menos espacio. Entonces, hay ahorro de dinero y de espacio.

(b) Existe un procedimiento uniforme para organizar y mantener los archivos de todos los departamentos. Dicha uniformidad y estandarización ayudan a desarrollar la eficiencia del trabajo.

(c) Hay un mejor control sobre el sistema de archivo ya que la responsabilidad se fija en el departamento de archivo y hay un supervisor.

(d) Se debe preparar un menor número de copias de un documento en particular porque no es necesario enviarlas para los archivos de los diferentes departamentos involucrados. Por lo tanto, la carga de trabajo de escribir se reduce.

(e) El personal de archivo se especializa en el trabajo y se pueden introducir modernas técnicas de archivo.

(f) Puede acelerar las actividades de la oficina porque no se puede perder tiempo para obtener documentos relevantes de los archivos de diferentes departamentos.

Desventajas:

(a) Es posible que haya demora en obtener un archivo del departamento de archivos debido a que se debe seguir el estricto procedimiento de presentación de un formulario de solicitud, etc.

(b) La clasificación de los archivos realizada por el departamento central de archivos puede no ser adecuada para un departamento en particular. Por ejemplo, el departamento de ventas puede necesitar primero una clasificación territorial de los archivos y luego la clasificación alfabética por partido y el departamento de archivos solo puede hacer una clasificación alfabética.

(c) Todos los papeles, importantes o sin importancia, son enviados al departamento de archivo por todos los demás departamentos. Como resultado, el departamento de archivos se convierte en un vertedero de todos los documentos o en un "depósito de cartas muertas" que conduce a un mal uso del espacio. De vez en cuando es necesario triturar o purgar adecuadamente.

(d) Existe la posibilidad de que se presente una presentación errónea o se pierda un documento en el proceso.

(e) Los empleados de oficina o asistentes comerciales de otros departamentos no pueden aprender las técnicas desarrolladas de presentación.

(f) No hay secreto de los archivos. Cualquiera puede pasar por cualquier archivo a pedido.

En general, las ventajas son más efectivas que las desventajas, muchas de las cuales se pueden superar mediante la supervisión y el control adecuados del departamento.

Método # 2. Presentación descentralizada:

Bajo este sistema, los archivos están organizados y mantenidos por los diferentes departamentos de acuerdo con sus respectivos requisitos. Este sistema también se conoce como sistema de archivo departamental. Cada departamento tendrá su propio equipo de archivo y los empleados del departamento harán el trabajo o uno o dos empleados pueden ser nombrados por separado en cada departamento para hacer el trabajo de archivo exclusivamente.

Bajo este sistema, el procedimiento elaborado de presentar una solicitud de envío, como en el caso del sistema centralizado, no surge. Es más comúnmente adoptado.

Ventajas:

(a) No hay demora en obtener los documentos relacionados con el departamento en particular. Tiene fácil accesibilidad para el personal involucrado.

(b) Algunos departamentos tienen que trabajar exclusivamente sin tener conexión directa con otros departamentos, en ese caso es mejor que el departamento mantenga sus propios archivos. Por ejemplo, departamento de construcción en una gran empresa manufacturera.

(c) Los archivos de carácter confidencial deben mantenerse bajo el control directo del jefe del departamento. Por ejemplo, el archivo del impuesto sobre la renta.

(d) Un departamento puede adoptar un método particular de clasificación y mantenimiento de los archivos como mejor se adapte al departamento.

Desventajas:

(a) Como cada departamento necesita su propio equipo de archivo, hay duplicación. Más, se requiere dinero para comprar el equipo y se ocupa más espacio. Por lo tanto, aumenta el costo.

(b) Los empleados de un departamento tienen que dedicar un tiempo a archivar, lo que podrían haber utilizado más eficazmente. Si se emplean algunas manos adicionales para archivar hay un costo adicional.

(c) Es posible que se deban preparar varias copias del mismo documento para los archivos de los diferentes departamentos que lo necesiten. La carga de trabajo de mecanografía se incrementa.

(d) No hay especialización en el trabajo de archivo. Diferentes departamentos pueden adoptar diferentes métodos de clasificación y mantenimiento de archivos.

En general, las ventajas y desventajas son uniformemente equilibradas. Pero invariablemente hay mayor costo y desperdicio de espacio. Comparación entre los dos: ambos sistemas tienen sus ventajas y desventajas. Es difícil elegir entre los dos. Es cierto que el sistema departamental es generalmente más costoso, pero el sistema centralizado no puede ser practicable a menos que la cantidad de archivos sea grande.

En conclusión, se puede decir que generalmente se alcanza un compromiso y se sigue un sistema combinado.

Esto se hace en la siguiente fórmula:

(a) Los archivos de naturaleza general que pueden afectar a un gran número de departamentos, se archivan de forma centralizada, haciéndolos igualmente accesibles para todos.

(b) Los archivos de carácter confidencial se ordenan y mantienen por departamentos.

(c) Hay ciertos departamentos que tienen algunas actividades exclusivas y los archivos de esos departamentos no necesitan ser enviados para una presentación central.