Manual de organización: significado, tipos, ventajas y desventajas

Manual de organización: significado, tipos, ventajas y desventajas!

Sentido:

Un manual organizativo proporciona y complementa detalles adicionales a la información proporcionada por el organigrama. Proporciona información sobre asuntos pertinentes sobre cada posición. Los miembros de la organización encontrarán que se trata de una referencia fácilmente disponible que define el alcance de las autoridades y las responsabilidades de los puestos directivos y los canales que se utilizarán para obtener decisiones o aprobar propuestas. Todos los gerentes verán claramente las responsabilidades de su trabajo y su relación con otras personas en la organización.

La relación compleja en la organización se entiende claramente. Un manual organizativo también proporciona uniformidad y consistencia en los procedimientos y prácticas. Proporciona procedimientos detallados para brindar capacitación a nuevos empleados y cursos de actualización para otros. Los manuales se revisan periódicamente y se cambian cada vez que se modifican las políticas principales o cuando se necesita tal acción. Los manuales también ayudan en la delegación de autoridad y gestión por excepción.

Tipos de manuales:

Manual puede ser clasificado en varios jefes.

Algunos de los tipos se dan a continuación:

1. Manual de políticas:

Este manual contiene decisiones de políticas, resoluciones y pautas dadas por la gerencia. Da el alcance y las limitaciones dentro de las cuales deben operar varias políticas. Las personas interesadas en la implementación de políticas obtienen las pautas adecuadas y tratan de asegurar la implementación de cada parte. Los manuales también proporcionan el curso de acción que se adoptará para implementar las políticas.

2. Manual de organización:

Este manual da una descripción detallada de la organización. La autoridad y la responsabilidad de cada persona se da en detalle. Evita confusiones y conflictos entre varias personas. El alcance de la autoridad y la relación de los ejecutivos se explica en este manual. La extensión del alcance de la administración y la delegación de autoridad se facilita mediante un manual correctamente elaborado.

3. Manual de normas y reglamentos:

Contiene diversas normas y reglamentos seguidos en la empresa. El trabajo diario de la empresa se facilita enormemente. Los empleados obtienen información sobre las condiciones de trabajo, los días festivos admisibles, el procedimiento para obtener permisos sancionados, las instalaciones y el procedimiento para disponer de instalaciones médicas, el uso de la cantina, la biblioteca, etc.

4. Manual Departamental:

Manuales separados están preparados para diferentes departamentos. Un manual departamental da detalles completos sobre el funcionamiento de un departamento. Mostrará la organización del departamento, la relación entre varias personas en el departamento, incluida su autoridad y responsabilidad, las reglas y los procedimientos seguidos para llevar a cabo diversas tareas, la relación interdepartamental, etc. El manual departamental ayuda a que el departamento funcione sin problemas.

Ventajas de los manuales:

Los manuales de organización tienen las siguientes ventajas:

1. Información escrita:

Un manual de la organización proporciona un registro escrito de todas las políticas, decisiones y procedimientos importantes. No habrá confusión acerca de la autoridad y la responsabilidad. No habrá ninguna posibilidad de malentendidos sobre nada.

2. Útil en el trabajo cotidiano:

Un manual contiene detalles de las reglas, procedimientos y regulaciones que ayudan a los empleados a comprender el funcionamiento de la empresa. Los empleados seguirán fácilmente la rutina después de leer el manual y suavizarán el trabajo diario.

3. Evitar los conflictos:

La organización despeja la relación de autoridad entre varias personas y ayuda a evitar conflictos jurisdiccionales. En ausencia de este manual, existe la posibilidad de confusión sobre algún trabajo. También puede haber una duplicación del trabajo.

4. Útil para los nuevos empleados:

Los nuevos empleados son capaces de entender el funcionamiento de la empresa. Comenzarán rápidamente siguiendo varias reglas y procedimientos. También aprenden las responsabilidades de sus trabajos y su relación con otros trabajos.

5. Decisiones rápidas:

Cuando todas las instrucciones e instrucciones están disponibles por escrito, la toma de decisiones se vuelve rápida. Las personas que deben tomar decisiones tienen claro sus poderes y la toma de decisiones se vuelve fácil en tales situaciones.

Inconvenientes de los manuales:

Los manuales adolecen de los siguientes inconvenientes:

1. Caro:

La compilación de manuales requiere mucho costo. El manual es caro, las preocupaciones a pequeña escala ni siquiera pueden costearlas.

2. Tiempo de consumo:

La preparación de varios manuales es un proceso lento. Por otra parte, estos requieren una revisión constante que nuevamente toma demasiado tiempo.

3. Rigidez:

Cuando hay guías, instrucciones y procedimientos escritos disponibles, casi no hay margen de variación. Uno tiene que seguir los procedimientos estándar prescritos para completar una tarea. No hay margen para la discreción y la iniciativa.