Funciones de oficina: 4 tipos principales de funciones de oficina
Este artículo arroja luz sobre los cuatro tipos principales de funciones de una oficina. Las funciones son: 1. Comunicación 2. Computación 3. Grabación 4. Gestión del espacio.
Función de oficina # 1. Comunicación:
Toda organización necesita una oficina. Organizar el trabajo significa entrar en contacto con la gente. Una estructura organizativa es construida por personas. La comunicación es el proceso mediante el cual se pueden establecer contactos. Comunicación significa intercambio de ideas y es un tráfico de dos vías. La información debe ser recibida y la información también debe ser enviada. Esto se conoce colectivamente como comunicación.
(1) La comunicación es de dos tipos:
Externo e interno,
(a) Externamente:
Una organización tiene que establecer contactos y relaciones con personas externas: los clientes, los deudores, los acreedores, los proveedores, otras organizaciones, el gobierno y, finalmente, el público en general. Incluso la comunicación con los miembros de una organización se puede llamar comunicación externa porque los miembros residen en diferentes lugares.
La comunicación externa es un proceso elaborado y en expansión. Hay tantos tipos de dispositivos mecánicos para establecer contactos más amplios y más rápidos. Por ejemplo, un teléfono, el aparato de telégrafo, el aparato de télex, etc.
La comunicación externa se puede lograr mediante reuniones, conferencias, etc., donde pueden participar personas de lejos. La correspondencia es el proceso más común y conveniente de comunicación externa, no importa cuál sea la distancia.
(b) Internamente:
La comunicación es necesaria entre las personas que trabajan dentro de la oficina en diferentes departamentos. Tal comunicación es un asunto continuo. En cada paso de cada actividad es necesario. Es entre el superior y los subordinados lo que puede llamarse comunicación vertical. Hay comunicación horizontal entre las personas del mismo nivel o rango llamadas compañeros.
En las oficinas grandes hay un arreglo elaborado para la intercomunicación (popularmente llamado sistema intercomunicador) con la ayuda de equipos mecánicos. Reuniones, conferencias, etc., también se llevan a cabo entre los miembros del personal. Las formaciones de comités, discusiones grupales, etc., también son muy populares hoy en día.
(2) La comunicación se puede clasificar en tres tipos desde otros ángulos:
(a) Oral:
Esta es una comunicación cara a cara entre dos o más personas. Una persona puede hablar con una o un grupo de personas. Esto es principalmente para la comunicación interna con la ayuda de intercom, dispositivo, dictáfono, etc. La comunicación oral a larga distancia es posible por teléfono. La celebración de una entrevista es una forma exclusiva de comunicación oral,
(b) Escrito:
Esto está en las formas de cartas, informes, avisos, circulares, notas, etc. Esto también se conoce como correspondencia. Es más común para la comunicación a distancia. Máquina de escribir, máquinas duplicadoras, etc., se utilizan para preparar el texto. La mayor ventaja de la comunicación escrita es que se puede mantener un registro simultáneo. Por supuesto, la comunicación oral también se puede grabar a través de una grabadora.
La comunicación por escrito se puede enviar a una gran cantidad de personas a la vez, exactamente de la misma forma, utilizando máquinas duplicadoras o imprentas. La correspondencia es quizás la función más importante de una oficina. Se supone que el secretario es un experto en este trabajo.
(c) Gestual:
Este es un método de comunicación a través de señales y señales, agitar las manos, dar palmaditas en la espalda, etc. Se realiza dentro de una esfera muy cercana y en la mayoría de los casos es de naturaleza informal. Se dice con razón que los ojos pueden decir más de lo que las palabras pueden hacer. La comunicación gestual o el uso del "lenguaje del cuerpo" es internacional, ya que no existe una barrera lingüística.
La comunicación también puede ser visual con la ayuda de fotografías, imágenes, etc. y también mediante la señalización, por ejemplo, un timbre, una luz roja, etc.
La comunicación externa es en su mayoría escrita y en parte oral, mientras que la comunicación interna es en gran parte oral, en parte escrita y con frecuencia gestual.
Función de oficina # 2. Informática :
La información recopilada a través de la comunicación y de los registros se analiza, compara y discute, y al mismo tiempo se realizan cálculos con la ayuda de los datos disponibles y las estadísticas para tomar decisiones. Las decisiones son seguidas por acciones.
El término computación significa calcular. De hecho, es algo más que un mero cálculo. En las grandes oficinas modernas se utilizan máquinas informáticas. Dicha máquina es un dispositivo electrónico para el procesamiento de datos que ayuda al proceso de toma de decisiones.
En pequeñas preocupaciones, el trabajo informático se realiza mediante el trabajo mental. Los funcionarios ejecutivos de alto rango y salarios altos se sientan en la oficina para hacer ese trabajo de toma de decisiones. Las decisiones principales las toman las personas de nivel superior, como los directores de una empresa. El secretario muy a menudo ayuda a las personas de nivel superior en el proceso de toma de decisiones.
Los gráficos y diagramas estadísticos están preparados para este propósito. Las investigaciones se llevan a cabo para mayor información y se preparan al respecto. La información sobre la experiencia de otros en la misma línea puede ser muy útil.
Función de oficina # 3. Grabación :
Aparentemente esta es la función principal de una oficina. La grabación significa la preservación de la información y eventos de todo tipo. La grabación es un proceso continuo e incluso automático. La grabación comienza con la comunicación, especialmente cuando se escribe la comunicación. Cualquier información que se reciba y lo que se envíe, se registra.
Se mantienen registros de diferentes cálculos y análisis en el proceso de toma de decisiones. Las decisiones también se registran. Muy a menudo, las decisiones importantes se toman en forma de resoluciones en reuniones que se registran en libros de actas. Una gran parte del personal de la oficina está comprometida para el trabajo de grabación.
(1) La grabación tiene dos aspectos:
(a) Preparación de Registros:
Los registros deben prepararse primero. Hay varias reglas para preparar registros. Por ejemplo, los registros contables deben prepararse de acuerdo con el sistema de contabilidad de doble entrada. Hay diferentes formas para ser utilizadas. Por ejemplo, el balance de una empresa tiene su forma específica, tal como figura en el Anexo VI de la Ley de Sociedades.
(b) Preservación de Registros:
Los registros deben ser conservados. Los registros tienen varias utilidades. Están preparados para la evidencia, referencia y orientación futura, por lo que deben conservarse. La presentación es un arte de preservar los registros. Hay varios tipos de equipos, como un archivador, para este propósito.
(2) Los registros son de dos tipos:
(a) Financiero:
Diferentes tipos de libros de contabilidad hacen el registro financiero. Varios gráficos estadísticos también son necesarios para el propósito.
(b) No financiero:
Cartas, informes, actas de reuniones, etc., hacen el registro no financiero. Ambos tipos de registros son igualmente importantes para una organización. Algunos registros deben ser circulados. Por ejemplo, el informe de los directores (registro no financiero) y la cuenta de pérdidas y ganancias y el balance (registro financiero) deben distribuirse entre los miembros de una empresa. El secretario tiene la responsabilidad vital de supervisar y controlar la preparación y conservación de los registros.
Función de oficina # 4. Gestión del espacio:
Algunas personas opinan que la utilización adecuada del espacio o el alojamiento de la oficina es otra función de la oficina. El espacio es escaso y costoso, por lo que es necesario utilizarlo al máximo sin aglomeraciones. Todo depende de la disposición científica para garantizar el máximo flujo de trabajo.
Para cada tipo de función de oficina son necesarias personas especializadas, por lo que la contratación del personal debe realizarse con mucho cuidado. Se les puede impartir capacitación separada para este propósito. El secretario debe tener un conocimiento práctico de cada tipo de función, de lo contrario no puede controlar al personal.
