Llenado de la oficina: materia y características
Lea este artículo para aprender sobre la presentación de Office. Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: 1. La materia del archivo en Office 2. Las características del archivo en Office.
Materia de archivo de la oficina:
Un archivo es un contenedor en el que se insertan papeles y documentos para su conservación. Dicha preservación es necesaria para referencia, guía, evidencia e historia. La presentación debe hacerse de manera sistemática, clasificada, metódica, ordenada, segura y definida.
Sistemático:
Hay dos sistemas de archivo: centralizado y descentralizado. Ambos sistemas tienen ventajas y desventajas. Hay que hacer una elección.
Clasificado:
Los archivos se pueden clasificar de diferentes maneras: por tema, por territorio, por partido o por nombre, o por una combinación de dos o más de los anteriores. Los nombres se pueden clasificar de forma alfabética, numérica o alfabética-numérica.
Metódico:
Existen diferentes métodos para mantener los archivos: horizontal, lateral y vertical. Cualquier método tiene que ser adoptado.
Ordenado:
Los papeles, documentos, etc. deben insertarse de manera ordenada para que se vean limpios y protegidos.
Asegurado
Los archivos deben conservarse durante mucho tiempo y, a veces, durante mucho tiempo. Los archivos, por lo tanto, deben mantenerse de manera segura. Deben estar protegidos contra robo o destrucción por fuego, insectos, etc. En los días modernos, existen varios tipos de archivadores disponibles para este fin.
Definido:
La ubicación de cada archivo debe ser definitiva para que se pueda encontrar en el menor tiempo posible.
Características de la presentación en la oficina:
La presentación como parte de la función de grabación de una oficina tiene las siguientes características distintivas:
(1) Equipo:
La operación de archivado requiere una variedad de equipos: los archivos o las carpetas, bastidores, estantes o armarios, bandejas y cestas, diferentes tarjetas (tarjetas de guía o tarjetas de indexación), etc. La mayoría del equipo tiene especificaciones.
(2) Método:
Existen diferentes métodos para mantener los archivos: horizontal, lateral y vertical. El método vertical, o el último método es el mejor.
(3) Procedimiento:
Paso a paso, se deben seguir ciertas operaciones para obtener la orden de presentación de un documento y, finalmente, triturar o purgar.
(4) Personal:
Personal especializado es necesario para hacer el trabajo.
(5) Principios:
Hay ciertos principios que deben seguirse para una presentación eficiente.
(6) Indexación:
La presentación debe ir acompañada de indexación para completar las operaciones.
