Llenado de oficinas: Importancia y Clasificación
Después de leer este artículo, aprenderá acerca de: 1. Importancia de la presentación 2. Clasificación de la presentación.
Importancia de la presentación:
La presentación es un dispositivo para organizar y preservar los registros. Tiene, por lo tanto, dos aspectos distintos: disposición y preservación. Todos los tipos de documentos, documentos, planos, etc. deben conservarse para que en cualquier momento en el futuro se pueda encontrar cualquier documento o documento como referencia. La disposición de los registros debe realizarse de manera eficiente para que cualquier documento o documento pueda ubicarse rápidamente.
Por lo tanto, los papeles y los documentos no se pueden introducir dentro de los archivos al azar. Los papeles y los documentos deben clasificarse y agruparse y se debe asignar un archivo separado para cada uno de esos grupos. Esto se llama clasificación de archivos. Se abre un archivo misceláneo para papeles no clasificados.
Clasificación de la presentación:
Una clasificación debe tener una base. La base más común de clasificación de documentos y documentos es el período financiero. Las cuentas deben prepararse para cada período financiero, que es un calendario o cualquier otro año financiero (por ejemplo, de abril a marzo).
Para ello se deben agrupar los documentos y documentos correspondientes a ese año. Pero este es un grupo temporal porque una organización es tratada como una empresa en marcha y tiene continuidad de existencia desde el pasado hasta el futuro. Otra base común de clasificación es la cronología. Todos los papeles y documentos están dispuestos de acuerdo a las fechas.
Otros tipos de bases para la clasificación son los siguientes:
(1) Objeto:
Esta es la base de clasificación más común y simple. Se abre un archivo separado para cada asunto, ya sea que pertenezca a capital o ingresos o a la ley, etc., grupo de elementos. Por ejemplo, Terrenos y edificios, Maquinaria, Capital, Ventas, Compra, Renta, Salarios, Impuestos, Diseño de productos, Diseño de formularios, etc.
Ventajas:
(a) Esta es una base simple,
(b) Los archivos se pueden manejar fácilmente,
(c) Adecuado cuando la organización es pequeña,
(d) Los archivos se pueden abrir en cualquier número de temas.
Desventajas:
(a) Tiene menos flexibilidad,
(b) No ayuda a determinar las relaciones con las partes individuales,
(c) Se necesita una indexación elaborada y referencias cruzadas.
(2) Geográfico o Territorial:
Cuando una organización tiene actividades en diferentes áreas, tiene sucursales en diferentes áreas o tiene relaciones con partes en diferentes lugares, tal clasificación se hace necesaria. Después de que los documentos se hayan clasificado por área, se puede hacer una clasificación adicional sobre la base de los temas.
Ventajas:
(a) Esto es indispensable para una organización grande que tiene actividades de distribución,
(b) Hacer referencia es fácil cuando se conoce el área.
Desventajas:
(a) Existe toda posibilidad de presentación errónea a menos que haya un buen conocimiento de la geografía,
(b) La clasificación es más complicada.
(c) Son necesarios elaborados índices y referencias cruzadas.
(3) Sabio del partido:
Un número de individuos o partes están generalmente preocupados por cada tipo de tema. Puede haber excepciones. Por ejemplo, si solo hay una oficina alquilada y no hay sucursales, solo hay un propietario que recibe el alquiler.
Por otro lado, puede haber un gran número de partes relacionadas con Ventas o Compras. Con mucha frecuencia se intercambian cartas y se hacen otras comunicaciones, las facturas pueden ir y venir de tales partes. Por lo tanto, se acumula una buena cantidad de documentos con respecto a cada parte y es necesario abrir un archivo separado en su nombre. Dichos archivos por partes se clasifican de acuerdo con los nombres de las siguientes maneras:
(a) Alfabético:
Los nombres se ordenan alfabéticamente sobre la base del nombre o el apellido. La disposición se realiza según el método del diccionario, teniendo en cuenta cada alfabeto sucesivo. Por ejemplo: Aa, Aab, Aac …………., Ab, Aba, Abb, Abe ... y así sucesivamente. Cada archivo recibe un número y, en consecuencia, se prepara un índice.
(b) Numérica:
Los nombres pueden tener duplicación y, por lo tanto, existe la posibilidad de confusión. Por lo tanto, los nombres se convierten en algunos números. Existen diferentes técnicas para convertir un nombre en números. Cada alfabeto tendrá un número específico de acuerdo a una tabla. Un tema también se puede convertir en un número.
Generalmente se usan tres dígitos para conveniencia y adaptabilidad a la perforación de tarjetas. Por ejemplo, Ventas = 001, Compras = 002, Alquiler = 003. Se puede agregar una mayor elasticidad reservando un grupo de números a un tema en particular.
Por ejemplo, Ventas = 001 a 010, 001 para todos los clientes con nombres que comienzan con A a C, 002 para D a F, y así sucesivamente. En las bibliotecas, encontramos que cada tema tiene su propio número universalmente aceptado, como 330, 331, etc., utilizado para libros de Commerce. Cualquier libro relacionado con Comercio tendrá un número que comience con 330 o 331.
El número puede ser de un gran número de dígitos que se pueden dividir en partes y cada parte tiene un área denotada de significación, tema, nombre de la parte, etc. Un buen ejemplo lo encontramos en el Consumo. Número asignado por Calcutta Electric Supply Corporation Ltd a sus consumidores o la Corporación de Calcutta a los propietarios de casas, etc.
El código PIN utilizado por el departamento postal es un ejemplo ideal. Cada número de código PIN se explica por sí mismo. Por ejemplo, 700 026 significa: 7 para la Zona Oriental, 0 para Bengala Occidental, 0 para Calcuta y 026 para la Oficina de Correos de Kalighat. Quedan tres dígitos para que el número de zona postal de la oficina postal agregue elasticidad.
Ventajas:
(a) La presentación se hace más precisa. No hay confusión para nombres idénticos,
(b) El número puede usarse como el número de referencia para ese archivo,
(c) Existe un margen ilimitado para la expansión (elasticidad),
(d) El número es un código que se explica por sí mismo,
(e) La preparación del índice es más fácil y particularmente para referencias cruzadas.
Desventajas:
(a) Es un método complicado y no es comprensible para todos,
(b) Los papeles pertenecientes al archivo Misceláneo no pueden ser ordenados,
(c) Puede haber errores en la escritura de figuras que causen confusión,
(d) Es necesaria una referencia lista para la explicación del código.
(c) Alfabético-Numérico:
Se puede seguir un sistema alfabético-numérico combinado para mayor comodidad y elasticidad. Por ejemplo, el primer alfabeto del nombre del tema o del nombre o apellido de una parte o del nombre de un área puede tomarse para una fácil comprensión.
Por lo tanto, un Poddar puede ser numerado como P336. Si hay dos Poddars, sus nombres se numerarán según la prioridad como: P336.1 y P336.2 o P336 / 1 y P336 / 2.
Tomemos un ejemplo exhaustivo para explicar la aplicación completa del método de clasificación alfabética y numérica del archivo y la consiguiente numeración del archivo que se utilizará como número de referencia. Supone que Sri Poddar es un cliente para quien la tercera carta se escribe hoy en el año de 1987 y pertenece al área de ventas de Delhi, que es manejada por un oficial llamado N. Ghosh.
El archivo de ventas de la empresa tiene un número 001 y se clasifica en 001 a 010 (ver más arriba). Poddar cae en el grupo 009. Los archivos se clasifican según el área y el archivo de sucursal de Delhi se agrega con el alfabeto D o D001.
El número de archivo de Sri Poddar es D009 / P336. La tercera carta que le escribieron en 1987 y firmada por Sri N. Ghose llevará el número que se explica por sí mismo como D009 / P336—3 / 87 / NG. Este es el número de referencia que debe colocarse en la carta escrita a Sri Poddar.
El tipo de clasificación alfabético-numérico tiene los mismos tipos de ventajas y desventajas que los de la clasificación numérica. Sin embargo, es más autoexplicativo y al mismo tiempo un poco más complicado. Archivo de impuesto a la renta permanente Los números de tasaciones se fijan por dicho método.
Factores para elegir la clasificación:
Hay varios factores que deben considerarse antes de elegir un tipo particular de clasificación.
Son:
(a) El tamaño de la organización y su número de archivos. Si el número es grande, se elegirá el tipo numérico.
(b) El personal que manejará los archivos. A menos que el personal no esté bien capacitado, se preferirán los tipos simples de clasificación.
(c) Es más costoso mantener los archivos clasificados numéricamente ya que se requerirá el equipo adecuado y la indexación de la tarjeta. La organización debe poder pagarlo.
Archivo maestro:
En algunas organizaciones grandes, se mantiene un Archivo maestro donde se conserva una copia de cada documento o documento relacionado con cualquier departamento como un registro completo y para el control general. Se puede mantener un archivo maestro en la oficina central para todas las sucursales.
