Notas sobre la oficina: rol, importancia y propósito

Lea esta nota para aprender acerca de Office. Después de leer esta nota, aprenderá acerca de: 1. La función de una oficina 2. La importancia de una oficina 3. Propósito 4. La importancia de Office to Business Enterprise.

Papel de una oficina:

Una oficina tiene tres tipos de roles que desempeñar:

(a) Es requerido por una organización para el cumplimiento de sus objetivos. Aquí, una oficina desempeña el papel de un subordinado. Está subordinada a la organización porque la organización establece su oficina. Este rol es necesario para hacer el trabajo de rutina.

(b) Una oficina también desempeña un papel complementario. Si no hay una oficina, una organización no puede funcionar. Una fábrica sin oficina no puede realizar la producción. La fábrica debe tener una oficina, para mantener sus registros del suministro de materias primas, de los salarios pagados a la mano de obra, de las existencias, etc.

(c) El tercer papel de una oficina es el de controlar. Para cada tipo de organización son necesarios diferentes tipos de control. Por ejemplo, el control de las finanzas, el control de la producción, etc. Si no hay control, los objetivos de la organización no se pueden lograr a propósito y de manera eficiente. Este rol es necesario para hacer el trabajo administrativo. En este sentido, la organización queda subordinada a la oficina.

Importancia de una oficina:

Como una oficina desempeña diferentes tipos de funciones, desarrolla cierta importancia para una organización. La organización necesita comunicación y la oficina, es el centro de comunicación. Por lo tanto, la oficina es esencial para cada organización.

Una organización necesita una gestión eficaz para su funcionamiento y crecimiento. Gestión significa hacer las cosas a través y con el esfuerzo de otras personas. La administración requiere planificación y toma de decisiones y las decisiones deben ejecutarse. La oficina es el lugar definitivo donde se toman tales decisiones. Es la oficina que proporciona los datos e información necesarios sobre la base de las decisiones que deben tomarse.

Además, esos datos e información deben registrarse, las decisiones deben registrarse, las acciones tomadas también deben registrarse. Los registros son necesarios para referencia, orientación y evidencia. La oficina es el lugar donde se preparan y conservan los registros. Cada acción necesita control, de lo contrario no hay garantía de que la acción se llevará a cabo de acuerdo con el estándar o plan.

La oficina es el centro de control. Según Leffingwell, "una oficina bien organizada hace posible que la gerencia planifique su operación de manera inteligente, ponga en práctica su plan de manera segura, siga su progreso actual, determine su efectividad con prontitud, evalúe los resultados sin demora y coordine todos Las actividades de la empresa ” .

Propósitos de una Oficina:

Del comentario anterior, uno puede darse cuenta de la importancia del cargo ya que cumple los siguientes propósitos:

(a) Es un lugar donde la gerencia puede preparar los planes de manera inteligente,

(b) La gerencia puede hacer efectivos sus planes desde la oficina,

(d) A través de varias formas de control de las técnicas llevadas a cabo en la oficina con los registros disponibles, se puede determinar la efectividad del plan en acción.

(e) Los resultados de tal acción son evaluados en la oficina sin demora,

(f) Las diferentes actividades se coordinan desde la oficina.

De hecho, estas son las diferentes funciones que se llevan a cabo en una oficina. Todas las funciones son esenciales para la gestión exitosa de una organización. Significa la importancia de la oficina.

Importancia de la oficina para las empresas comerciales:

Un negocio tiene que ser organizado y por lo tanto un negocio es una organización. Como organización, debe tener una oficina donde se deben llevar a cabo diferentes funciones. Al igual que con cualquier otra organización, la oficina tiene una gran importancia para una organización o empresa comercial. La importancia de la oficina para una empresa comercial tiene un significado especial. Negocios significa tomar riesgos.

Hay cuatro tipos de partes interesadas o tomadores de riesgos en una empresa. Son:

(a) Los accionistas (en el caso de una sociedad limitada) o los propietarios que asumen riesgos monetarios,

(b) Los acreedores que también asumen riesgo monetario,

(d) Los clientes que gastan dinero para comprar los productos o servicios del negocio y pueden sufrir si los productos o servicios no cumplen con ese estándar como se esperaba.

Todos estos tipos de partes interesadas tienen que estar satisfechos, por lo que la gestión exitosa de una empresa es una tarea formidable. La gerencia necesita una oficina bien organizada que mantenga una comunicación continua y registros confiables.

Los registros comerciales deben ser perfectos ya que existen varias obligaciones con el gobierno. El profesor Dicksee ha comentado acertadamente: "La oficina es para un negocio lo que la fuente principal es para el reloj" . Si el resorte principal de un reloj se mueve, entonces el piñón principal se mueve seguido de otros. Este comentario justifica la importancia del cargo desde dos lados. Es un centro coordinador y un centro controlador.

Con el paso del tiempo, existe una tendencia a aumentar la escala de operación y el tamaño del negocio. Hay tendencia hacia la diversificación. Todo esto lleva a una mayor presión sobre el trabajo de oficina, tanto cuantitativa como cualitativamente.

Del mismo modo, con el paso del tiempo se agregan más funciones a un reloj. Con hora, fecha y día también están indicados por un reloj. Pero el resorte principal controla todo, aunque la carga aumenta. La analogía entre una oficina y la fuente principal de un reloj es, por lo tanto, muy apropiada.

Una oficina también se compara con el cerebro del cuerpo humano. El cerebro es el centro nervioso y el centro controlador del cuerpo humano. Las ideas florecen en el cerebro, que se comunican a través de los nervios y las acciones se producen al tirar de los músculos.

Un ataque cerebral hace que el cuerpo se paralice y puede ser fatal. Los nervios coordinan las sensaciones de diferentes partes del cuerpo humano. Desde una distancia o desde la parte superior del cuerpo, el cerebro controla las partes más remotas y las más cercanas. Del mismo modo, desde una oficina bien organizada se pueden controlar y coordinar las diferentes actividades de una organización, cercana o lejana, y se puede mantener la comunicación.