Cómo organizar tu oficina: los 12 pasos principales

Este artículo arroja luz sobre los doce pasos principales requeridos para organizar una oficina. Los pasos son: 1. Planificación 2. Selección del sitio 3. Espacio o alojamiento 4. Disposición 5. Condiciones de trabajo 6. Equipo 7. Reclutamiento de personal 8. Departamento 9. Asignación de trabajos 10. Delegación de autoridad 11. Creación de Relaciones 12. Elaboración de un Manual de Oficina.

Organizando una Oficina Paso # 1. Planificación:

Todo tipo de trabajo necesita planificación. El trabajo peligroso lleva al desperdicio de tiempo, dinero y energía. La planificación de una oficina depende en gran medida de su variedad y volumen de actividades. Eso nuevamente está determinado por la naturaleza y la organización de la organización para la cual se está creando la oficina. Además de la planificación física, también se debe preparar un presupuesto, tanto para gastos de capital como de ingresos, teniendo en cuenta los fondos disponibles.

Organizando un Paso de Oficina # 2. Selección de Sitio:

Esta es una tarea problemática. Hay que tener en cuenta diversos factores: comerciales, económicos y circunstanciales.

Organizando una Oficina Paso # 3. Espacio o Alojamiento:

El alojamiento debe ser suficiente para las actividades departamentales. El alcance estará allí para una futura expansión, pero el factor de la renta no puede ser ignorado.

Organizar un paso de oficina # 4. Lay-Out:

El alojamiento y la distribución están estrechamente relacionados entre sí. Existen diferentes tipos de diseño que dependen del sistema de oficina y la cantidad de departamentos. El principio de la utilización óptima del espacio debe tenerse en cuenta.

Organizando una Oficina Paso # 5. Condiciones de trabajo:

La oficina debe contar con iluminación, ventilación, saneamiento, etc., de los cuales depende en gran medida la eficiencia del trabajo.

Organizando una Oficina Paso # 6. Equipo:

Para el funcionamiento diario de una oficina, son necesarios diferentes tipos de equipos, que consisten en muebles, máquinas, electrodomésticos, papelería, etc. Las compras deben hacerse con mucho cuidado. La continuidad del suministro, el mantenimiento adecuado y las reparaciones y renovaciones oportunas son necesarias para ellos.

Se puede configurar un departamento de compras por separado para este propósito. A la secretaria se le puede confiar el trabajo. En otras palabras, todos los elementos materiales deben adquirirse y su suministro regular está asegurado.

Organización de una Oficina Paso # 7. Reclutamiento de personal:

Este es el trato con los elementos humanos en una organización de oficina y es la tarea más difícil.

La contratación de personal es un proceso que consta de los siguientes pasos y aspectos:

(a) Especificación y clasificación:

En la primera especificación de trabajo tiene que hacerse. Significa que se debe preparar una lista de qué tipos de trabajos específicos se requieren para la inquietud. En consecuencia, también debe prepararse una lista de tipos específicos de hombres requeridos para realizar los trabajos.

La especificación del trabajo y la especificación del hombre son actos simultáneos. Los trabajos también tienen que ser calificados. De acuerdo con la American Management Association, hay seis tipos de calificación: de A a F. A mayor grado, más es la función de pensar que la función de hacer. Baja el grado, más es función de hacer que pensar.

Los siguientes factores deben tenerse en cuenta al determinar el grado:

(i) Educación, tanto general como técnica,

(ii) Habilidad requerida para hacer un trabajo.

(iii) Experiencia, en su caso.

(iv) Cantidad de supervisión y dirección necesaria. Las tasas de remuneración dependerán del grado del trabajo.

(b) Política de reclutamiento:

Debe haber una política de reclutamiento definida. El reclutamiento se puede hacer a través de anuncios en periódicos o mediante notificación a las bolsas de empleo. Otras fuentes de reclutamiento son: miembros de la familia del personal existente, el sindicato, ex hombres en servicio (particularmente para el personal de seguridad), institutos profesionales, inquietudes de suministro de electrodomésticos, solicitantes de empleo, etc.

(c) Procedimiento de Reclutamiento:

El procedimiento consiste en la realización de diferentes exámenes, escritos y orales, entrevistas, exámenes médicos, etc. Es un proceso de eliminación y, finalmente, se seleccionan algunas personas.

(d) Entrenamiento:

En muchas preocupaciones, los hombres seleccionados tienen que pasar por el entrenamiento de inducción. A veces, antes de obtener un empleo, uno tiene que cumplir un período de aprendizaje. O, después de obtener el empleo, el empleado tiene que cubrir un período de prueba antes de que el servicio se haga permanente. También se proporciona capacitación para la promoción o transferencias interdepartamentales.

Organizando una Oficina Paso # 8. Departamento:

La departamento es un trabajo especializado. Significa agrupación de puestos de trabajo. Un grupo de trabajos aliados se llama funcionalmente un departamento.

Por ejemplo, el departamento de cuentas consta de todos los trabajos relacionados con el mantenimiento de libros, la preparación de los estados financieros y las cuentas, el cálculo del costo de producción y el precio de venta, la aprobación de órdenes de pago, el mantenimiento de relaciones con bancos, acreedores, deudores, etc. haciendo tales otras funciones aliadas.

Se deben considerar varios factores antes de dividir las funciones totales de una organización en departamentos. Antes de la división, puede ser necesaria la división. También surge la cuestión de la centralización y la descentralización de las funciones de oficina. El sistema de oficinas tiene que ser determinado.

Organización de una oficina Paso # 9. Asignación de trabajos:

A cada miembro del personal se le asignarán deberes específicos. Trabajos a ser asignados a ellos. Cada uno sabrá quién es su superior, de quién tiene que recibir órdenes y ante quién será responsable. A la asignación del trabajo le sigue la preparación de la rutina para resolver el trabajo de acuerdo con el procedimiento o método adoptado.

Organización de una Oficina Paso # 10. Delegación de Autoridad:

La delegación de autoridad es la fuerza vital de una organización. Todo superior delegará o otorgará una parte de su autoridad a su subordinado. En virtud de esa autoridad, el subordinado estará facultado para realizar su trabajo y podrá dar órdenes a su subordinado. Igual cantidad de responsabilidad se crea con la delegación de autoridad. Cuanto mayor sea la autoridad mayor es la responsabilidad.

La autoridad se mueve hacia abajo desde lo superior a lo subordinado, se crea la responsabilidad y la responsabilidad se mueve hacia arriba desde lo subordinado a lo superior. La rendición de cuentas significa tomar el informe de los subordinados por parte del superior para determinar hasta qué punto han cumplido con sus deberes. A través de la rendición de cuentas, el superior ejerce el control sobre sus subordinados.

Organizando una Oficina Paso # 11. Creación de Relaciones:

Esta es la tarea vital en la organización. Dentro de la organización se reúnen un gran número de personas. Tienen que hacer sus respectivos trabajos, pero debe haber una perfecta coordinación en su funcionamiento para lograr los objetivos comunes de la organización.

La relación entre los miembros del personal en una organización se basa en la autoridad. El término autoridad significa el poder de tomar decisiones y hacer órdenes a otros para que esas decisiones se ejecuten. Dentro de una organización hay una cadena de relación superior-subordinada entre los miembros del personal.

Cada individuo es superior a su siguiente persona pero subordinado a su persona anterior. Y, la autoridad se mueve hacia abajo y la responsabilidad se mueve hacia arriba entre un superior y su subordinado. Un superior puede tener una serie de subordinados debajo de él. Esto es 'intervalo de control'. Pero, cada subordinado debe tener solo un superior por encima de él. Esto se llama el principio de 'unidad de mando'.

Dentro de una oficina, si nos fijamos en el departamento de cuentas, la concepción será clara. La autoridad para hacer cuentas se mueve desde el Secretario, que es el jefe, hasta el Contador Jefe o el Gerente de Finanzas (cualquiera que sea el nombre de la publicación). El propio Contador Jefe no hace todo el trabajo de contabilidad por sí mismo.

El delega una parte de su autoridad a sus asistentes y el asistente del delegado parte de su autoridad a los empleados que tratan. La rendición de cuentas se mueve hacia arriba desde los empleados que tratan con los asistentes, desde los asistentes hasta el Contador Jefe y desde el Contador Principal hasta el Secretario. El secretario, que recibió la autoridad de la alta gerencia, es responsable ante ellos.

Diferentes aspectos de una organización:

La relación de autoridad en una organización se divide en dos partes:

(a) Línea:

Aquellos que se dedican a realizar las funciones básicas o principales de una organización, como producción, marketing, compras, etc., se denominan personas "de línea". Su autoridad se llama autoridad de línea. La delegación de autoridad se realiza principalmente a través de la línea de personas,

(b) Personal:

Aquellos que se dedican a desempeñar funciones de servicio o asesoría, como finanzas, administración de personal, etc., se denominan "personal". Estas personas son especialistas y asesoran a las personas de la línea por medio de sus servicios especializados para que las funciones principales o básicas puedan realizarse de manera eficiente.

Una oficina es un asiento para los dos tipos de personas: línea y personal. Cuando se realiza la división, esta agrupación de funciones debe tenerse en cuenta. Esto es muy importante porque a menudo se encuentra que existe un conflicto entre la línea y el personal.

Esto tiene que ver con la organización formal de una oficina que está configurada por la alta gerencia basada en relaciones de autoridad. Además de esta organización formal, hay un crecimiento de la organización informal dentro de una oficina.

Las personas que trabajan en una oficina perteneciente a diferentes departamentos y diferentes niveles de autoridad pueden formar grupos informales debido a los siguientes factores:

(a) Hablando el mismo idioma;

(b) Tener la casa en el mismo estado o distrito;

(d) Pertenecer a la misma comunidad religiosa; etc.

La organización informal a menudo es más fuerte que la organización formal. Lo que no se puede lograr a través de órdenes oficiales o formales, se puede lograr a través de solicitudes informales.

Organigrama y Manual:

Es deseable que se elabore un gráfico que muestre las posiciones formales y las relaciones formales. Al mirar la tabla, uno puede entender su posición en relación con sus superiores y subordinados. Un organigrama puede ser vertical u horizontal o circular. Pero el organigrama no es suficiente. No describe las funciones de las personas que ocupan los diferentes puestos.

Se prepara un manual de organización que es como un diario que describe las funciones específicas de las diferentes publicaciones. Se entrega una copia de dicho manual a cada miembro del personal para una mejor comprensión de la organización y su gente. Uno puede conocer sus deberes y los límites de su autoridad. El secretario tiene el deber principal de preparar el organigrama y el manual de organización.

Organización de una oficina Paso # 12. Preparación de un manual de oficina:

En una buena oficina, se prepara un manual de procedimientos de oficina y se distribuye una copia a cada miembro del personal para orientación. El Gobierno publica el manual de la oficina para los trámites y trámites departamentales y se ofrece a la venta al público a un precio nominal.

Un manual bien diseñado para procedimientos de oficina sirve para los siguientes propósitos:

(a) Es un plan permanente para el trabajo,

(b) Se considera como un medio de comunicación interna,

Un manual de oficina consta de diagramas de flujo.

Las ventajas del manual de oficina son:

(a) Ayuda a la coordinación de diferentes actividades,

(b) Hace que la toma de decisiones sea más rápida y basada en la uniformidad de propósitos,

(d) Registra las lecciones de la experiencia pasada de la organización y, de ese procedimiento más conveniente, se resuelve.

(e) Es una herramienta muy efectiva de control y medición de trabajo,

(f) Proporciona la base para el estudio de O&M.