¿Cómo llevar a cabo las funciones de la organización de manera más eficaz? (15 Principios)
La función de organización se puede llevar a cabo de manera efectiva con la ayuda de los principios mencionados anteriormente:
(i) División del trabajo:
Si bien la organización estructurante, la división del trabajo, desde el principio, debe considerarse como la base de la eficiencia. Es un hecho establecido que el grupo de individuos puede obtener mejores resultados al tener una división del trabajo.
Por lo tanto, al diseñar la organización deberíamos apuntar a hacer una agrupación adecuada de actividades. Esto también se llama el principio de especialización.
(ii) Atención a objetivos:
Una organización es un mecanismo para lograr ciertas metas u objetivos. Los objetivos de una organización juegan un papel importante en la determinación del tipo de estructura que se debe desarrollar. Los objetivos claramente definidos facilitan la agrupación de actividades, la delegación de autoridad y, por consiguiente, la coordinación efectiva.
(iii ) Período de gestión.
El período de administración también se refiere al período de control que indica el número de subordinados que reportan directamente a cualquier ejecutivo. Este principio fue desarrollado por el Coronel Urwick. Es un hecho establecido que cuanto mayor sea el número de subordinados que reporten directamente al ejecutivo, más difícil será para él supervisarlos y coordinarlos de manera efectiva. Este importante principio de gestión debe tenerse en cuenta.
(iv) Unidad de mando:
La estructura de la organización también debe diseñarse de tal manera que exista unidad de mando en el sentido de que un solo líder es la fuente última de autoridad. Esto facilita la coherencia en la dirección, coordinación y control para lograr los objetivos finales.
(v) Flexibilidad:
Al diseñar la organización, debe tenerse en cuenta que la estructura organizativa no debe considerarse como estática. Cada organización es una entidad viviente en un entorno de vida que está cambiando rápidamente.
Como tal, debe haber suficiente espacio para cambiar y modificar la estructura a la luz de los cambios ambientales para que se logre el objetivo final de la organización.
(vi) Balance apropiado:
Es importante mantener en equilibrio los distintos segmentos o departamentos de una organización. El problema del equilibrio surge básicamente cuando una actividad o un departamento se divide y subdivide en segmentos más pequeños. El problema del equilibrio también surge con el crecimiento de cualquier organización en su tamaño y funcionamiento.
(vii) Gestión por excepción:
Es un principio fundamental que hace que cualquier organización sea efectiva en su verdadero sentido. Este principio significa que los problemas de naturaleza inusual solo deben ser referidos al alza y decididos por los ejecutivos de nivel superior en la jerarquía administrativa, mientras que los problemas de rutina deben pasarse a niveles más bajos y resolverse allí.
La aplicación de este principio como tal, ciertamente requiere adherirse al principio de delegación de autoridad. El principio de excepción es, por lo tanto, de utilidad práctica significativa y se aplica a todos los niveles en la estructura de la organización.
(viii) Descentralización:
Este principio es de gran importancia para las grandes organizaciones. La descentralización implica una dispersión selectiva de la autoridad para ayudar a los departamentos y unidades a funcionar de manera efectiva y eficiente sin interrupciones frecuentes desde la parte superior de la empresa.
Requiere una selección muy cuidadosa de las decisiones que deben empujar hacia abajo en la organización, de lo que debe mantenerse en o cerca de la parte superior de políticas específicas para guiar la toma de decisiones, la selección y la capacitación de personas y el control adecuado. La descentralización, como tal, abarca todas las áreas de gestión y, evidentemente, tiene una importancia abrumadora en la estructura de la organización.
(ix) Departamento:
La departamentalización es el proceso de agrupar actividades en unidades para propósitos de administración. En otras palabras, denota la agrupación de trabajos y actividades relacionadas sin violar el principio de homogeneidad sobre el cual un ejecutivo tiene autoridad para ejercer y hacer valer.
Las principales ventajas de la división son que permite a los ejecutivos individuales administrar a sus subordinados de manera efectiva, ya que un número manejable de personas se encuentran bajo la supervisión directa de los ejecutivos individuales.
(x) Eficiencia:
La organización debe poder alcanzar los objetivos predeterminados al costo mínimo. Si se hace así, se realizará la prueba de eficiencia. Desde el punto de vista de un individuo, una buena organización debe proporcionar la máxima satisfacción laboral.
Del mismo modo, desde el punto de vista social, una organización será eficiente cuando contribuya al máximo al bienestar de la sociedad.
(xi) Principio escalar:
La cadena escalar se refiere a la colocación vertical de los superiores a partir del jefe ejecutivo en la parte superior a través del nivel medio hasta el nivel de supervisión en la parte inferior. La cadena o línea de comando escalar adecuada es un requisito previo para una organización eficaz.
(xii) Unidad de dirección:
Esto significa que cada grupo de actividades que tenga los mismos objetivos debe tener un plan y una cabeza. Debe haber un plan o programa para cada segmento de trabajo que se llevará a cabo bajo el control y la supervisión de un jefe o superior.
Si los subordinados siguen distintos planes o políticas en un departamento, es probable que se produzca confusión.
(xiii) Continuidad:
La forma de la estructura de la organización debe permitir a la empresa alcanzar sus objetivos durante un largo período de tiempo.
(xiv) Coordinación:
El principio de coordinación subraya que debe haber una relación y una cooperación adecuadas entre los diferentes departamentos y las unidades de trabajo. La unidad de esfuerzos para el logro de los objetivos deseados es el objetivo principal de la organización.
Esto se puede lograr a través del principio de coordinación. Money y Reilley señalan acertadamente que el objetivo final de toda organización es una coordinación fluida y efectiva.
(xv) Autoridad y responsabilidad:
La autoridad debe ser proporcional a la responsabilidad. Al asignar la responsabilidad, también se debe asignar la autoridad requerida. Si no se otorga la autoridad, los subordinados no pueden ser responsables.
