Métodos de presentación: Top 3 métodos de presentación de la oficina

Este artículo arroja luz sobre los tres métodos principales de presentación en una oficina. Los métodos son: 1. Horizontal 2. Lateral 3. Vertical.

Método de presentación # 1. Horizontal:

Bajo este método, los archivos (planos o encuadernados o en caja) se colocan horizontalmente en un estante o en una mesa o dentro de un cajón, uno sobre otro. Los cajones poco profundos o los archivos de escritorio también son métodos horizontales. Este es el método más antiguo o más común. Esto se practica cuando el número de archivos es pequeño y no se puede comprar un equipo de archivo moderno.

Ventajas:

(a) Es un método simple y fácil,

(b) No requiere equipo de presentación costoso,

(c) Es adecuado para guardar papeles de gran tamaño (preferiblemente en cajones poco profundos) como un plano de un edificio o un sitio que no debe plegarse,

(d) El asunto y el número del archivo, escrito en el extremo de unión, es fácil de leer.

Desventajas:

(a) Siempre que un archivo, guardado en la parte inferior, se proteja, todos los archivos colocados sobre él deben eliminarse,

(b) La carpeta no puede mantenerse horizontalmente en un estante abierto,

Método de presentación # 2. Lateral:

Los archivos se pueden colocar de pie como libros en un estante, uno al lado del otro. Esto se llama presentación lateral. Este es también un método antiguo y común. Esto se puede practicar aunque la cantidad de archivos sea grande.

Ventajas:

(a) Es un método simple y fácil,

(b) No requiere equipo de presentación costoso,

(d) El asunto y el número del archivo, escrito en el extremo de unión, son fácilmente legibles.

Desventajas:

(a) A menos que haya soporte lateral, los archivos se hundirán y caerán hacia la derecha o hacia la izquierda,

(b) Al tirar constantemente del extremo de unión, esa parte del archivo se daña y finalmente cede. (Archivos duros con un agujero de dedo protege el daño).

Método de presentación # 3. Vertical:

Bajo este método, los archivos se colocan verticalmente uno detrás del otro, con el extremo de unión en la parte superior (en el que se escribe el tema y el número del archivo). Los archivos se mantienen suspendidos en una posición colgante, por lo que debe haber algún dispositivo colgante.

Puede haber suspensiones de bolsillos o bolsas en las que se pueden guardar los archivos o carpetas. Por lo tanto, para este método una presentación vertical, el uso del gabinete es esencial. Este es el método moderno y practicado por la mayoría de las oficinas modernas.

Ventajas:

(a) En el caso de una presentación vertical, los siguientes inconvenientes no están presentes:

(i) A diferencia de la presentación horizontal, un archivo no debe eliminarse para obtener otro.

(ii) A diferencia de la presentación lateral, no hay flacidez, ya que se evita mediante el mecanismo del archivador.

(b) Los archivos y las carpetas se pueden conservar con este método. Las carpetas son preferibles en las oficinas modernas,

(d) Existe una economía de espacio ya que un archivador puede acomodar una gran cantidad de archivos o carpetas,

(e) Hay una mayor seguridad, ya que los cajones del gabinete se pueden bloquear,

(f) Hay una mayor elasticidad ya que se puede comprimir una gran cantidad de archivos o carpetas.

(g) A largo plazo es económico operar.

Desventajas:

(a) Es un método costoso porque la disposición de capital es necesaria para comprar el equipo de archivo,

(b) El personal debe ser entrenado con el método de operación. Sus escalas de pago pueden ser altas,

Se considera que el método vertical de presentación es el mejor porque tiene un gran número de ventajas. Hay algunos gastos de capital iniciales, ya que se deben comprar diferentes tipos de equipos de archivo, como un archivador vertical, carpetas especialmente adecuadas, etc. y el personal también requiere capacitación para seguir el método. Pero a largo plazo, se vuelve económico siempre que haya una gran cantidad de archivos para mantener.